浅析县级档案馆服务功能拓展

浅析县级档案馆服务功能拓展（平坝县档案局刘倩）随着信息时代的到来，社会各阶层对信息的需求越来越大。作为拥有丰富信息资料的档案部门，如何利用好现有资源，为广大人民群众服务，更加充分体现档案的价值，是档案工作者需要思考的问题，然而从目前来看，档案服务工作还存在一些不尽如人意的地方。主要表现在：第一、档案服务对象单一，利用率低。许多县级档案馆目前服务的对象大部分仍然局限在党政领导和机关公务员，对专家、学者、社会公众提供服务的比例较小。第二、档案利用方式单一，服务手段相对滞后。对于许多县级档案馆来说，坐等利用者上门，采取被动服务是主要的服务方式，服务手段仍处于传统、繁琐的手工操作阶段。由于多方面的原因导致档案馆经费不足，使得目前许多县级档案馆还不能“享受”新兴的科学技术手段、先进的管理模式等带来的便利，在客观上出现服务手段滞后的情况。第三、馆藏资源单一，无法满足群众的需求。目前档案馆接收的多是党政机关、人民团体的文书档案，范围较窄，门类单一，且以纸质档案为主，对照片、光盘、磁带等其他载体形式档案的收集较少，载体类型单一。门类的单一和载体类型的单一不能满足大众的需求，想要的没有，有的不能用，在一定程度上限制了社会大众的使用范围。第四、宣传不到位，群众对档案馆的了解甚少。很多群众不知道馆里有什么资料，不知道怎样才能有效利用馆内资源，甚至在查询文件时不知该提供什么有效的查找数据等，大大降低了档案馆的服务效率。第五、档案馆内保存的多是十年以前的“老”档案，时效性不强，在一定程度上也影响了档案服务工作的开展。根据《档案法》的规定，立档单位保存十年左右的永久、长期档案才向县级档案馆移交，从需求情况看，社会和群众利用较多的同样也是形成时间在十年以内的档案，这就使档案馆的服务工作经常处于“等米下锅”的状态，无法满足利用者的需求。第六、到馆查阅档案资料的利用者仅是查阅档案资料本身，对档案深加工出来的具有较高利用价值的资料利用不够，这一方面是由于对档案深层次开发的力度不够，另一方面也从侧面反映了档案的宣传不足之处——利用者不知道档案馆里有他们需要的东西，怎么可能会前来查询呢？档案馆提供档案，便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的与归宿。档案的收集、保管等工作都是围绕这个根本目的来进行的。在新的历史时期，档案馆的服务态度、服务方式等正受到越来越多利用者的关注，他们对档案馆服务工作的评价在一定程度上影响着档案馆服务工作的进一步开展。如何在新形势下开展好档案服务工作，是广大档案工作者要解决的一道难题，拓展服务功能这一思路为我们提供了一条可以借鉴的途径。首先，转变服务理念。档案部门除了要继续为当政机关及中心工作服务外，还要树立主动为全社会各阶层服务的理念。在许多社会大众眼里，包括一些档案工作者眼里，都有这样一个认识：档案馆是一个为政府部门、机关团体等提供档案保管业务的地方，保密性强，服务性弱，一般普通人是不能随意进出的，带有一种神秘的色彩。这种认识一方面影响了社会大众利用档案的积极性，另一方面也大大削弱了档案服务工作的社会效果。因此，要拓展档案服务功能，首先必须转变服务理念，思想上的转变才能指导行动上的转变。其次，拓展服务对象，开展个性化服务。档案的本质始终是人文的，“以人为本”的观念应当贯穿档案服务的全过程。因此，应该变“以党政机关工作为主要服务对象”的服务方式为“凡进入档案馆查询档案文件的档案利用者即为服务对象”的服务方式。拓展服务的对象，真正实现为人民群众服务的宗旨。同时，开展针对个人的档案业务培训，增强个人对档案的收集、整理意识，此类培训强调实用性，要符合“个性化”的特点，如：个人相片、日记等资料的收集整理，家庭成员的成长记录等。第三，加大宣传力度。档案馆里的丰富资源如果没有被利用者利用，会大大降低它的价值，这就需要档案工作者充当宣传员，大力宣传馆内丰富的馆藏资源；另一方面，社会大众对档案馆的不了解也需要档案工作者充分做好宣传工作。宣传工作可以从几个方面进行：一是宣传档案馆的功能、馆藏资源等；二是宣传档案的使用方法，提高大众的档案意识等。可以通过定期或不定期举办主题展览会，档案知识讲座，发放宣传小册子等方式进行。加大宣传力度不但能够提高档案馆的社会影响，而且能够提高大众的档案意识，在使用档案的过程中也能很好的提供查找数据，大大提高服务工作的效率。第四，拓展征集对象，增加档案门类。拓展档案的征集对象，加强对各机关业务档案及相关档案的征集，争取征集到门类齐全、内容丰富的档案。同时，加强对对照片、光盘、磁带、电子文档等其他载体形式档案的收集和保存，做到档案馆藏形式的“与时俱进”，保证档案资料的完整和载体形式的多样化。除此之外，采取灵活多样的征集方式，发动社会各界人士共同做好档案的征集工作，此类档案的征集不局限于文书档案，强调档案资源的丰富多样性及其保存价值。面向社会“民间”组织、团体征集诸如机构设置、活动大事记、组织沿革、研究成果等相关档案资料；面向个人征集具有研究价值的家谱、族谱以及个人收藏的具有本地特色的文学、艺术、绘画等方面的原稿、图象资料及民歌民谣、民间传说、奇闻轶事等；向本土知名学者征集个人手稿、专著、传记、图象资料、题词等。资料的征集应采取“只要有价值的资料即属于征集对象的原则”。第五、建立档案目录信息共享平台，提供资源共享服务。档案馆可以建立档案馆目录信息共享平台，提供资源共享服务。具体做法是：以县级档案馆的目录中心为中心，将各单位暂未进馆档案的目录（特别是机读目录）集中整理到档案馆的目录中心，利用者只需要到档案馆查询目录，摘抄相关目录资料后到文件所在单位查阅即可。这样做一方面能拓展档案馆的服务范围；另一方面也提高了服务的能力和效率，有效的节省档案利用者的时间和精力；在一定程度上解决档案馆“等米下锅”的工作状态。第六、建立特色馆藏，提供特色化服务。由于历史原因，安顺市周边地区住有大量明朝屯军的后裔，他们在漫长的历史演变过程中逐渐形成了自己独特的“屯堡文化”。平坝县天龙屯堡文化就是其中很具代表性的一个，它具有六百余年的历史，具有很高的历史研究价值。屯堡人民的独特语言、服饰、保留了六百余年不变的生活习惯等都是非常值得关注的档案资料。可以通过对这些档案资源的挖掘，建立以实物档案为主要特色的特色馆藏资源，提供具有本地特色的档案服务工作。第七、加大对档案资源的开发力度。在对档案资料（特别是对本地历史具有重要查考价值的档案资料）整理加工的基础上进行深度挖掘，提炼出有价值信息，编研成册，提供利用。总之，在新时期、新形式下，档案馆的服务工作要跟随时代的发展而发展，就必须拓展其服务功能，及时满足社会各阶层的需求，真正做到为人民服务的宗旨。从物权法视角谈档案法的修改作者：王成玉（贵州省档案局）物权一词，最先由中世纪注释法学派提出，在法律上第一次使用于1811年《奥地利民法典》，我国《民法通则》没有使用“物权”一词，但在第五章物权“财产所有权和与财产所有权有关的财产权”中规定的内容，基本上构成了我国民法中的物权制度。2007年3月16日，第十届全国人民代表大会第五次会议通过了《中华人民共和国物权法》，“物权”的称谓第一次正式出现在我国法律里《物权法》的颁布施行。这是中国法制进程中的一件大事。那么，《物权法》的颁布和《档案法》修改有什么关系呢？物权，是民事主体依法对特定的物进行管领支配并享受物的利益的排他性财产权利，物权制度和民事主体制度、债和合同制度、继承权制度等一起构成我国民法的最基本的制度。《物权法》规定的是物的占有和归属问题，是就一般的物，对物的共性做出规定；《档案法》是对档案这种特殊的物的占有、流通和归属作规定，是就档案的个性（特殊性）作的规定。《物权法》许多地方都有“其他法律有规定的，从其规定”的条款，因此，在对物的规定上，《物权法》与《档案法》是一般法和特别法的规定，根据一般法和特别法的关系，如果《档案法》里有规定的，适用《档案法》；《档案法》没有规定的，适用《物权法》。因此，《档案法》和《物权法》要有机衔接，要兼顾档案作为“物”，其所具有的一般性和特殊性的问题，既要物尽其用，又要安全保管，还要注意保密。时值国家档案局启动《档案法》的第二次修订，《档案法》和《物权法》的有机衔接，应是此次《档案法》修订应该注意的重点。如果《档案法》不对档案的保护作周全的规定，在一些问题上适用《物权法》，不仅与现行《档案法》相矛盾，而且会严重影响档案的安全。一、档案所有权的划分应为国家所有、集体所有和私人所有。根据档案法的有关内容，档案的所有权划分为国家所有、集体所有和个人所有，但是，新颁布的《物权法》第五章规定，所有权分为国家所有权、集体所有权和私人所有权，从表面看，这只是称谓上的变化，划分范围仍然跟以前没有什么不同，实质上是我国法律对私人财产所有权的尊重的体现，民主法制进程的一大进步。1987年8月28日，全国人大法律委员会向全国人大常委会提交的《对〈中华人民共和国档案法（草案）〉审议结果的报告》中指出，档案的所有权问题，可以适用民法通则关于财产所有权的一般规定。我国没有一部统一的民法典，物权法是民法的重要组成部分，关于物的所有权的分类，应遵从《物权法》的规定，因《物权法》里对此没有“其他法律有规定的，从其规定”的例外条款，因此，档案所有权的类别，应为国家所有、集体所有和私人所有。二、无论动产档案和不动产档案，物权的设定其均应经登记。《物权法》规定，不动产物权的设立、变更、转让和消灭，经登记生效，动产物权的设立、变更、转让和消灭，交付生效。法律另有规定的除外。那么，档案的物权的设立、变更、转让和消灭，是要遵循该一般规定，还是需要《档案法》另作特别规定呢？这就要从动产档案、不动产档案限制流通的性质进行分析。所谓动产，是指可以移动而不会影响其经济价值的物；不动产是指不能移动或者移动后将改变其经济价值的物。根据《档案法》第二条对档案的定义：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动内直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，我们可以看出，既有动产形式的档案，例如保存在档案馆的档案，又有不动产形式的档案，例如，村寨里刻有乡规民约的石碑、石庙里刻有经文的柱子等。那么，对于档案的物权的设定，是否应按照一般动产与不动产的物权设定的规定办理呢？答案是否定的。因为，无论是动产档案，还是不动产档案，在我国《档案法》上，均属限制流通物。流通物和限制流通物是民法理论上对物的又一种分类。法律规定能在民事主体之间自由流转的物是流通物，而法律对其在民事主体之间的流转作了一定限制或者禁止的物是限制流通物。由于档案所载信息由于涉秘或对社会有其他重要价值，有的档案本身有文物价值，档案法等有关法律有必要对档案的流转作了限制规定，例如，我国《档案法》规定，向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖集体所有的或者个人所有的对国家和社会有保存价值和应当保密的档案的应经县级以上人民政府档案行政管理部门批准。禁止出卖国有档案。因此，可以得出，我国的法律已将这两类档案规定为限制流通物，而由于集体所有的或者个人所有的对国家和社会有保存价值和应当保密的档案的范围尚未统一划定，因此，可以认为，档案均属限制流通物。档案是限制流通物的属性决定其不能在市场上像其他商品一样自由出售和交换。即使是动产档案，交付并不产生所有权转移的效果，必须经许可后，转让才发生效力。但是许可和登记毕竟是两个不同的概念，根据我国有关档案法律法规，还存在一些既非国有又不对国家和社会有保存价值或者不应当保密的档案，对这类档案的出卖等转让行为法律并没有规定要许可，应加以登记。尤其在目前对集体所有的或者个人所有的对国家和社会有保存价值和应当保密的档案的范围并未划出的情况下，加强对档案的转让行为的登记尤为重要。它是档案行政管理部门了解档案流向、加强对档案的管理和保护的有效措施，也是以后划分是否对国家和社会有保存价值或者应当保密的工作基础，因此，应在《档案法》中明确规定:档案的转让应由县级以上档案行政管理部门登记。三、增设关于不能以档案作为担保物的规定