档案资料管理制度

内蒙古文和工程造价咨询有限公司档案资料管理制度为规范公司技术档案工作底稿的编制、复核、使用和管理，强化咨询质量，降低咨询风险，促进提高整体水平，保证咨询资料的完整性、统一性、实用性，特制定本制度。公司以依照《中华人民共和国档案法》的有关规定，运用计算机加强档案现代化管理，建立、健全档案管理的各项规章制度，包括：档案收集制度、统计制度、保密制度、借阅制度以及档案管理人员守则等。第一章档案的分类一、公司咨询成果文件基本档案资料有：1、工程造价咨询合同；2、工程造价咨询相关资料交接清单；3、工程造价咨询工作方案；4、项目操作人员配置一览表；5、项目基本资料（含施工合同、招投标资料、结算书、签证单、变更设计、索赔记录、咨询业务会商记录、施工现场勘查记录、工程量核实记录、预结算材料价格签证单、预结算协调会记录等）；6、工程造价咨询报告书（含结算审定签署表、造价计算书）；7、造价咨询项目校审纪录表；8、与咨询成果文件相关的计算底稿；9、造价咨询项目征询意见回访纪录表；10、项目备案资料。二、咨询业务档案可分为过程文件和成果文件两类：1、过程文件按照咨询项目的类别分别制订文件目录。主要包括：委托服务合同，工程施工合同或协议书，补充合同或补充协议书，中标通知书，投标文件及其附件，招标文件及招标补遗（答疑）文件，竣工验收报告及相关的竣工验收资料，工程结算书及完整的结算资料，图纸会审记录，工程的洽商、变更、索赔、会议纪要等书面协议或文件，施工过程中甲方确认的材料、设备价款、甲供材料、设备清单，承包人的营业执照及资质等级证书等。2、成果文件包括：投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计量支付文件、工程索赔处理报告、工程结算、工程决算、造价鉴定报告等。第二章档案的归档与管理一、公司的归档资料实行“项目归档”制度，每个项目完成后及时进行资料的归档工作；二、每个工程项目文档都要进行编号处理，并按文件类型再分成若干个子项以便查找；三、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。四、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。五、档案管理员根据公司的《档案管理制度》实施档案归档整理。档案管理员职责：保证公司及各部门的原始资料齐全完整、安全保密和使用方便。第三章档案的收集及移交工程造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后7日内将完整的档案资料移交档案室；公司专职档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后10日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。第四章档案的保存工程造价咨询技术档案过程文件自归档之日起，保存期为5年；成果文件自归档之日起保存期为10年。项目负责人在交付存档资料时要保证各种资料齐全，归档时填写资料清单及页数，工程量计算书要求加封面，并分类装订完好，资料完整方能存档。各种类型项目存档资料要求如下：一、工程标底、清单编制存档资料：1、存档资料目录;2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;3、工程造价（标底、清单）编制委托合同;4、委托方交付的资料：建设方提供的招标文件、答疑文件（除图纸外）;5、成果文件：工程（概）预算书（电子版及纸质版）;6、三级复核表;7、工程量计算书（电子版及手稿）;8、委托方评价意见;二、工程造价审核：1、存档资料目录;2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;3、工程造价审核委托合同;4、成果文件：审核报告、定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）;5、计算书底稿、工程量确认单;6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送预（结）算书等;7、三级复核表;8、委托方评价意见;三、工程造价过程控制（根据项目要求，统一编号，分批存档）：1、存档资料目录;2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;3、审核付款定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）;4、最终审批支付单（尽可能）;5、计算书底稿、工程量确认单;6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送结算书等;7、三级复核表.四、文件成果要求:1、外封面;2、内封面（要求有工程名称、建设单位、设计单位、编制单位、编制人、审核人、编制时间、文件成果编号等）;3、汇总表;4、编制说明;5、各分项预（结）算书;6、单位资质证书、营业执照、造价师注册证书。第五章档案的借阅一、凡本公司职工均可通过公司档案管理员借阅并办理借阅签字手续，但需妥善保管，不得涂改遗失，如经发现涂改遗失要受到经济处罚，后果严重者要开除处理或追究刑事责任。二、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，填写《借阅档案申请表》备案，并按要求及时归还。三、借阅者用毕后应及时归还。对借阅份数过多及时间过长者，档案管理员有权催还。接催还通知后，应即刻归还。如确实需要使用，应向档案管理员办理续借手续，经同意后续借。四、公司技术档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或总经理办公室主任批准；五、档案借阅者必须做到：1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。第六章档案的销毁1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；2、当某些档案到销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核，经总经理批准后执行；3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁；4、经批准销毁的公司技术档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存；5、在销毁公司技术档案资料时，必须由总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁；第七章档案管理制度的执行档案管理责任人负责督促执行本规定，制定本制度旨在规范公司技术档案管理，全体员工必须严格遵守。