浙江工业大学校研究生会学术科研中心财务管理制度

浙江工业大学校研究生会学术科研中心财务管理制度第一章总则第一条为规范学术科研中心活动费用与日常开支的使用和管理，保证各项工作正常运转，根据有关规定，特制订中心财务管理制度。第二条本制度如与国家的法律法规、学校的规章制度有冲突，以国家法律法规、学校规章制度为准。第二章财务负责人设置第三条学术科研中心专门设有财务负责人，中心财务由负责人统一管理。中心进行换届或中期调整时中心财务负责人需做好财务交接工作。第四条学术科研中心拥有本中心活动经费额度以内的经费审批和管理权，但需遵照审批手续，严格控制活动经费使用情况，并接受行政办公中心的监督和管理。第三章财务负责人职责第五条财务负责人需每月向行政办公中心汇报中心财务状况。第六条财务负责人要及时记账和结账，及时向中心成员公布中心内部财务，将资金来源、去向逐项登记清楚，并保留相应的原始凭证。第七条学术科研中心鼓励以本中心所开展活动的名义广拉赞助，所拉赞助扣除个人提成（15%）除外，需将现金上交财务负责人统一管理。第八条活动结束后，财务负责人需要根据经费的实际使用情况，填写“浙江工业大学研究生会经费决算表”（附件4），并连同活动中尚未报销的发票一同上交至行政办公中心。第四章日常活动经费审批及报销流程第九条日常活动经费是指没有专项经费资助的其他一切活动费用，学术科研中心的日常活动包括文件打印、研究生“十佳学术之星”评选等活动，中心在开展这些活动前，需做好活动资金预算，并填写“浙江工业大学研究生会经费预算表”交由主席团审批，主席团审批通过后方能根据活动预算使用本中心活动经费。第十条超市、综合文印店等地方挂账及现金报销必须填写“浙江工业大学研究生会日常活动经费结算凭证”（附件1）。“浙江工业大学研究生会日常活动经费结算凭证”（附件1）共有三联，分别为：“xx中心存根联”，“行政办公中心备案联”，及“资金使用申请联”。审批通过后需凭借审批后的“资金使用申请联”进行挂账或报销。第十一条“浙江工业大学研究生会日常活动经费结算凭证”（附件1）使用情况说明：“浙江工业大学研究生会日常活动经费结算凭证”（附件1）由学术科研中心审批通过后，分成三联。（1）“学术科研中心存根联”由本中心财务负责人保存，并需每月向行政办公中心上报经费使用情况，资金来源、去向需逐项登记清楚。本中心财务负责人需每两星期汇总该时段内中心日常经费使用情况，并填写“浙江工业大学研究生会日常经费使用情况明细表”，并发邮件至行政办公中心，汇报资金使用情况。（2）“行政办公中心备案联”交至行政办公中心，用以备案查账。行政办公中心必须妥善保管备案联并做好统计工作，如有问题及时问主席团反馈。（3）资金申请人必须凭借“资金使用申请联”进行挂账及现金报销，“资金使用申请联”需审核后由审批人签字方可有效，否则不予挂账和报销。如果活动经费为挂账形式，“资金使用申请联”需交至挂账所在单位。如果经费为现金报销形式，中心财务负责人做好统计工作。第十二条学术科研中心在购买日常工作、活动所需的物品时，一般应先由行政办公巾心根据本中心上交并审核通过的“浙江工业大学研究生会经费预算表”（附件2）代为购买。所需物品购买好之后，经手的行政办公中心成员凭借发票将所花费金额反馈给本中心，中心主任认真检查所购买物品，并根据其金额填写“浙江工业大学研究生会日常活动经费结算凭证”（附件1），由中心财务负责人将“行政办公中心备案联”及“资金使用申请联”交至行政办公中心备案。第十三条如果是自行购买，应事先与行政办公中心联系，征得同意后再进行购买。购买后需认真填写“浙江工业大学研究生会日常活动经费结算凭证”（附件1），记录好经费的实际使用情况，并将“行政办公中心备案联”及“资金使用申请联”同时附正式发票（此发票需有经手人及中心主任签名）交至行政办公中心，由行政办公中心依据预算及实际使用情况进行审批及报销，如购买办公用品，除正式发票外还必须附上办公物品清单（需经营处盖章有效），否则不予报销。第十四条审批通过后中心财务负责人可凭“浙江工业大学研究生会经费预算表”（附件2）到行政办公中心预借活动经费（一般情况下金额小于1000）。步骤如下：凭经费预算表至行政办公中心领取并填写“浙江工业大学研究生会项目借款申请表”（附件3，项目借款申请表分主联和副联两份）→行政办公中心交主席团审批→审批通过后至行政办公中心领取预借款。项日借款申请表主联由中心财务负责人保存，副联由行政办公中心保存，作为经费预借、使用和归还的凭证，必须妥善保管。在活动开展过程中，必须合理使用活动经费，中心财务负责人必须详细记录经费的使用情况，并保存好原始凭证（正式发票）。第十五条活动开展结束后，中心财务负责人需携带项目借款申请表主联（如没有预借，则不需要）、正式发票、“浙江工业大学研究生会日常活动经费结算凭证”（附件1）、内部结算本和“浙江工业大学研究生会经费决算表”（附件4）至行政办公中心结算。第五章项目经费审批及报销流程第十六条项目经费是指有专项经费资助的研究生会品牌活动，学术科研中心的项目活动主要为溯采讲坛、浙江高校研究生学术论坛、工大硕博论坛。第十七条项日经费的管理及报销由团工委、主席团和行政办公中心总体负责，并接受各中心的意见和监督。学术科研中心财务管理者为第二责任人，需协主席团和行政办公中心管理项目经费。第十八条项目活动开展前，学术科研中心需认真填写“浙江工业大学研究生会经费预算表”（附件2）交行政办公中心及主席团审批，审批依据为研究生会帐户余额、活动规模及影响效果等综合因素。若经费预算额度超限，则采取吸引社会资助、缩减费用等方式进行调节，否则不予批准。经费预算表经主席团和行政办公中心审批通过后方可执行。由行政办公中心根据活动预算严格管理并使用项目经费，本中心使用项日经费时应向行政办公中心进行中请。超过1000元的项日经费预借需报送团工委审批。第十九条项目预算审批通过后，学术科研中心财务负责人可凭“浙江工业大学研究生会经费预算表”（附件2）到行政办公中心预借活动经费(一般情况下金额小于l000元)，借款步骤及要求与日常活动经费借款相同。第二十条项目活动开展结束五日内，行政办公中心和学术科研中心财务责任人需根据经费实际使用情况进制定一份详细的财务使用明细表，并完成“浙江工业大学研究生会经费决算表”（附件4）由主席团依据预算及实际使用情况进行审批，主席团审批通过后交团工委审批。最终审批通过后，中心财务负责人需携带项日借款申请表主联（如没有预借，则不需要）、正式发票和“浙江工业大学研究生会经费决算表”（附件4）至行政办公中心结算。第二十一条学术科研中心需大额借款（一般情况下超过1000元）时，则预借款流程如下：“浙江工业大学研究生会经费预算表”（附件2）由团工委和主席团审批→团工委和主席团审核通过→行政办公中心去财务处借款→现金交给学术科研中心→学术科研中心在活动进行完十天以内将发票与剩余现金交由行政办公中心→发票背面由经办人签字→交由验收人（学术科研中心财务负责人）签字→项目结算交团工委和主席团审批→审批人（团工委老师）签字→由行政办公中心负责填写“浙江工业大学现金报销单”、内支单（均要由团工委老师签字）→携带发票、内支单、现金报销单交由财务处报销（子良A区一楼）。第六章发票注意事项第二十二条发票文字部分有错误的，应当由出票单位重开或者更正，更正处应当加盖出票单位印章；发票金额有错误的，应当由出票单位重开，不得在原始凭证上更正。发票应具有税务监制章，并加盖出票单位财务专用章或发票专用章。发票上的内容要真实、完整、填写清楚。例如开票日期、购物名称、单价、数量等，购货单位及个人栏内，除出差住宿发票填写个人姓名外，其余报销发票均应写“浙江工业大学”。第二十三条购物需详细写明品名、数量、单价；所购物品较多，发票无法一一写明的，可以附电脑小票或购物清单，清单应加盖出票单位财务专用章或发票专用章；发票上的任何一栏内容均不能任意涂改，若有错误，应要求开票部门重开或在发票上更正；更正过的发票应在更正处加盖开票单位印章，发票大小写金额应一致；金额有差错，不得更改，必须重新开发票。第二十四条发票上的物品类别需写“办公用品”或“奖品”；发票的背面需写（用铅笔写）活动名称、物品类别、经手人签名、中心主任签名；一张发票需另附一张白纸，白纸上需写商品、单价、数量、总价格，经手人签名，中心主任签名；若在学校家人超市购买物品，需将小票统一换成发票（超市每月有固定时间给予换取）；中心财务负责人需每月20号之前将本中心的所有发票交至行政办公中心。第七章附则第二十五条学术科研中心所有财务活动均须严格遵守奉本制度。第二十六条本制度最终解释权归校研究生会学术科研中心所有。浙江工业大学校研究生会学术科研中心二零一一年十月附件1浙江工业大学研究生会财务使用内部结算凭证____________中心存根联行政办公中心备案联资金使用申请联项目名称：项目名称：项目名称：用途：用途：用途：支出：金额：结余：金额：收入：□现金报销□超市挂账□文印挂账□其他□现金报销□超市挂账□文印挂账□其他结余：中心主任签名：中心：申请人：中心：申请人：备注：审批人：审批人：编号：日期：编号：日期：编号：日期：附件2浙江工业大学研究生会经费预算表活动名称：申请中心负责人联系电话经费预算预算编号物品/项目名称单价数量总额用途备注总计主席团审批意见：附件3浙江工业大学研究生会项目预借款申请单浙江工业大学研究生会项目借款申请表（主联）中心项目名称申请人时间预借总额还款情况日期金额剩余欠款备注审核浙江工业大学研究生会项目借款申请表（副联）中心项目名称申请人时间预借总额还款情况备注审核附件4浙江工业大学研究生会经费决算表活动名称：申请部门负责人联系电话经费决算-挂账类总计：编号物品/项目名称单价数量总额经办人备注经费决算-发票类总计：经费决算-无发票类总计：三项经费决算总计：主席团审批意见：