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一、秘书的含义社会上从字面上解释：指秘书文书工作者用比喻说明：指领导的参谋与助手在学术界秘书有较普遍的四种说法：1、宫中秘藏之术；2、辅臣；3、行政职位；4、社会职位二、秘书工作的性质与特点1、辅助性；2、综合性；3、机密性；4、服务性三、秘书工作要做到“三个服务”、“四个转变”“三个服务”：为本机关领导和上级机关服务；为本机关其他平级的职能部门服务；为下级机关和人民群众服务。“四个服务”：由单纯地办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；由单纯地传递信息转变为综合处理信息；由凭老经验办事转变为科学化管理；由被动服务转变为主动服务”四、秘书工作的作用1、助手作用；2、参谋作用；3、协调作用；4、信息枢纽作用；5、公共关系作用五、秘书学的含义秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。六、秘书学的研究对象包括两大方面：一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等；另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道德等，以及这两方面怎么有机地结合。七、秘书工作机构的组织形式分为分理制和综理制。分理制是指工作机构下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作。综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再设分部门。（这适合于秘书工作量不太大的机关或单位）如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。八、秘书工作机构的性质1、机密性；2、辅助性；3、综合性；4、服务性九、秘书的职业道德1、忠于职守：秘书应忠于职守大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益、经济利益。它的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟。2、严守秘密：秘书人员要严守党和国家的机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。还应做到不泄漏领导尚未决定的关系群众利益的事，也不得议论别人的隐私，以免制导矛盾、破坏团结。3、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大。包括约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时，接受任务如不能按期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。4、文明礼貌：礼貌要求秘书与人谈话要注视对方，专心倾听；而不能漫不经心、左顾右盼，或同时做其他工作。5、廉洁奉公：秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不接受贿赂。十、秘书的角色意识1、共性意识与个性意识2、角色意识3、配角意识十一、秘书主要人际关系的处理要求1、秘书与主管上司关系的处理要求1）主动配合、适应：秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司的各项工作，而不能拨一拨、动一动。2）服从，但不盲从：秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。但是秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。3）委婉提醒，适时规劝：当秘书发现上司做出明显错误决定时，一般不应立即正面提出意见，尤其是其他人在场。秘书应用委婉、含蓄地提示、提醒方式，让上司自己发现错误。4）维护上司间的团结：秘书既应维护上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。2、秘书与一般同事关系的处理要求1）真诚的关心别人2）同等友好3）维护团结3、与其他行业关系的处理要求1）广结良缘2）区分主次3）一视同仁，以礼相待4）发挥微笑的魅力5）记住别人的姓名十二、公章的保管和使用1、公章的保管公章由单位主管或指定专人（一般为秘书）保管并使用。应放在机要室或办公室装锁抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上，应由保管人员随身携带，也不可委托他人代管。2、公章的使用盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。十三、分办的基本做法1、属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理。2、属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办。3、分送给各机关领导批阅的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批。4、便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接叫具体负责人办理。5、在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。十四、传阅的做法与要求1、文件传阅的顺序，一般应先送主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读：然后送有关需要阅知的对象。2、所有传阅的文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。3、文件在传阅过程中或文件传阅完毕后，文书人员要既是对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。4、每份传阅的文件，都应有文书部门在问津首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。十五、拟办、批办、催办、和注办的区别拟办；文件的拟办指对来问的处理提出初步意见，供领导人批办是参考。批办；指机关领导人对送批的文件如何处理所做的批示。承办；指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。催办；注办；指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明十六、收文办理程序1、签收、拆封和登记2、分办和传阅3、拟办与批办4、承办、催办和注办十七、发文办理程序1、拟稿、审核与签发2、缮印与校对3、用印、登记与封发十八、会议成本（名词解释）会议成本=X+2J*N+T其中，X表示显性成本的总和：J表示与会人员每小时平均工资的三倍：N表示人数，T表示时间（小时）会议成本包括显性成本和隐性成本两部分。“显性成本”即回忆明显的耗费，如会场租用费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费以及服务人员的工资等。“隐性成本”即这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。十九、秘书工作的起源：原始社会末期二十、信访工作始于皇帝时代尧；进善之旌舜；诽谤之物，又称华表后世；敢谏之鼓二十一、最早的秘书官职之一——史官（“史官”之名始于夏代）最早的专门秘书机构——太史寮（商末周初）二十二、封建社会时期的秘书工作1）秘书机构：元朝时设立“急传铺”，用于传递紧急文书。明朝朱元璋新设置了中央的文书总收发和总接待机构，名为“通政使司”（通政使司的主要职责是审核朝廷的命令以匡正百官）2）秘书工作制度：1、贴黄、引黄制：唐代规定，公文如有个别字更改，可另写小块纸补贴，称为”贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正面之前，称为“引黄”。“引黄”也就是公文摘要的由来。2、条旨制：明朝规定，百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考。也称“票拟”。3、催办制度：宋代中书省、尚书省下设“催驱房”，专事催办。元代设“急传铺”。4、“五花判事”：皇帝诏令向由中书省出，省中置中书舍人六名，分别与尚书省的吏户礼兵刑工六部对应。平时军国政事的决定由中书舍人起草，事连吏部者，即与吏部相对应的中书舍人起草。但其余五位中书舍人也须逐个审核诏令，署上姓名花押，故谓之“五花判事”。二十三、秘书的理想知识结构我认为秘书应具备的理想知识结构应该属于“T”字形知识结构。因为秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，要求纵向具有较深厚的专业知识。所以秘书人员应有四个方面知识的纵横结合。1、基础知识。包括两个方面，一方面是社会科学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、生物等。2、专业知识。既应具备的秘书业务知识，包括公文和应用文写作知识、文书制作和处理知识、档案保管知识、办公室管理知识、调查研究知识、会议组织知识、信访工作知识等等。3、行业知识。行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识。4、相关知识。这一部分是秘书为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。二十四、办公室环境1）什么是办公室环境？是指一定组织机构所有成员所处的大环境。2）硬环境：办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公室设备及办公室布置等外在客观条件。软环境：人际关系、气氛环境、工作作风3）封闭式和开放式的办公室环境的利弊1、封闭式办公室的优点：（1）比较安全，可以锁门（2）易于保证工作的机密性（3）易于员工集中注意力，从事细致或专业工作（4）易于保证隐私，明确办公室空间由自己使用封闭式办公室的缺点：（1）费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修（2）难于监督工作人员的工作（3）难于交流，员工被分隔开，易于感觉孤独2、开放式办公室的优点（1）能源成本的降低（2）建筑成本降低（3）办公室所用面积需求量的减少（4）重新布局的灵活性（5）排除交流的心理障碍开放式办公室的缺点：（1）缺乏单独的办公机会（2）噪声太大（3）开放式办公室体系设计粗糙二十五、办公室的“5S”管理1S——整理◇将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的；◇把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来；◇不必要的东西要尽快处理掉。目的：●腾出空间，空间活用●防止误用、误送●塑造清爽的工作场所2S——整顿◇对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。◇明确数量，有效标识。目的：●工作场所一目了然●整整齐齐的工作环境●消除找寻物品的时间●消除过多的积压物品整顿的\3定\原则：定点、定容、定量定点：放在哪里合适定容：用什么容器、颜色定量：规定合适的数量3S----清扫（责任化、制度化）◇将工作场所清扫干净。◇保持工作场所干净、亮丽。4S----清洁◇将上面的3S实施的做法制度化、规范化。●维持上面3S的成果★5S----素养通过晨会等手段，提高员工文明礼貌水准，增强团队意识，养成按规定行事的良好工作习惯。提升人的品质，使员工对任何工作都讲究认真。5S管理的效用5S管理的五大效用可归纳为：5个S，即：Sales、saving、safety、standardization、satisfaction1、5S管理是最佳推销员（Sales）----被顾客称赞为干净整洁的工厂使客户有信心，乐于下订单；会有很多人来厂参观学习；会使大家希望到这样的工厂工作。2、5S管理是节约家（Saving）----降低不必要的材料、工具的浪费；减少寻找工具、材料等的时间；提高工作效率。3、5S管理对安全有保障（Safety）----宽广明亮、视野开阔的职场，遵守堆积限制，危险处一目了然；走道明确，不会造成杂乱情形而影响工作的顺畅。4、5S管理是标准化的推动者（Standardization）----\3定\、\3要素\原则规范作业现场,大家都按照规定执行任务，程序稳定，品质稳定。5、5S管理形成令人满意的职场（Satisfaction）----创造明亮、清洁的工作场所，使员工有成就感，能造就现场全体人员进行改善的气氛。二十六、日程安排的原则1、服从于组织的总目标和整体计划2、区分轻重缓急3、随时补充、调整4、提示和监督5、酌留弹性、劳逸结合二十七、华为“SMART”目标原则---具体性（specific）:目标清晰---可衡量性（measurable）：目标必须用指标量化表达---可行性(attainable)：应该在能力范围内且有一定难度，是需要跳一跳够得到的桃子---相关性（relevant)：与工作密切相关---及时性（time-based)：必须确定完成的时间二十八、科维的“四象限法”重要、紧急：人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等重要、不紧急：建立人际关系、新的机会、人员培训、制定防范措施等不重要、紧急：电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等不重要、不紧急：客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等二十九、会议议程和日程会议议程：会议通常有一个或几个相关的的议题，若有多个议题，秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列顺序，便称为议程。印成文书，就是议程表。会议日程：分解安排会议的全部内容（包括参观和文娱活动）（日程表，是将会议的全部内容（包括参观和文娱活