时间管理与工作沟通.

第二讲时间管理与工作沟通•基本框架•一、时间管理•1、工作和生活之间的平衡关系•2、做好时间规划•3、提高利用时间的效率•二、工作沟通•1、口头沟通•2、会议沟通•3、书面沟通一、工作和生活之间的平衡关系•I.考核知识点：•1、活动跟踪表•2、工作方式•3、利用时间的形式•4、平衡关系•II.考核要求:•1、学会使用活动跟踪表，活动跟踪表主要包括的内容（活动内容；时间；工作分析、工作优先级别；工作侧重点）。•2、了解不同的工作方式•3、掌握利用时间的不同形式：•(1)时间观念差•(2)拖拉推延•(3)需要压力才能行动•(4)虎头蛇尾者•(5)缺乏灵活性•(6)过于忙碌•4、了解工作和生活中的几种平衡关系：•（1）思考和行为之间的平衡；•（2）工作效率和工作效果之间的平衡；•（3）工作和维持工作能力之间的平衡；•（4）压力不足和压力过度之间的平衡；•（5）工作和生活之间的平衡。•5、掌握保持以上各种平衡关系的方法考察自己工作与生活关系的处理情况•对于具体的个人而言，是否做事太辛苦并没有一个客观的标准。有些人也许愿意每天都熬到很晚，一周工作50个小时，而有些人也许一周熬一两个晚上就觉得难以忍受。当一天结束时，工作与生活的关系究竟处理得如何，这取决于你自己的看法。因此，你可以花一点时间来进行下面这个小测验，看看你是否很好地处理了工作与生活的关系。•阅读下面的问题，根据自己的情况进行判断。选同意或不同意即可。•1.每天清晨起床，我总是觉得精力充沛。•2.家人经常抱怨我老是不在家。•3.我至少有两项与工作毫无关系的嗜好或休闲兴趣。•4.我觉得现在还不如过去快乐。•5.我总是将所有的额外补贴用于外出度假。•6.我有时会因为考虑工作中的事情而半夜惊醒。•7.我总是觉得工作与个人生活有冲突。•8.如果现在死去，我会为自己留下的遗产而感到骄傲。•9.我很少在工作日的晚上有精力出去参加活动。•10.我很少因为工作而爽约，不去参加朋友的聚会。•给你的工作与生活关系自测练习打分•按照下面的方法来计算你的得分：•问题2、4、6、7以及9，如果你同意，则加1分。•问题1、3、5、8以及10，如果不同意，则加1分。•得分和相关评论•0～1你在工作与生活的关系上处理得很好，人人称羡。不过，还是得向你提出两点建议：第一，确信你时刻牢记自己的生活目标与未来的职业计划，以继续保持你这种令人称羡的状态；第二，请注意，你这种将个人生活看得过重的态度不会妨碍到你未来的职业前途。•2～4你对工作与生活的关系处理很多时候还是令人满意的。工作也许会偶尔妨碍到你的个人生活，不过总体上还是属于处理得不错的。但是你如何才能保持这种状态，同时又使自己在事业上有所发展呢？•5～7工作好像对你的生活造成比较大的影响。也许你自己也不愿意工作到很晚，也不愿意周末不休息。也许工作的压力让你感到即使在不工作时也疲倦和烦躁。如果这种状况并不是暂时现象，那么你需要认真阅读本章中的一些建议，采取措施来调整这种工作与生活的不平衡状态。•8～10工作好像是你生活中的支配因素。你好像就根本不存在工作以外的生活。事实上，如果这种状态持续很长时间的话，你的健康与个人关系就会遇到危险。你能保证自己以后一直保持这种工作状态吗？请阅读本章中的建议，赶快采取行动加以补救。•进行这个小测验的目的是了解你是否快乐。你对自己的工作与生活的关系感到满意吗？工作与家庭的关系的处理•1990年《财星杂志》有一篇标题为“为什么评分得A的主管却是评分得F的父母”的封面故事；据观察，成功主管的子女比较可能发生情绪与健康问题。譬如密歇根大学的一项研究发现，在同一家公司，主管的子女每年有36％接受精神异常或滥用药物的治疗，非主管的子女只有15％。报告中又指出，主管长时间工作与个人特质（完美主义、没有耐心、讲求效率）是问题子女的元凶，并忠告精力充沛、对人我要求甚苛的管理者，需要学习如何不伤害子女的自尊与自信。然而，有趣的是，报告中并未提及为什么主管有效管理组织的方式，对于身为父母的角色毫无帮助？似乎该文作者也和我们大多数人一样，完全接受工作与家庭生活互相冲突是不可避免的事实，而人所处的工作环境和组织，对于改善工作与家庭的不均衡状态完全未扮演任何角色。二、时间规划•I.考核知识点：•1、工作计划、紧迫性/重要性矩阵•2、确定工作优先级•3、保持任务、团队、员工之间平衡•II.考核要求:•1、了解制订工作计划的方法，它通常包括：•A、正确确定工作优先级；•B、平衡员工的行动。•2、掌握制定计划的好处。•没有计划人的工作和生活就会混乱，不要过于相信自己头脑中的安排。你最好能把每天要做的事记下来，并且把这些事情按类别和重要性排好顺序，这样做起事来才会有条不紊，才会具有高效率。•3、了解如何确定员工的目标，员工的目标如何与企业的目标达成一致。•员工目标、团队目标不仅要和企业目标紧密联系在一起，而且还要满足SMART原则的要求。即目标是明确的、可衡量的、可实现的、具有相关性和时效性的。•4、掌握正确区分工作优先级的方法，掌握紧迫性/重要性矩阵，每一个优先级别的任务和工作有什么不同。•一个好的计划需要分清事物的轻重缓急，分清主次，清楚哪些事情必须优先处理，同时根据事情的轻重缓急来计划员工的活动。•按照任务的紧迫性与重要性进行分类，紧迫的事要立即加以关注，重要的事需要优先处理。优先级B重要但不紧迫优先级A重要并且紧迫优先级D不重要也不紧迫优先级C不重要但紧迫紧迫的任务不紧迫的任务不重要的任务重要的任务紧迫性－重要性矩阵•5、了解如何在任务、团队、员工之间保持平衡。三者之间失衡时，应该表现出哪些特点。•团队领导应该在任务、团队、员工三者之间保持平衡，如果失去平衡，团队就会出现问题，领导的作用就会受到影响。•什么样的情况才算平衡，完全取决于员工的看法。•定期回顾与反思你在工作中的行为非常有助于你在工作、团队与员工三者之间保持良好平衡，从而使你能够更好地行使领导的职责。•另外，对时间的一些相关问题做点补充：时间的特性•（1）时间是一种最稀缺的资源；•（2）时间是一种独特的资源；•（3）时间完全不可替代；•（4）时间供给不会增加。时间的浪费•一些持续的制约因素会导致时间的无效使用和浪费，任何管理者，不得不把大量时间用于毫无益处的地方。一个人在组织内的职位超高，组织对他的时间的需求就越大。•（1）譬如说，起草一份报告，第一稿也许至少需要6－8个小时，为完成这项任务安排7个小时，每天花15分钟，3个星期完成，这样的安排毫无意义，如果能关起门来，拔掉电话，坐下来连续花五六小时认真地起草报告，那么就能做出报告草稿的框架。•因此，每一位管理者，尤其是决策者，必须能够支配大块时间，才能发挥效能。（2）在沟通的过程中，也会有同样的问题。任何人想要别人理解一件事，都必须花相当多的时间，如果认为花15分钟的时间就能讨论解决自己某个下属的计划、努力的方向和绩效问题，那么结果一定会令他失望。倘若想达到预期的效果，那么很可能要花上1小时或更多。•把人事关系和工作关系整合在一起需要花费时间，过于匆忙会导致磨擦。•组织的规模越大，成员越多，有关人事的决策就越多，而快速作出的人事决策很可能是错误的决策。任何人在短期内只能考虑人们已经考虑了的问题，做人们长期以来做习惯了的事。•（3）自愿被打扰。在工作中，总是会遇到被打扰的情况，而更多的时候是自己情愿被打扰，不会说“NO”。•因此，决策者管理好自己的时间的意义将变得越来越重要。浪费时间的原因•（1）组织不善，如果一个组织发现自己把四分之一的时间花在开会上，那么一定存在浪费时间的组织不善的问题。太多的会议说明岗位设置欠佳和组织内部构成不合理。许多的会议意味着一个岗位或单位的工作扩散到了多个岗位或单位，意味着职责过于分散，信息没有传送到需要它的成员那里。•（2）信息传递不畅，一家大医院的院长总是被本院医生的电话所打搅，医生们打电话给院长要求为某个需要住院治疗的病人安排病床。住院部的人都知道没有“空床位”，但院长总能找到那么几张空床位，原因仅仅是因为有病房空出来，住院部不能立即得到这方面的信息。•（3）人浮于事，由一个人来完成某一任务，也许由于事单力薄，质量也会打折扣，但更常见的是因劳动力太多而缺乏效能，把越来越多的时间花在了“内耗”而不是工作上，成员之间的相互影响，成了取得成绩的障碍，在一个精悍的组织里，各成员之间享有足够的空间而不会相互碰撞，并且无需不断解释就能完成工作。•因此，只有拥有团队工作天天需要的知识和技能的人才应该参加团队。找出浪费时间的地方•识别因不讲方法或缺乏远见而导致浪费时间的因素。如对年终的盘存，现在借助电子计算机，可以把我们变得像“超人”，而不必花费更多的时间和费用来用人工进行。•合理规划时间•讲究效能的人不是从任务着手，而是反安排自己的时间作为切入点；也不是从制定计划开始，而是着手查明自己的时间的实际去处；接着，他们设法对自己的时间进行管理，并且削减没有成效的时间需求；最后，他们把可供自己“随机支配”的时间合并成尽可能大块的连续时间。•这个三阶段流程是：•（1）对时间的去处进行记录；•（2）对时间进行管理；•（3）对时间进行整合；三、提高利用时间的效率•I.考核知识点：•1、人的三种行为类型•2、建立自信•3、应付打扰•II.考核要求:•1、了解自信、好斗、自卑的人做事的特点•A、自信果断的人能够恰当地表达自己的需求和情感，能够在不冒犯他人利益的前提下争取自己的权利。•B、好斗的人总是认为自己的权利、要求和需求比别人的利益重要得多。•C、消极或自卑的人总认为自己的权利、要求和需求不如别人的利益重要。•2、掌握有利于建立自信的方法：•A、说“不”；•注意在说“不”的时候要讲究说话的艺术•B、说出真实的要求；•能否直截了当地说出你自己的想法是自信做事的关键，在此过程中要排除各种干扰杂念和内心的消极暗示•C、对付干扰。•3、掌握应付打扰的技巧，比如应付电话的打扰。•4、合理管理时间，提高时间的利用效率。时间管理•（1）对时间进行系统的管理：•找出没有效益、浪费时间的活动，并且尽可能地摆脱这样的活动。•首先，应该试图识别和排除根本就不必做的事，就是纯粹浪费时间、不会有任何结果的事。•一位每天晚上忙于在外面应酬的首席执行官，在对自己参加的晚宴进行了分析以后发现，至少有三分之一的晚宴根本就不需要公司高层管理者参加，事实上，他发现，自己接受邀请不是为了讨好邀请者。他们邀请他是出于礼节，非常希望不被拒绝。•其次，找出“我的日程表里有哪些活动可以由别人代劳，他做的至少能够跟我一样出色？”－－即授权。•最后，富有成效的决策得仍有可能严重地浪费别人的时间。•一家大型企业组织的高级财务经理无论召开什么内容的会议，都要求他的每一个直接下属都参加每一次会议。每一位与会者都觉得自己必须表示对会议的兴趣，发表一些相关的评论，而大多数都是一些毫不相关的问题，结果使得会议无止境地延长。•（2）整合“可酌情支配”的时间•对自己的时间进行记录和分析，并试图对时间进行管理的决策者，能够决定把自己的多少时间用于完成自己的重要任务。即究竟有多少时间“可酌情支配”，因此讲究效能的人都明白，必须对可供自己酌情支配的时间进行整合。他们知道自己需要大块的时间。•有很多方法可把零碎的时间合并成整块时间。•如：每星期在家工作一天，把一周的全部事务性工作－－如开会、检查工作、问题讨论会等集中安排在如周一和周五的两天里，而其他工作日的上午始终用来解决重大问题。•讲究效能的人士都会对时间管理常抓不懈，坚持不间断的记录，定期对自己的日程安排进行分析，而且会根据自己对可酌情支配时间的判断，自己规定重要工作的最后完成期限。四、沟通•（一）沟通的四个基本原理：•（1）沟通就是感知；•（2）沟通就是期望；•（3）沟通需要一定的条件；•（4）沟通不同于信息传递，两者的确在很大程度上相互对立，但又相互依存。•（二）沟通的条件：•在沟通之前，必须知道信息接收者希望看到或听到什么。或者说总需要一定的条件，总•要求信息接收者成为某种角色，做某些事；总要求具有动机。意思是说，如果沟通能够符合信息