浅析电力企业在档案管理中存在的问题及其应对策略

浅析电力企业在档案管理中存在的问题及其应对策略摘要：电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。本文着重从电力企业档案管理的重要性、存在的主要问题以及解决措施加以简单阐述。关键词：电力企业档案管理重要性存在问题解决措施随着社会的发展、科技的进步，社会的各个领域都在不同程度的发生着变化。就拿电力行业来说，随着电力体制改革和企业结构的不断调整，电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的，档案的利用价值也逐渐被凸现出来。因此，如何高效的管理和利用宝贵的档案资源，使之更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。一、电力企业档案管理的重要性电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力企业档案就是指电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力企业经济的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善电力企业的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力企业经济的快速发展。二、我国目前电力企业档案管理中存在的主要问题1、电力企业的档案管理得不到高层应有的重视很多电力企业的高层领导对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正式由于高层领导的不重视，导致这些电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。2、电力企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，相当一部分的电力企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。3、电力企业档案管理的理论研究滞后在新形势下，电力档案的管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。但是从目前来看，关于这方面的理论研究和政策指导还是相对滞后的，没有取得什么显著的研究成果。因此，电力企业需要投入更多的人力、物力，专注于此项研究。那么应该主要研究哪些问题呢？1）电力企业档案的产权特征和法律地位问题。2）电力企业在产权变更后档案的流向问题。3）国家、社会对有保存价值的档案的鉴定问题。4）电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题。这些问题的研究和解决其实都不是一蹴而就的，它需要通过档案管理部门在实践中逐步摸索，逐步解决。4、电力企业的档案管理的信息化建设滞后信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。其滞后性主要体现在2点。1）管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。2）电力工程人员不能在工程现场调阅档案图纸。那么导致其发展滞后的原因主要有哪些呢？1）个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，这样就导致了对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。2）企业档案信息化其实是近几年才逐步提出和开展的，所以在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。3）电力企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。4）没有充分的开发利用档案信息资源。例如，有的企业花费了大量的成本来实现企业档案的数字化，实现了计算机检索。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。5）电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。文书档案的科学化管理探讨摘要：文书档案是社会发展的记载器，随着文书档案管理模式的更新变化，意味着文书档案的科学化管理已具备了充足的基础条件，如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理自然而然地成为重点。基于此，提出文档一体化、基于计算机的文书档案管理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，具有较有价值的参考意义。关键词：文书档案；科学化管理；文档一体化引言档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。1科学化管理的措施1.1文档一体化长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于被操作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。另一方面，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个更加科学，有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理，即从文书处理工作开始实行规范化。通过对文书档案实行超前控制，这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而充分发挥文书档案的真正效果。1.2基于计算机的文书档案管理随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离，实现文档一体化管理的根本办法。1.2.1电子文件的归档与接收。档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录．动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用．同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人．数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。1.2.2电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。2提出档案管理工作的要求2.1要有高尚的职业道德修养文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正因为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极；另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的准确性。2.2拥有专业知识，提高档案管理水平鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。2.3做好文书档案管理的基础工作文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。3结语新颖的管理模式、先进的计算机技术等自然而然地成为文书档案科学化管理的重点。正是基于这点，本文提出了文档一体化、基于计算机的文书档案处理等是实现文书档案科学化管理的有效措施，极大地提高了文书档案管理的效率性和正确性，使文书档案管理工作走上科学化的管理模式，对文书档案的管理工作具有较高的参考价值。档案管理基础工作在现代档案管理中的作用摘要：众所周知,计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具,它的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的,否则输入的数据与信息是“垃圾”,输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提