职工档案管理制度

第一章职工档案管理第一节总则第一条为加强公司职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为公司现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，特制定本规定。第二条公司职工档案是劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。第三条公司职工档案工作，在公司行政管理部门宏观管理、组织协调下，由公司人事企管部领导与指导。第四条公司职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。第二节机构和职责第五条公司职工档案由公司人事企管部管理。第六条公司职工档案管理部门的职责：（一）保管职工档案；（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；（四）登记职工工作变动情况；（五）为有关部门提供职工情况；（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；（七）定期向档案室移交档案；（八）办理其他有关事项。第三节档案的内容第七条公司职工档案的内容和分类：（一）履历材料；（二）自传材料；（三）鉴定、考核、考察材料；（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评定技能的考绩、审批等材料）；（五）政审材料；（六）参加中国共产党、共青团及民主党派材料；（七）奖励材料；（八）处分材料；（九）招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；（十）其他可供组织参考的材料。第四节档案的收集、保管和销毁第八条及时收集公司组织人事部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料，以保持档案完整。第九条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料需组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。第十条职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。第十一条按规定需要销毁档案材料时，必须经公司人事企管部部长审批。第十二条档案卷皮、目录和档案袋的格式、规格实行统一的制作标准。第十三条严禁任何个人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。第十四条档案管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。第五节档案的提供利用第十五条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）外单位人员查阅本公司职工档案应凭盖有党政机关、社会团体、企事业单位公章的介绍信；（二）公司内部查阅、使用职工档案的单位，应派可靠人员到公司人事企管部阅档室查阅；（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经公司人事企管部部长批准，严格履行登记手续，并按期归还，不得擅自转借他人；（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案；（五）查阅档案必须严格遵守保密制度的阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任；（六）因工作需要从档案中取证的，须公司人事企管部部长批准才能办理。第六节档案转递第十六条公司职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由公司人事企管部在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动组织人事部门。公司职工被劳教、劳改，今后还准备录用的，其档案仍由公司保管。第十七条转递档案应遵守下列规定：（一）通过机要交通或专人送取，不准邮寄或交本人自带；（二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装；（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出；（四）接收档案单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。第七节附则第十八条档案管理员本人及其本公司亲属的档案，由人事企管部负责人保管。第十九条本规定由公司人事企管部负责解释。