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第1页，共9页1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。）3.1.2文件编写条目按照以下格式。1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上1.8cm下1.5cm左2.5cm右1.8cm横版：上2.5cm下1.8cm左1.8cm右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。3.1.5文件文档为word文件，表单不限。3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）3.3.2管理体系文件第2页，共9页体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示：QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001质量体系程序文件X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。（2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001环境体系程序文件X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示：SP安全体系程序文件EP环境体系程序文件公司代码：参照附件3.3.2.3三阶文件（作业规范文件）（1）ISO9001质量体系作业规范类文件X1-QW-X2-001流水号：001—999类型：ZD部门制度;YP业务运作规程；WI安全作业指导书；ES设备安全检修保养规程；EI设备操作规程;CI调校规程；TI检验指导书;CS检验标准；GP工艺流程图；OS其他文件；第3页，共9页作业规范标示代码：QW公司代码、集团公司部室代码，参照附件说明：例1：电解金属锰厂生产部作业指导书，编号为：ME-QW-WI-001;例2：集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准，编号为：ZK-QW-CS-001。（2）OHSAS18001安全作业规范类文件X1-SW-X2-001流水号：001—999类型：WI作业指导；ZD安全制度；YJ应急预案；TP培训、训练计划；YL演练方案OS其他文件安全作业规范标示代码：SW公司代码、集团公司部室代码，参照附件例1：硫酸厂安全制度LS-SW-ZD-001例2：集团公司安全部制度SE-SW-ZD-001（3）ISO14001环境作业规范类文件X1-EW-X2-001流水号：001—999类型：WI作业指导；ZD安全制度；YJ应急预案；TP培训、训练计划；YL演练方案；OS其他文件；安全作业规范标示代码：EW公司代码、集团公司部室代码，参照附件例如：硫酸厂环保制度LS-EW-ZD-0013.3.2.4四阶文件（记录类）X1-X2-X3A记录版本号：按照版本次序A—Z编号第4页，共9页表格流水号，编号为01—99类别代码：行政类：XZ安全类：S人事类：RS环保类：E质量类：Q设备类：EQ生产类：P物资类：M财务类：F项目类：XM公司代码、集团公司部室代码，参照附件例1：硫酸厂成品质量化验单LS-Q-01A；例2：总务部通勤车申请单ZW-XZ-01A。说明：若是文件后附的表格，在表格编号前加上支持文件的编号，以便于追溯到可支持的相应文件。例如TY-ＱＰ－０１-Q-02A3.3.3行政办公类文件3.3.3.1红头文件的编号宁天元发X1-X2-【2012】001号类别代码：行政命令类：XZ人事任命类：RS薪资类：SL安全类：S环保类：E公司代码不同的公司，有所不同。例如：宁华夏发3.3.3.2行政类文件的编号X1－X２—201301001文件发文当月的流水号，编号001—999文件发文的年月文件类型：TZ通知/通报；JD接待方案ZD行政制度规定；XX信息制度；RS人事薪酬制度；MY贸易制度；DW对外回复公司代码，参照附件3.3.4财务管理类文件X1－CW—201301001文件发文当月的流水号，编号001—999文件发文的年月文件类型：CW财务管理类文件公司代码，参照附件3.3.5经营管理类文件X１－MG—X２－001流水号，编号001—999类型：管理架构图：JG考核方案：KH部门职责：BZ工作总结：ZJ第5页，共9页岗位职责说明书：GW工作计划：WP经营管理标示代码：MG公司代码，参照附件3.3.6协议合同类文件(除项目类)X１－XY—X２－201301001A版本号流水号，编号001—999年月类型：WZ生产物资采购合同（除矿石）RS人事合同BX保险合同XS产品销售KS矿石贸易合同YS运输合同BG办公用品采购SB设备采购GL工伤理赔合同RJ软件类OS其他合同协议合同标示代码：XY公司代码、集团公司部室代码，参照附件例1：丰和公司生产物资采购类合同：FH-XY-WZ-201301001A3.3.7项目合同类文件（各新建项目合同按项目进行分类）X１-X2－XY—X3－201301001A版本号流水号，编号001—999年月类型：WB外包工程合同WS外包设计合同SB新建项目设备采购合同WZ新建项目建筑原材料采购合同OS其他合同协议合同标示代码：XY新项目代码公司代码,参照附件说明：新项目代码可用新项目各称的前两个汉字的拼音缩写做代码，若有重复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。例1：集团公司锰厂三期新项目土建工程外包合同：TY-MS-XY-WB-201301001A3.3.8外来文件类WL—X1—201207001当月流水号编码001-999文件接收年月外来文件类型：JX机械类文件DQ电器类文件AQ安全类文件HB环保类文件OS其他类文件外来文件标示：WL3.3.9项目管理类文件第6页，共9页3.3.9.1项目二阶文件(程序)编号X1-PP—001流水号001—999项目二阶文件，程序文件标示代码PP公司代码3.3.9.2项目三阶文件（作业规范）编号X1-PW—001流水号001—999项目三阶文件，操作规范标示代码PW公司代码3.3.9.3项目四阶文件编号项目四阶文件为表格记录类文件，编号规则同体系文件中的表格记录编号一样，具体参照第3.3.2.4节编号方法进行编号。3.3.10项目技改类文件X1-X2—X3—201207001流水号001—999文件编制月份技改文件类型：KX可行性报告FA技改方案JB技改总结报告SB实验报告项目名称代码公司代码3.3.11图纸类文件X1-X2—TZ-X3—201207001流水号图纸编制日期土建项目类：JZ建筑图纸DQ电气图纸GY工艺图纸JG结构图纸JW机务图纸GP给排水设计图纸机电、设备类：EI设备安装图纸EP设备配件/部件图纸CD电路设计图纸EF设备、设施基础图纸PL管道布局图纸LL线路布局图纸MP机械制作图纸QT其他图纸图纸标示代码:TZ项目名称代码第7页，共9页公司代码3.3.12记录流水号的控制3.3.12.1为便于记录的存档和检索，所有记录都应在记录的右上角加上流水号，流水号可用年份加3位数字表示，例如：2013001，编流水号时一定要连续，不能跳号。3.3.12.2印刷使用的记录表单，可在右上角印上流水号。3.3.12.3用OA流转的表单，软件会自动产生流水号。3.3.12.4由于作废、空白、遗失等原因出现跳号，应用夹页方式注明跳号的原因。3.3.13文件归档规定3.3.13.1各部门文件归档时须按文件头上标明的文件类别建立文件夹归档。3.3.13.2OA中的电子档的文件也须按文件类别建立电子文件夹进行归类存档。3.3.13.3所有的文件和表格的编号必须向集团公司办公室文控员申请，由文控员控制编号的唯一性和连续性。3.3.13.4电子档存储文件时，须用【文件编号】加【文件名称】的规则命名。3.3.13.5本文件自生效之日起执行，但以前所发文件在升版时按新规定逐渐更改。4.0相关文件5.0记录6.0附件6.1附件一：公司各分厂及部门代码对照表6.2附件二：文件类别对照表6.3附件三：文件模板附件一：公司及集团公司部室代码对照表说明：上表没列明的新增公司/部门可用名称的前两个字的汉语拼音的缩写做代码，若有重复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。公司/部门字母代码公司/部门字母代码TYCWMEWZLSGYNTZKCGJDFHJZYSMYSNXSQGWXXZTZAHXXNYSG附件二：文件类别对照表（一）序号文件类别编号规则1ISO9001质量管理体系一阶文件TY-QM-01（手册代码）二阶文件TY-QP-01（程序文件）三阶文件TY-QW-WI-001(分厂代码)（质量指导书）四阶文件文件编码-Q-01AOHSAS18001安全管理体系一阶文件TY-SM-01(手册代码)二阶文件TY-SP-01（程序文件）三阶文件TY-SW-ZD-001四阶文件文件编码-S-01AISO14001环境管理体系一阶文件TY-EM-01（手册代码）二阶文件TY-EP-01（程序文件）三阶文件TY-EW-ZD-001四阶文件文件编码-E-01A2行政类文件红头文件宁天元发TY-RS-[2013]001号通知/通报TY-TZ-201301001规章制度TY-ZD-201301001人事薪酬制度TY-RS-201301001对外回复TY-DW-201301001信息制度TY-XX-201301001贸易制度TY-MY-201301001接待方案TY-JD-2013010013财务管理类文件例：财务制度TY-CW-2013010014经营管理类文件管理架构图TY-MG-JG-201301001部门职责TY-MG-BZ-201301001岗位职责说明书TY-MG-GW-201301001工作计划TY-MG-WP-201301001考核方案TY-MG-KH-201301001工作总结TY-MG-ZJ-2013010015协议合同类文件（除项目类）例：生产物资采购合同TY-XY-WZ-201301001A6项目合同类文件例：外包工程合同TY-新项目代码-XY-WB-201301001A（线项目代码可用新项目名称前两个汉字拼音缩写）7外来文件类例：机械类文件WL-JX-2013010018项目管理类文件二阶文件TY-PP-001三阶文件TY-PW-001四阶文件（例：项目类）TY-XM-01A9项目技改类文件例：可行性报告TY-项目名称代码-KX-20130100110图纸类文件例：建筑图纸TY-项目名称代码-TZ-JZ-201301001