档案管理员

档案管理员一：岗位基本信息岗位名称档案管理员兼职岗位样品管理员、来访接待员所在部门行政人资部岗位定员1直接上级行政经理工资等级直接下级无薪酬类型月薪所辖人员无岗位分析日期岗位设置目的：负责公司档案材料的收集、分类、整理、存储、更新使用、销毁、借阅的管理工作；定期对档案进行统计，并对其内容安全保密；负责档案室的卫生清洁工作，保证其干净、整洁，档案安全，提高档案资料的功能效用。二：职能定位1、负责指导、督查各部门档案的档案收集、整理、保管、分类工作，并督促其按规定归档2、熟悉档案的种类、数量、存放位置，查档迅速准确，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题，及时报告和处理3、按照公司要求的5S管理要求进行操作，保证档案检查迅速准确4、档案的收档、立卷、整理、归档、查阅、统计、保管、保护。5、协助行政经理完成档案管理报告及整理、保存、销毁、更新等工作三：岗位职责与任务重要性一职责一：负责档案的归集、整理，储存保管、鉴定、销毁，保证其安全、整洁、规范化占用时间工作任务1、收集、整理公司分散在各个部门和个人手中的文件、定时立卷、档案保存，保证公司档案按时归位，资料齐全2、编集整理档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等，正确排列案卷，保证档案管理的规范化3、建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；4、及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档，保证档案的整齐、安全、按时收集。5、严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；6、负责库房内部整理，系统排列公司档案，确定保管期限，编制档案目录，严格按照档案放置次序排放，保证库内无灰尘，整洁美观，便于查找、销毁7、定时办理销毁程序，进行档案清理，保证档案资料的及时更新8、按照档案管理的相关规定，对档案进行例行的保养、管理或销毁，保证档案管理的及时、有效性9、鉴定已失效档案，编制销毁清册，该清册永久保存重要性职责二：完善档案借阅、利用制度，保证档案准时还回、程序准确工作任务1、档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理二2、严格执行公司档案管理制度，规范档案借阅程序及借阅时间，保证档案资料的保密性3、定期不定期的管理外来单位的档案借阅，检查档案借阅同意书，保证档案的严密性重要性三职责三：定期进行档案统计，保证其整洁、完整，便于查看工作任务1、负责对档案的分类管理并统计，规范指定位置，保证快速高效2、负责对档案的收进、整理、保管、利用、销毁等情况，随时以表册、数字形式，进行登记和统计；3、定期做好档案的检查、核对、清理、统计、汇编工作、做到“帐物相符”4、做好档案的统计记录，便于查阅。重要性四职责四：负责档案管理的安全保密工作，保证其严谨、保密性工作任务1、负责计算机内档案文件的安全和保密的管理工作，保证档案系统的完整和安全2、遵守国家和公司的保密规定及有关规程，严格执行档案资料保密制度，提高公司档案的保密度3、检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报，并采取措施4、定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施重要性五职责五：定期清扫档案室，保证其干净、整洁、资料安全工作任务1、定期对档案室进行通风、降湿、卫生清理，保证档案室的整洁、规范化2、做好档案室的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固，做到以防为主，防治结合，保证档案的完整齐全重要性六职责六：工作任务每周时间合计：四：岗位权限1、对工作失误而造成的案卷丢失、损坏等后果负责2、对因主观原因完不成工作计划负责3、有权拒绝不相关的人查阅档案资料4、密级资料，必须经总经理批准后，方可给人查看5、对公司立卷档案的鉴定和保存期限6、有权检查指导各档案管理工作五：工作沟通关系内部协调关系公司各部门外部协调关系无六：工作流程与汇报关系文件材料收集整理分类——录入机读目录——档案整理——整理装订档案——制作检索工具----建立检索系统——档案入库——分类上架---归档保存----定期整理、更新---安全保密七：任职资格年龄35-45性别女籍贯江苏省准入学历中专及以上学历，档案管理、计算机信息管理、文秘类相关专业毕业婚姻状况不限经验要求一年以上关工作经验专业知识熟悉档案的分类整理知识、熟悉企业档案管理的相关规定技能技巧熟悉计算机的使用；具备档案管理、文书文件及办公软件使用知识、具备指导各单位档案管理工作的技能职业素养具有良好的沟通、协调和执行能力度的责任心其他要求岗位职业行为（绝对禁止）1.未经上级批准，禁止泄露公司财务档案2.毁损、丢失或烧毁公司档案3.私自向外界提供、抄摘公司档案八：工作条件工作环境办公室工作地点三楼档案室工作时间特征正常工作时间，偶加班使用工具设备计算机、一般办公设备（电话、打印机、网络等）所需记录文档档案资料的记录、工作报告、借阅记录、销毁清册等九：关键绩效指标1、档案归档分类的科学化、合理化总经理行政人资部部长行政经理档案管理员访客接待员系统管理员人资经理保安保洁厨师值班员2、公司文件、资料档案管理的及时性、稳妥性3、合同管理的及时性、稳妥性4、档案的安全保密性衡量标准：1.质量完成2.科学合理3及时稳妥4.安全保密十：确认签字拟制审核复核批准责任人时间任职者签字上司签字人力资源部签字