浅谈公文写作方法与技巧

浅谈公文写作方法与技巧学习提纲第一部分公文概述“经国之枢机，为政之先要”——梁代刘勰（文心雕龙）“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么。”——教育家叶圣陶什么是公务？国家机关、社会组织和团体为办理社会公共事务而进行而进行的有组织、有计划的活动。什么是公文？公文分为广义的公文和狭义的公文。所谓狭义的公文是《党政机关公文处理工作条例》规定的15种公文。广义的公文还包括党和国家机关常用的应用文，有30多种，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。主要有规范性文件、工作总结、计划（意见、规划、要点、安排、方案、草案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、规章制度（如办法、章程、细则、制度、守则）等等。狭义的公文——法定文种：可以独立行文，且可采用国家标准的公文格式广义的公文——非法定文种：不具有独立行文的资格，也不能使用党和国家公文法规中的标准公文格式。非法定文种要上报或下报时，只能从“法定文种”中寻求一个文种做它的载体，下行时文件头大都用“通知”，上行时文件头大都用“报告”来充当。例1正确的文种适用如下：中共晓街乡委员会关于印发《2008年晓街乡社会治安综合治理工作要点》的通知例2焦作市畜牧局关于报送2013年畜产品安全监管工作总结的报告市政府：现将我局2013年畜产品安全监管工作总结呈报。附件：焦作市畜牧局2013年畜产品安全监管工作总结2014年1月15日2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），从2012年7月1日起执行。文件指出，党政机关公文，是指中国共产党和国家行政机关使用的公文。（一）公文的概念和作用1.公文的概念党政机关公文：党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。（党政机关公文处理工作条例第三条）理解公文的概念，把握12个字：特定效力规范文体重要工具公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。2.公文的作用具体到各文种及实际工作中，体现在五个方面：指导工作，传达意图。（如：通知）联系工作，交流情况。（如：函）请示工作，答复问题。（如：请示、批复）总结工作，推广经验。（如：通知、决定）记载工作，积累史料。（各文种）（二）公文的特点和原则2.公文的原则实事求是准确规范精简高效安全保密写作的基本要求：一是保证公文内容在政治上的正确性；二是实事求是，符合客观规律；三是文字表述上要准确、鲜明、生动，符合语法逻辑，四是要符合统一规定的格式与程序。（三）公文写作的步骤方法培养一些写作素养政治素养：方向不能偏斜，观点必须正确思想素养：客观认识事物，辩证思考问题生活素养：阅历就是深度，经验就是资本知识素养：学习相关业务知识审美素养：充实之美、简洁之美、整齐之美了解一些写作理论三重转化规律朱伯石（华中师范大学）《现代写作学》物感思文这是在写作活动中采集、构思、表述三个阶段必须遵守的规律。系统功能理论写作者、受众、环境等是一个完整的系统，彼此相互影响。写作时不能仅仅考虑本人或者本部门领导的想法与要求，还应同时考虑文章、文件的阅读者或受理者以及政策环境、客观条件等方面的因素。在起草某个文件之前，应考虑你希望对象在收到文件之后采取怎样的行动。瓜庵理论文章的功能决定文章的结构公文的结构很多是大体固定的，那是因为其目的和功能指向是明确的。如：请示、通报、通知、函等。看几个案例：第1例（歧义、助词错用）存在两个问题：第1，语言存在歧义：研修对象是研修技术还是研修人？？？第2，结构助词“的”的滥用短语的含义已经固定，两个成分已经结合很紧密，不需要助词。“研修班有关事宜”、“规定课程”即可结构助词“的”用法第2例（简报是文种，不是标题）第3例标题应防止歧义、方便阅读第4例再上一层楼风景更美好第二部分公文格式及标准规范（一）党政机关公文处理工作条例（二）公文的种类及适用范围（三）公文行文规则（四）党政机关公文格式GB/T9704-2012（一）党政机关公文处理工作条例2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。该《条例》第42条决定，停止执行1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》。1.党政机关公文处理工作条例的特点：“五统一”统一公文定义统一公文种类统一公文构成要素统一行文规则统一公文处理工作2.新条例的变化第一，对公文格式要素的划分进行了调整。新标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分（原标准是划分为眉首、主体、版记三部分）。明确规定，公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。第二，对公文格式要素进行了调整。新增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除了主题词格式要素；没有了“印制份数”格式要素要求。第三，对公文格式各要素编排进行了较大调整。如将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如删除“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起”规定，要求如有多个签发人按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。第四，对成文日期中的数字格式进行了调整。由原来的汉字标全改为阿拉伯数字标全。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。第五，对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式版式等式样。第六，新增加了页码格式要素。明确规定公文页码作为格式要素不可少。大家注意，原《中国共产党机关公文处理条例》有印刷份数，原《国家行政机关公文处理办法》没有，新的《党政机关公文处理工作条例》的公文要素中也没有印刷分数，而把原《中国共产党机关公文处理条例》和原《国家行政机关公文处理办法》都没有提出的“页码”作为公文的要素之一。新条例公文格式顺口溜：主题词份数不再标密级紧急左上角机关署名少不得成文日期阿拉伯公文页码别忘了（二）公文的种类及适用范围1.公文的种类决议决定命令（令）公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要新条例文种的变化注重继承保留，文种数量相对减少。原《条例》和原《办法》共18个文种；最终《条例》确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）（用于政府、军事机关）、议案（用于政府向同级人大或人大常委会提请审议事项）两个文种例外。15个文种适用范围表述的变化。意见、请示、公告、议案、批复、函六个文种的适用范围仍按原《条例》或原《办法》中的内容表述，对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。公文的分类根据形成和作用的公务活动领域（使用范围），公文可分为通用文件、专用文件等。根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六种。根据行文方向，可分为上行文、平行文、下行文三种。根据内容的性质，可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等。根据处理时限的要求，分为平件、急件、特急件三类。根据来源，分为收文、发文等。2.各文种的适用范围如何区分“公报、公告、通告、通知、通报”？公报与公告：第一，公报一般适用于党的机关；公告一般使用于行政机关。第二，公报内容具体，一般宣布会议内容或重大事项；公告内容简要，一般宣传重大消息或法定事项。（这两个公文的行文机关主体级别较高）公告与通告：第一，内容不同。公告用于向国内外宣布重大消息或法定事项，多与政治生活有关，通告的内容是在一定范围内应当遵守或周知的事项，多与业务工作有关。第二，发文范围不同。公告是面向国内外广大读者，通告的范围较窄，一般是一定范围的单位和人员。第三，使用权限不同。公告通常是党和国家领导机关宣布重大事项时采用，通告则是各级行政机关和有关单位均可使用。通告与通知：第一，受文对象不同。通告的受文对象比较广泛，涉及不同社会层次的单位和个人，通知的受文对象比较明确，是有关的下级单位。第二，通告是泛行文，面向广大社会组织和公众，没有特定的主送机关，通知则是下行文，主送机关一般是下级机关。通知与通报：第一，时间差异，通知的事项一般还没有发生，通报的事项已经发生；第二，内容差异，通知提出具体的意见和事项，要求参照执行或限期执行，通报则是侧重思想和路线方面的教育。通告与通报第一，受文对象不同。通告是泛行文，面向广大社会组织和公众，没有特定的主送机关，通知则是下行文，主送机关一般是不拘于送达与事件有关的机关和单位，通报的内容普遍告之。第二，时间差异，通高制发于事前，有预先发出信息的意义，通报的事项已经发生。第三，目的不同，通告发布遵守事项，有一定的约束力，通报主要是通报典型事例或重要情况，一般没有具体的部署和安排。请示和报告的区别内容要求不同行文目的不同报送要求不同标题写作不同处理结果不同（三）公文行文规则行文规则是控制公文行文对象、方向和方式等方面的有关规定。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。1.遵守行文规则的客观必要性第一，加强对文件传递过程的控制，使文件的行文方向正确，传递速度合理，保证文件准确、快捷地到达目的地；第二，使机关之间相互行文有法可依、有规可循，以维护正常的行文秩序，防止行文紊乱；第三，加强对文件数量的控制，精简公文，简化手续，以提高机关行政管理的效率。2.行文规则的基本内容（1）行文关系根据隶属关系和职权范围确定隶属关系（共四类）：同一组织系统中的上、下级机关间——领导与被领导的隶属关系同一专业系统中上级主管业务部门与下级主管业务部门之间——指导与被指导关系同一组织系统中同级机关之间——平行关系非同一系统任何机关间——不相隶属关系行文原则：机关之间的工作关系决定公文传递方向。处于领导、指导地位的上级机关向被领导、指导的下级机关主送下行文；被领导、指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。（2）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文。行文方式是指机关之间公文传递的形式。逐级行文——有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式，按级逐级上报或下发文件。多级行文——为加快公文传递，在必要时可采取同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文。直接行文——同级或其他不相隶属的机关之间相互行文时采用。行文不受系统归属与级别层次的制约。越级行文——为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，一般情况下避免越级行文。（特殊情况除外）越级行文的几种特殊情况情况特殊紧急（如发生重大突发事件等），延误时机会造成重大损失。经多次请示直接上级未果，或双方有争议无法解决问题。上级交办并指定直接越级上报的情况。出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过机关职权范围的具体事项。直接上级乱作为，或违法违纪的；对处分决定不服的。注意：特殊情况需越级行文的，应同时抄送被越过的机