浅谈招投标信息化

浅谈招投标信息化计算机与网络技术的不断发展，推动社会各行业的信息化步伐加快，电子政务、电子商务已非常普及。但是，作为经济生活中重要的交易方式，招投标信息化程度还相对滞后。“电子招标”将是招投标工作发展的主导方向。招投标全面信息化应当是参与各方通过计算机网络完成招投标的所有活动，传统的招投标活动，在现有法律环境和技术环境下，信息化尚局限在信息发布上，通过信息化提高效率、创新模式等活动还在不断探讨中。结合招标公司信息化现状和具体业务，本文拟探讨招投标基本工作的信息化要点。1、招投标工作基本流程招投标是在市场经济条件下，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，采用竞争的手段实现工程建设及有关设备的采购，其目的是保护招投标参与各方的合法权益，提高经济效益，保证项目质量。根据现有法律法规规定，招投标项目的参与主体主要包括招投标管理部门、招标人、招标代理机构、评标委员会、投标人、公证人员或监督人员等。目前，三峡总公司内的工程建设和设备采购项目，已经形成了相对比较成熟和规范的招投标流程。招标项目在总公司有关部门审核和招标委员会批准立项后，委托给招标公司编制招标文件。然后，由招标公司组织招投标工作，整个流程需要业主、投标人、公证/监督机构和评标委员会专家的参与，流程见下图。业主招标公司投标人公证/监督机构评标委员会招标立项招标文件招标公告购买标书招标文件审批财务收款递交保证金开标公证/监督评标专家评审澄清补遗评标报告评标报告审批中标通知澄清补遗澄清补遗财务收款澄清澄清专家评审递交标书接收通知2、招投标信息化目的及原则招投标信息化的基本目的是为了进一步体现《招投标法》所规定的公开、公平、公正的招投标理念，增加招投标过程的透明度，同时为招投标活动参与各方提高效率、降低成本、创造价值，招投标信息化的最终目的是实现招投标工作的高度智能化。对招标公司而言，实现招投标信息化，能够节省会务费用和交通费用，降低成本；通过网络进行沟通，提高工作效率；有利于招投标数据的积累和挖掘，为分析和决策提供实时准确的数据依据。对投标人而言，实现投标信息化，可以降低投标成本，也会以更低廉的采购成本回馈招标人。招投标管理部门和招标人也可以实时掌握和监督招标活动的进程。作为招投标活动的组织者，招标公司能够从招投标信息化中得到更多的益处，必然担负起实施者的重任。在实施过程中应注意如下原则：——可控性，招投标系统要符合ISO体系的要求，实现业务流程过程和结果的记录，实现企业内部的可控性。——标准化，计算机系统只能模拟和替代标准化和规范化的业务操作，并不是将纸张化的内容简单的传递成计算机化，所以必须总结出规范化、标准化的业务操作，才能实现其信息化。——实时全面，为了达到提高效率、减低成本的目的，招投标信息系统应该包含并替代现有业务流程，即含盖全部正常业务状态和大部分非正常业务状态，避免系统只作为简单的事后记录工具。——注重数据管理，建立关系型数据库，能够根据工作需要构建关系模型，实现数据整合和统计分析。——持续改进，信息化的经验告诉我们，任何信息化项目都是循序渐进、持续改进的过程。3、招投标信息化所面对的问题虽然招投标工作有了一定的规范性，我们也看到了其信息化能够为我们的工作带来极大的便利，但实施招投标信息化必然会带来诸多变革，主要涉及招投标流程、相关法律法规和计算机技术方面的内容。从现有的招投标流程可以看出，招投标系统必然是一个多方参与的系统。在招标公司和投标人之间需要大量信息沟通，在目前的法律法规和业务流程中，这种信息沟通都要求书面形式，实现招投标信息化后，就会降低纸张化，甚至实现无纸化，而电子化文件在现有招投标法律法规中并没有被承认。所以招投标文件的电子化首先面临的就是法律地位的问题。同时，在传统的招投标活动中，参与各方在纸质文件上签字或盖章，为了证明身份和对所签名盖章的书面文件的认可。有关法律也明确规定，书面合同等重要的文件，须经当事人签名盖章生效。而实现电子化后，通过网络以数据电文传递的信息，无法采用手工签名或盖章方式，为此出现了电子签名技术。我国的《电子签名法》明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，但《电子签名法》没有规定采用哪一种技术进行电子签名。在招投标领域，文件电子化问题的法律法规仍然存在空白。文件电子化及电子签名只是一个方面，它只解决了电子文件的法律效力问题，但无法保证电子文件不被窃取和篡改。加密技术使电子文件只被有权限的人阅读和被有权限的人修改。根据招投标系统的特点，可以采用VPN和加密技术实现电子文件的传输和加密。在招投标系统中，各方的子系统通过VPN连接，被加密和签名的电子文件可以安全可靠的进行传输。开标和评标过程是招投标活动的重要环节。这个环节需要业主、招标公司、投标人、公证人员和评标委员会的参与，实现信息化后，参与各方的工作方式可能面临重大的改变。例如，《招标投标公证程序细则》规定公证人员应该“参加整个招标投标活动，进行现场监督和证明”。在信息化条件下，公证人员通过网络进行“远程公证”，在开标时，公证人员要检查投标文件的数字加密和电子签名情况，确定文件真实有效并且不被提前读取、不被非授权方读取，这不仅需要计算机技术上的支持，还需要法律法规的允许。在评标时，评标专家在自己的办公室登录招投标系统参加“远程评标”。系统需要对专家身份进行确认，同时监督人员要对专家的评标工作进行“远程监督”。评标活动往往持续时间较长，如何保证在整个评标过程中专家本人亲自参加，评标行为符合评标大纲要求，这已经超出了技术手段和法律规范所能约素的范围，需要不断的实践来找到有效的解决办法和业务流程，当然我们也不能追求完全的“信息化”而不考虑工作的实际情况。招投标信息化应有重点的分步骤实施，第一，实现招标公司内部业务流程的信息化；第二，对招投标信息化做技术准备；第三，制定招投标信息化标准，推动相关立法工作；第四，招投标参与各方纳入招投标系统；第五，创新信息化招投标模式，尝试新型竞标流程。以上仅从几个方面结合现有业务简要分析了招投标信息化工作所面对的法律和技术问题，具体的信息化解决方案还有待进一步研究。另外，启动招投标信息化工作，很重要的一部分工作是流程的优化创新。如何完善招投标流程，总结招投标经验，在现代信息技术的支持下，在法律法规的保障下，实现招投标工作的信息化应是招标公司今后发展战略需要考虑的重要内容之一。