江苏省高等学校档案管理办法

学院首页本站首页部门概况工作动态档案查询档案法规利用效果校史展联系我们您当前位置：档案综合室档案法规浏览文章江苏省高等学校档案管理办法第一章总则第一条为进一步规范全省各高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》、《高等学校档案管理办法》，结合全省高等学校档案工作实际，制定本办法。第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校（以下简称高校）从事教学、科研、管理、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。第四条高校内部各职能部门应当将文件材料的形成、收集积累、立卷、整理、归档工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人业绩考核内容，加强对本部门档案工作管理。第五条省教育行政部门主管全省高校档案工作。档案行政管理部门负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。第六条高校档案工作由高校校（院）长领导，其主要职责：（一）贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费；（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分工负责档案工作的校（院）领导协助校（院）长负责档案工作，及时协调工作关系，解决工作问题。第二章机构设置与人员配备第七条高校档案机构指高校档案馆或综合档案室。（一）具备下列条件之一的高校应当设立档案馆：1．建校历史在50年以上；2．全日制在校生规模在1万人以上；3．已集中保管的档案、资料在3万卷或排架长度300延长米以上。（二）高校档案馆是高校内部设置的集中统一管理学校档案和档案工作的专门机构，是高校的独立职能部门。（三）未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。综合档案室可独立建制，也可隶属于学校办公室。第八条需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室单独保管。档案分室是高校档案机构的分支机构，日常工作由设立单位负责管理，业务上接受高校档案机构的指导、监督和检查。档案分室应当按年度向高校档案机构移交所保管档案的目录。第九条高校档案机构的管理职责：（一）贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟订学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学校档案工作人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。第十条高校应当成立由校（院）长为主任委员、分管校（院）领导和相关校（院）领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构。档案工作委员会应当根据《高等学校档案管理办法》等有关档案法规和学校档案工作实际，制定明确的工作职责；应当每年定期召开全体委员会议，研究、总结、部署全校档案工作；适时召开工作专题会议，研究问题，协调关系，推动工作。第十一条高校档案机构应当创建爱国主义教育基地和教育实践基地。高校校史馆（陈列室）、博物馆、纪念馆等，在条件具备时应当归入档案机构统一管理。第十二条高校档案馆设专职馆长一名，可设副馆长一至二名。综合档案室设专职主任一名，也可设副主任一至二名。馆长、副馆长和综合档案室主任应当具备以下条件：（一）热心档案事业，应具有高级专业技术职务任职经历；（二）有较强的组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；（三）年富力强，身体健康。第十三条高校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校编制序列，其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。高校档案机构承担教职工人事档案和学生人事档案管理职能的，应当根据人事档案管理规定设置相应机构，并配备专门档案管理人员。第十四条高校应当将专职档案人员队伍建设列入学校人才队伍建设规划，并加强全校各部门、各院（系）兼职档案人员队伍建设，建立全校档案工作网络，加强管理和业务培训工作。高校档案机构应当根据工作需要及时组织专兼职档案人员进行档案法规和业务学习，参加校内外相关业务培训或继续教育。第十五条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员应当具备本科及以上学历。第十六条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十七条高校应当按照法律法规的有关规定，为长期接触有毒有害物质的档案工作人员，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。并给予适当的经济补助，补助标准一般为每月200～300元。第十八条高校对档案人员中的涉密人员，应当按照相关法律法规的有关规定予以审查批准。要根据高校的实际，参照相关标准予以补助。补助标准与学校其他保密人员待遇一致。第三章档案管理第十九条高校档案管理应当按照档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设要求开展工作。第二十条高校应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高高校档案管理水平。高校档案工作与学校各项工作实行同布置、同检查、同总结、同验收管理。第二十一条高校档案一般分为以下几类：（一）党群类：主要包括高校党委、工会、团委、民主党派等在工作中形成的文件材料。（二）行政类：主要包括高校行政管理工作中形成的文件材料。（三）学生类：主要包括高校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。学生类档案在实际操作中应当分为两种，一种是随学生毕业、就业而派遣的学生人事档案材料；另一种是由高校档案机构永久或定期保存的与教学、科研等活动相关的学籍类文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来，并制定相应的管理办法。前者作为高校专门档案管理，后者纳入高校综合档案管理。（四）教学类：主要包括高校反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。按《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。（五）科研类：主要包括高校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。按《科学技术研究档案管理暂行规定》及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。（六）基本建设类：主要包括高校基本建设管理和项目建设过程中形成的文件材料。按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。（七）仪器设备类：主要包括高校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、改造工作中形成的文件材料。（八）产品生产类：主要包括高校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九）出版物类：主要包括高校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。（十）外事类：主要包括高校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。（十一）会计类：主要包括高校在财务管理和会计核算中形成的文件材料。按《会计档案管理办法》和省财政厅、省档案局的相关规定执行。第二十二条高校可以参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，根据学校实际情况确定归档范围和保管期限。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）、实物等各种载体形式。第二十三条学生人事档案指全日制在校学生的人事档案，在条件具备时，可以归入高校档案机构作为专门档案管理，实行专人专管。高校应制订相应的管理办法，厘清档案机构与学生管理职能部门、院系之间的职责范围和工作流程。档案机构负责学生人事档案实体的保管、利用和派遣；学生管理职能部门和院系分工负责新生档案接收、日常档案整理及集中归档移交工作。学生人事档案的文件材料归档范围一般包括：（一）本专科生新生档案归档材料主要包括：高中毕业生登记表、学籍卡、体检表、高考报名登记表、志愿卡、党团材料等。（二）本专科毕业生档案归档材料主要包括：大学生登记表、成绩单、毕业论文（设计）成绩、毕业生登记表、学士学位申请表、毕业体检表、党团材料、奖惩材料及相关资格申请表等。（三）硕士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读硕士研究生登记表、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予硕士学位决定、硕士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。（四）博士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读博士学位研究生登记表、专家推荐书、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予博士学位决定、博士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。第二十四条高校实行档案材料形成单位（部门）、课题、项目组立卷整理的归档制度。（一）高校各立卷单位（部门）分管档案工作的负责人应当按照归档要求，组织本单位（部门）相关人员及时立卷归档。（二）立卷归档人应当按照纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）、实物等各种载体文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录或归档文件目录，交本部门、单位档案工作负责人检查合格并签字后向学校档案机构移交。（三）科研课题和基建项目在鉴定、结题（项）和竣工验收前，必须对文件材料进行系统整理，通过档案验收。项目验收后须及时完成归档移交工作。第二十五条归档纸质文件的书写规格和所使用纸张、装订材料等应符合档案要确保声像清晰。电子文件材料应当与纸质文件材料同步归档，按照《电子文件管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894-2002）执行。第二十六条高校档案材料应及时归档。未及时归档的，档案机构可采用适当方式予以通报。（一）学校各部门应当在次学年结束前（一般为6月底前）完成归档；（二）各院系等应当在次学年寒假前（一般为1月底前）完成归档；（三）科研档案应当在项目完成后2个月内完成归档；（四）基建档案应当在项目完成后3个月内完成归档；（五）重大活动档案应当在活动结束后2个月内完成归档；（六）会计档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学校档案机构统一保管。第二十七条高校档案机构对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案，要登记造册报校（院）长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十八条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第二十九条高校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。第三十条高校或高校与其他单位分工协作并以本校为主承担完成的项目，高校档案机构应当保存一整套档案，本校协助完成的项目应保存自身项目的档案。协作单位应当配合做好整理、立卷和移交工作。第三十一条高校中的个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，由立卷