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第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案。为学校的华侨教育事业和社会主义现代化建设提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）的规定，结合学校实际，特制定本办法。第二条暨南大学档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条档案工作是学校重要的基础性工作，学校要加强档案工作管理，将之纳入整体发展规划。第四条学校各校区、学院、直属系、科研院所、各部、处、直属单位和后勤等单位在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由学校档案馆集中统一管理，以确保学校档案完整、准确、系统、安全，便于档案信息资源的开发利用和共享。第五条学校严格实行部门立卷归档制度，要将档案工作纳入各部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。第二章体制、机构设置与人员配备第六条暨南大学档案工作接受国务院侨办秘行司文电处、教育部办公厅档案处、广东省档案局的指导、监督和检查。档案工作由校长分工一名校领导直接分管。第七条学校成立档案工作委员会，指导、协调、检查全校档案工作。（一）委员会人员组成：学校分管领导任主任委员，设副主任委员若干名，委员由有关学校所属机构负责人担任。（二）委员会主要职能：贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划；审定学校档案工作各项规章制度；研究并决定学校档案工作的重大事项；协调各部门档案工作“四同步”的关系，确保档案工作与学校其他工作同步发展；对各部门档案工作进行监督、检查与考核。第八条学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。学校档案馆基本职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放与利用工作；（七）开展学校档案工作人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）开展档案学术研究和交流活动。（十）围绕学校中心工作，服从服务于学校发展大局。第九条学校档案工作实行统一领导。各部门可以根据实际情况设立档案分室，管理本部门档案。各档案分室在业务上接受学校档案馆指导、监督，并定期向学校档案馆移交档案及相关目录。第十条学校专职档案员列入学校事业编制，按国家、广东省和暨南大学有关档案专业人员职务评聘文件规定，实行专业技术职务聘任制，或实行高等学校职员职级聘任制。享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。专职档案员编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。要建立高、中、初级结构合理的岗位。第十一条全校各单位须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位档案工作，并配备1-2名专(兼)职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。经学校同意的兼职档案员，可申请图书资料和档案专业技术职称。第十二条档案工作人员要遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，应经过档案专业课程培训，具备档案业务知识和相应的科学文化知识，以及现代管理技能。第十三条学校对长期接触有毒物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。第十四条档案工作人员调动或退休时，必须做好档案移交手续后方能离岗。第三章档案管理第十五条档案馆的全部档案须进行科学分类、编号、排列、上架，编制适合现代化管理需要的检索工具。实行计算机管理，提高科学管理水平和服务质量。第十六条学校要建立、健全档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识。第十七条暨南大学档案共分十五个类别：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类、校史类、已故人员类。第十八条学校实行档案材料形成部门立卷、课题组立卷的归档制度。学校各部门档案员应按归档要求，组织本部门的教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷。立卷人应按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。第十九条归档的档案材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求，按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。第二十条学校档案材料归档时间：（一）学校党政职能部门形成的档案材料要在次学年6月底前归档；（二）教务处、各学院、直属系等形成的档案材料要在次学年12月底前归档；（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。由于档案材料形成时间不同，归档时间不同，要参照《暨南大学档案管理管理规范》，确定各门类档案实际归档时间。第二十一条学校档案馆要定期组织档案的鉴定和销毁工作。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并登记清册，报主管校长审批。销毁档案时，应指定专人监销，学校保密部门要派人参加。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十二条要研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。对重要档案，破损或褪色修复后的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。第二十三条档案馆要建立健全库房安全管理制度，做好“防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，定期检查馆藏档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况立即向主管校领导报告，及时妥善处理。第二十四条档案馆要定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计，建立档案统计、检查制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第二十五条凡利用公款参加学术会议、外事往来等工作的单位及职工，在活动中形成的各种载体的档案材料或赠送的礼品、纪念品，要移交学校档案馆，集中统一管理，任何人不得据为己有。对于个人在其非职能活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。第二十六条学校档案原则上由学校档案馆保管，但在国家需要时，学校应当提供相应的档案原件或复制件。第四章档案利用与公布第二十七条档案馆要按照国家有关规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：（一）涉及国家秘密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第二十八条档案馆应会同有关部门定期进行档案密级审查，根据具体情况及时调整密级。第二十九条凡持有合法证明的单位或个人，在表明档案利用目的和范围并履行相关的登记手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。第三十条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或档案形成者同意，必要时报请主管校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，要经学校保密委员会批准。第三十一条馆藏重要、珍贵档案一般不提供原件。如有特殊情况，应经馆长批准。第三十二条档案提供利用过程中，校内利用，原则上不收取任何费用；校外利用，用于公益目的的，不收取费用，用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆要无偿和优先提供。第三十三条寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。第三十四条档案馆应积极开展档案编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请校长批准。第五章条件保障第三十五条学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在经费上给予支持。第三十六条学校须设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。第三十七条学校要为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展或不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建筑标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或新建。涉密档案和实物档案的保管应设立专门库房。第六章奖励与处罚第三十八条学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第三十九条有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第四十条本管理办法自颁布之日起施行。原《暨南大学档案管理办法》同时废止。