档案实体分类方案

1学院档案实体分类方案第一章编制说明一、编制目的为统一学院档案实体分类，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强档案和档案工作的科学管理，促进档案业务建设的深化、更好地为学院工作和社会主义建设服务，根据《高等学校档案实体分类法》，结合本院档案工作的实际情况，特制定本方案。二、编制原则1、方案的编制是以学院的全部档案（不含人事档案）为对象，考虑学院档案工作的历史、现状和今后的发展，从学院各项工作的实际出发，充分反映学院档案的形成规律、特点和内容，把产生于统一活动领域，记录和反映相同性质的管理性和业务性文件材料作为有机联系的整体，加以分类，确定统一的体系结构和类目序列。2、类目设置必须有相对的稳定性，不受偶然因素和短期行为的影响，保持分类的连续性，同时具有可容性和可扩展性。严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致；下位类目的外延之和等于上位类目的外延；同位类目之间界限清楚，不互相交叉或互相包容；同级类目之间的排列顺序按习惯排列，即综合类在前，专题类在后，使分类达到层层划分，层层隶属的关系，符合逻辑原则。三、类目设置2（一）一级类目的设置一级类目是学院档案实体分类的最高层次，根据分类原则划定为党群、行政、人事、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会10个一级类目，同时考虑到声像档案、实物档案、底图档案和人物档案的特殊性，另外单独设类，作为十大类的补充，共设14个一级类目。一级类目的标识符号由该类目名称汉语拼音的第一字母组成，如党群类档案标识符号是“DQ”。（二）二级类目的设置二级类目的设置是在一级类目的基础上进行扩展，体现一级类目的具体内容，即根据一级类目档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识采用双位制，如“综合类”为“11”，其余二级类目依次层累为12,13,……99，但“10”等带“0”的数字不用。1、各门类档案的二级类目均把管理性材料列于专业性材料前，即在首类都设有综合类“11”。2、党群、行政类的档案主要产生于各个职能部门。这种职能是通过不同的机构和内容体现的，因此，其二级类目从内容考虑，按职能设置。党群类设党务综合、纪检监察、宣传教育、组织、统战、工会、团委等7个二级类目；行政类设行政综合、人事、审计、武装保卫、后勤、图书档案、教育研究等7个二级类目。3、教学档案是教师进行教学，学生进行学习，教务部门进行教学管理活动时自然形成的有机整体。因此，从学院教学工作实际出发，考虑到教学档案的涉及面广，二级类目主要按教学活动过程设3置，设综合、专业设置和实验室建设、招生、学籍管理、课堂教育和教学实践、毕业生工作、教材管理等7类。4、科研、基建、设备类档案二级类目的设置，考虑到其形成档案材料具有成套性，主要按项目、单项工程、仪器设备的种类或型号设置。5、出版类档案是由学院出版管理活动过程中形成的文件材料组成。根据学院出版活动的实际情况，二级类目的设置按类型设：综合、报纸、刊物3个类目。6、外事类档案是指在外事工作管理和外事实践活动中形成的文件材料，其二级类目按形成结合活动过程分类设置，主要设综合、出国（境）、聘请外籍专家和教师、国际合作与会议4个二级类目。7、财会类档案包括财务管理和会计活动两部分内容，由于其专业性强，具有严密性的特点，因此，二级类目的设置根据类型和其活动过程设综合、凭证、账簿、报表、工资等5个二级类目。8、声像、实物、底图、人物类档案二级类目设置具体见“第二章主表”。（三）三级类目的设置教学、财会类档案是学院档案中数量最多的两个门类档案，为了便于管理和利用，分类延伸到三级类目，其余档案均设置到二级类目。教学档案在招生、学籍管理2个二级类目下设三级类目，并按办学类型设全日制专科生、成人教育2个三级类目。财会类档案按职能管理部门，并兼顾具有独立经济核算部门设4置三级类目。四、档号档号是存取档案的代号，排架的依据。（一）档号的结构档号=年度号+分类号+案卷号1、年度号：是指归档材料形成的年度。一般要以某项工作最后完成年度作为归档年度，编写年度号。年度号的确定方法如下：（1）各类档案中综合管理内容的档案均指的是自然年度；（2）党群、行政类档案是指自然年度；（3）教学类档案是指教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。（4）科研、基建和设备类档案分别是指科研项目通过鉴定、项目竣工验收和设备购置的年度；（5）产品生产和科技开发类档案是指产品投入生产和科技开发的自然年度；（6）出版类档案是指出版年度；（7）外事类档案只是自然年度；（8）财会类档案是指会计年度；（9）声像档案、实物档案是指自然年度；2、分类号即代表各级类目的标识符号，使用到哪一级就标识至哪一级。3、案卷号即案卷顺序号的最下类目内，对该类内的案卷编制的顺序号。5（二）档号的模式OOOO——XXOO·OO——1～N案卷号三级类目二级类目一级类目年度号注：“X”代表一个汉语拼音字母“O”代表一个阿拉伯数字（三）档号的标签档号的标签，采用三线四格的形式（规格为长60MM，宽为20MM，30MM，40MM，60MM等4种）；第一格填写全宗号，第二格填写年度号，第三格填写分类号，第四格填写案卷号（或件号）。五、档案的实体排架档案的实体排架从体现各类档案内在联系和逻辑性的科学体系出发，结合本校档案的具体情况组织排架，全部档案采用横向、纵横、纵纵相结合的排架方法，具体方法如下：（一）各类档案间（除党群、行政类档案外），即一级类目的排列按纵向排列；（二）由于党群、行政类档案总括全局、统率业务，因此它们之间采用横向排列；（三）各类档案内（除财会类档案），即二级类目的排列按横向排列；6（四）财会类档案案卷量多，且凭证、账簿、报表其保管期限不同，采用纵纵排架的方法，这样可减轻档案销毁后的工作量，有利于管理。六、说明（一）声像档案、实物档案和底图档案同是高等学院档案的重要组成部分，其内容不超出十大类，但由于载体和画幅尺寸（类型）不同，保管要求不同等原因，拟单独列出，单独编号排架，作为十大类档案的补充。1、声像载体档案包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。其档号结构为：声像档案代号（SX）+载体代号（二级类目）+保管单位号保管单位采用卷、册、盒。2、实物档案包括奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯、印章、各类礼品和样品等实物。其档号结构分为：（1）奖状、奖章采用：年度号+实物档案代号（SW）+实物代号（二级类目）+保管单位号（2）锦旗、奖杯、印章、各类礼品和样品采用：年度号+实物档案代号（SW）+实物代号（二级类目）+保管单位号，保管单位采用件。（3）底图档案是与基建档案相关联的，其编号模式：底图档案代号（DT）+单项工程代号（二级类目）+保管单位号，保管单位采用张。7（二）人物档案编号模式：人物档案代号（RW）+姓名（二级类目）+保管单位号（三）本方案从2015年1月起执行。8第二章主表DQ党群11党务综合党群类统计报表和院（系、所、中心）党群综合材料入此12纪检、监察13组织离休干部、党校工作材料；党总支、直属党支部综合材料入此14宣传教育学生思想政治工作材料入此15统战民主党派材料入此16工会教代会、工代会和妇女工作材料入此17团委学生社团工作材料入此XZ行政11综合行政类统计报表和院（系、所、中心）综合材料入此12人事师资培养、退休教职工材料入此13审计14武装保卫安全工作材料入此915后勤16档案、图书17教育研究JX教学工作11综合学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此12专业设置、实验室建设（教学管理）13招生12全日制专科教育13成人教育14学籍管理（此三级类目按招生三级类目划分）15课堂教学和教学实践16毕业生工作17教材管理KY科学研究11综合专业建设、教育科学研究文件材料入此12～N按科研（课题）项目设置二级类目CP产品生产与科技开发11综合12～N按产品项目设置类目JJ基本建设1011综合12～N按单项工程项目设置二级类目SB仪器设备11综合（国有资产管理的材料入此）12～N按仪器设备项目设置二级类目CB出版11综合12报纸13刊物WS外事11综合12出国（境）13聘请外籍专家、教师14国际合作与会议中外合作办学、合作科研、校际交流入此CK财会11综合12会计报表12财务处13基建14工会15后勤1116产业13会计账簿（三级类目同会计报表）14会计凭证（三级类目同会计报表）15工资清册奖金、助学金入此附：SX声像档案12照片12党政活动类13教学类14科学技术类15校园建设类16外事活动类17文化、艺术、体育类18人物、奖状、奖品类19其它13照片底片14录音、录像带15幻灯片16磁盘1217影视胶片18缩微胶片19光盘SW实物档案12奖状11综合12科研13教学14设计15各类证书13奖章14锦旗15奖杯16印章17其它12礼品13字画14样品DT底图档案11按单项工程设置二级类目RW人物档案按人物姓名设类