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LOGO公司名称文件编号：页码：第页共页版号：公文管理制度生效日期：2012年月日一、目的：为使公司公文管理制度化、规范化，特订定本规定。二、范围：本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公文，以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、拟定、审批、收(发)文至归档全部过程之办理与控制。三、职责公司的公文由行政部统一进行管理，公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全四、公司的公文主要分为内部公文和外部公文（一）、内部公文的管理：1、公司常用公文类别主要有：请示、批复、通知、报告、通报、决定、决议、函、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划、简报、领导讲话稿等。2、公文拟制：（1）行文格式的要求：包括对标题、正文（行文格式、层次序号使用、标点符号使用、数字的使用、时间的写法）和落款及时间的要求。具体规定以附件一《行文格式要求》为准。（2）、行文格式规范，具体规范以附件二《行文格式规范》为准，主要规范内容有：规范页面设计。规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。规范正文格式：行文格式，所用字体、字号、行距、层次序号、标点符号、数字、时间写法。规范落款及时间。规范主题词、词目所用字体、字号。（3）常见公文写作具体格式：具体以附件三《常见公文写作格式与范文》。（4）文件拟制的基本要求：准确反映公司决策和领导意图。联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。行政部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要求公文类别定位准确，行文规范按上述规定执行。对外文件由行政部负责审核。3、行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、下行文和其他行文模式。具体格式见附件四《行文模式》。4、公文的审批：（1）文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批，明确发文范围。文稿一经审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。（2）根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：①公司日常管理事务的文件，由总经理签发；部门文件由行政部复核后发放。②凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报等方面的文件，由分管领导签审后报总经理审批。③凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（部门经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅后，还需呈公司董事长签发。（2）、内部行文程序上行文件行文程序：所有上行的文件，在部门拟定文件内容后须填写公司统一印制的《文件呈批件》按审批权限，逐级报批。下行文件行文程序：公司的下行文件主要有通知、通报、会议纪要、决定或决议。经报批后的文件如需各部门知悉或执行进行发文时，可以按批示后内容，依公司规定直接发文。规章制度等文件下发前，应填写公司统一印制的《发文稿纸》。按审批权限签署意见批准后行文。5、公文印制发放：（1）印制文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。（2）公司内部行文：文件经领导审批后，由行政部统一编号印制，发与各部门及相关人员。发文同时由收文者在公司统一的《发文登记簿》上签收。（3）各部门收到文件后要及时将文处理过程（含：拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档保存等环节）的管理。三、公司公文的定义及分类：1、公文定义：是指公司在经营管理的过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2、公司公文的分类：A、公司的规章制度及流程文件和表单类；B、质量管理体系文件及资料；C、命令、决定、公告、通告、通知、通报；D、报告、请示、批复、意见、会议纪要、信函。四、职责：1、各部门：负责按固定格式起草相关公文并按要求递交审批，“D类公文”审批后统一交到企管部文控处进行公布。2、各部门负责人：负责审核本部门起草处理单呈主管审阅，审阅后呈总经理签署（如一般性公文，由行政部主管签署即可）。3、外来文件签署后，将文件及文件处理单返回行政部文员。由行政部文员按签署意见送相关部门阅办或进行发文。4、各部门主管应在文件规定期限内按要求及时办理。5、文件之内容按要求阅办之后，由行政部统一进行存档。（三）、文件处理期限1收发人员收文时，快递、电报、传真、机密文件等原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。2内部下发文件，要在公司领导审批后，上午批下午发，下午批次日上午发，如果在批示后能发的要及时发到各部门。3外来文件要在文件收到后，一小时内完成文件的文件处理单的填写报领导。4文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。5呈批文件，根据公司领导工作情况，一般情况下文件送达后应及时审批，如果工作较忙或外出的，行政部文员要及时跟踪，以便及时进行文件签批，以利后续工作。（四）文件的借阅、复印和清退各部门因工作需要借阅或复印一般文件时，需经本部门负责人签写便条，行政部经理同意后办理；对有密级的文件须总经理同意后方可办理。借阅复印文件时，应严格履行借阅登记手续，在《文件借阅复印登记表》上进行记录。原则上就地阅看，带走的要按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上用笔勾划。定期对已经办妥的公文处理过程（含：拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档保存等环节）的管理。三、公司公文的定义及分类：1、公文定义：是指公司在经营管理的过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2、公司公文的分类：A、公司的规章制度及流程文件和表单类；B、质量管理体系文件及资料；C、命令、决定、公告、通告、通知、通报；D、报告、请示、批复、意见、会议纪要、信函。四、职责：1、各部门：负责按固定格式起草相关公文并按要求递交审批，“D类公文”审批后统一交到企管部文控处进行公布。2、各部门负责人：负责审核本部门起草文处理过程（含：拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档保存等环节）的管理。三、公司公文的定义及分类：1、公文定义：是指公司在经营管理的过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2、公司公文的分类：A、公司的规章制度及流程文件和表单类；B、质量管理体系文件及资料；C、命令、决定、公告、通告、通知、通报；D、报告、请示、批复、意见、会议纪要、信函。四、职责：1、各部门：负责按固定格式起草相关公文并按要求递交审批，“D类公文”审批后统一交到企管部文控处进行公布。2、各部门负责人：负责审核本部门起草《常见公文写作格式与范文》九、记录表格《文件呈批件》《发文稿纸》《发文登记表》《外来文件处理单》《收文登记表》《文件借阅复印登记表》、撰稿韩志易审核签发日期日期日期