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1鹤壁文化旅游集团办公室关于印发《鹤壁文化旅游集团档案管理制度》的通知各子公司、集团各部门：经集团领导同意，现将《鹤壁文化旅游集团档案管理制度》印发给你们，请认真贯彻执行。2016年3月25日鹤壁文化旅游集团档案管理制度一、总则1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指本公司从事经营、管理以及其他各项工作活动中，凡是已办理完毕的、具有保存价值的各种文件、材料，以及获得的各类证书、奖物等，均应及时按规定移交档案室，归档保存。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上各种附件一律不准抽存），结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。2二、文件材料的收集管理1、各子公司指定专人负责档案管理工作。2、坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。3、凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。4、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。三、归档范围1、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。2、上级机关发来的与本集团有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4、本公司的请示与上级机关的批复。5、本公司反映主要职能活动的报告、总结。6、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。7、企业股东、执行董事、监事形成的文件材料。38、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。9、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；干部、党员花名册及年报等。10、组织机构变更后作废的旧印章，也应归档保存。11、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。12、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。上级颁发的各种证书、奖状、奖杯、锦旗等及外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。（建设工程档案归档范围细则查看附件1；旅行社业务归档细则查看附件2）四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、凡本公司形成的文件，必须一式两份连同底稿一并归档。（正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与原件、多种文字形成的同一文件等，均为一卷，不得分开）。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。45、凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨水书写。6、凡属于归档范围内的文件材料或实物，由承办人员书列清单送交综合档案室，经档案人员当面核对无误后，双方签字或盖章，各存一份清单。7、档案管理人员要根据档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料或实物进行整理立卷归档，一般情况要在六月底前完成此项工作。五、归档时间1、文书档案办理完毕后即刻归档。2、财务档案在财务年度终了后，由财务部门整理立卷，第二年6月之前移交档案部门。3、工资清册由人事部门整理立卷，第二年6月之前移交档案部门。4、设备档案安装完毕后，技术资料与安装调试记录材料一并归档。六、档案管理员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。5七、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者要填写“借阅单”，报主管人员批准后，方可借阅，其中机密级别以上档案借阅要由主管副经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周，到期归还，如需再借，应办理续借手续。3、对借出档案，必须严格保密，不准泄露档案材料内容。档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报领导处理。4、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，必须由主管副总经理批准方可摘录和复制。八、本制度即日起开始执行。6附件1：建设工程档案管理制度附件2：旅行社档案管理制度附件3：档案销毁制度附件4：档案保密制度附表1：公文处理签范本附表2：档案封面范本附表3：档案封底范本附表4：档案目录范本附表5：档案卷内目录范本附表6：归档登记表范本附表7：借阅登记表范本附表8：文件发放表范本7附件1：一、建设工程档案的归档范围1、综合性文件。包括项目建议书批复及项目建议书（立项报告）、建设用地系列材料、用地申请报告、国有土地使用权出让合同、工程地质及水文地质勘察报告等。2、土建、安装质量保证资料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、主体结构分部工程质量验收报告、安装材料与设备合格证、试验单汇总表等。3、土建工程竣工文字材料。包括图纸会审记录、工程定位测量资料、地基处理记录、材料（钢材、水泥等）的出厂证明文件及检测报告、土壤各种试验报告、商品混凝土出厂合格证、隐蔽工程检查记录等。4、给排水、电气（强电、弱点）、消防、通风、空调、电梯、装修（装饰、幕墙）等工程文字材料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、设备（或产品）质量合格证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质量事故处理记录等。5、竣工图。分为综合图和各专业竣工图。综合图包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等平面布置；各专业竣工图包括建筑、结构、给排水、电气（强电、弱点）、消防、通风、装修（装饰、幕墙）等工程。86、建设工程声像档案。7、电子文档。二、归档时间建设档案的时间延续性不是很明显，所以采用随时归档和集中归档结合的办法。即当一种建筑档案完成并使用完毕之后，就及时归档。在一个项目完成的时候，也将其所有具有归档价值的档案进行归档，这样可以保证档案的完整性。三、归档份数对于普通的档案，归档一份就可以了。对于有些具有证据性，特别是在出现纠纷的时候，可以作为依据、证明的，实行“双套制”。以保证档案的准确性、权威性。对于一些重要的建设工程蓝图、竣工图必须实行“双套制”甚至“多套制”。归档份数要根据档案自身的重要性决定。四、归档要求1、归档的档案应为原件。原件已存建筑管理部门或经房地产管理部门批准认定的，可以是复印、复制件。复印、复制件应当由经办人与原件校对、签章、并注明校对日期及原件存放处。2、归档的档案内容必须真实、准确，与实际相符。3、归档的档案应做到书写材料合乎标准、字迹工整、9内容规范、图形清晰、数据准确、图表整洁、签字盖章手续完备。符合档案保护的要求。4、对于房地产建设工程档案，除以上要求外，由于工程档案的特殊性，还有如下要求：（1）房地产建设工程档案的内容及其浓度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（2）房地产建筑工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐持久的纸张。图纸一般采用蓝晒图。竣工图应是新蓝图；采用计算机出图的必须清晰。（3）房地产建设工程工程档案文字材料的幅面尺寸规格为A4幅面；图纸宜采用国家标准图幅。（4）房地产建设工程档案应采用耐久性强的书写材料，如:碳素墨水、纯蓝墨水、铅笔等。（5）房地产建设工程档案所有的竣工图均应加盖竣工图章。10附件2：一、旅行社归档范围旅行社业务档案，是指旅行社组织旅游者出游、接待旅游者，提供旅游服务等业务活动中形成的有价值的文字、图表、声像等历史记录。业务档案分类为国内旅游组团（ZT）、国内旅游接团(JT)、出境旅游(CJ)、入境旅游(RJ)、一日游(YRY)五类业务档案，每一类档案必须的业务文件详情见卷内目录。二、业务档案的制作业务档案的案卷实行统一样式，即业务档案案卷分为案卷封面、卷内目录。业务文件材料三个部分。（1）案卷封面：每卷档案用牛皮纸制作案卷封面，案卷封面表明旅行社名称、业务档案类别、案卷编号、时间（由年、月组成）、保管期限、立卷人等项目。案卷按归档时间顺序编号，编号格式为：类别编号-年份-月份-案卷序号，如：ZT-2010-01-001号。旅行社可根据需要在案卷编号中适当增加相应的项目，以便于检索、保管、利用。（2）卷内目录：内容应当简明清晰、标明序号、业务文件材料提名、页数、备注等。（3）业务文件材料：旅游团队文件资料。案卷内的业务文件材料按“卷内目录”顺序收集、排列、整理。三、归档时间11及时归档。旅行社应在团队行程结束一个月内按规范立卷归档。四、归档要求为确保业务档案真实有效，归档文件材料应做到字迹工整、数字准确、图样清晰，签字盖章。合同、行程表等文件应填写所有规定内容与项目，不留空格空项，确实需要省去的内容可用划线的方法省略或删除；地接社回执等传真确认件须用复印件归档，缺件的业务文件材料应由具体经办人或责任人写出书面说明，连同其他业务文件材料一并归档。业务档案应按档案案卷的装订方法进行装订、一团一案卷，每月装订成册。五、业务档案的保管保护旅行社业务档案的保存期限为两年。六、业务档案的鉴定和销毁1、旅行社应对到期的业务档案进行鉴定。鉴定工作由旅行社业务档案管理机构负责人、档案管理人员、相关业务人员等组成鉴定小组共同进行。2、经鉴定，业务档案仍有保存价值的，应延长其保管期限。无保存价值的，登记造册后予以销毁。3、销毁业务档案时，应由两人负责监销，监销人应在销毁登记薄上签名。12档案销毁制度1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。2、档案的销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁内容分析报告，列出档案销毁清册。4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。5、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记薄》和《案卷登记目录薄》上注明“已销毁”。13档案保密制度1、非档案人员不经允许不得随意进入档案室，更不准随意翻阅、抄录有关文件资料。2、查阅文件资料者必须遵守借阅手续及规定，由档案员提供资料。3、绝密档案未经领导批准，一律不得供阅。4、查阅档案资料完毕，应及时归放原处；借出的档案资料必须按时收回。5、加强管理，定期作安全保密检查，做到门窗、锁坚固，若发现不安全因素，要及时排除。