文书档案管理

文书档案管理⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目②编号项目❶必备项目：全宗号、年度、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65%。22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。28。提供阅览：⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。29.检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式（电子）检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。