文件材料整理及归档办法

1文件材料整理及归档办法为了实现文书材料的科学管理，现根据国家有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。一、归档范围凡本公司在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：一是本公司形成的文件；二是主管单位颁发的文件；三是下属公司上报的文件；四是不相隶属单位或公司的参考性文件。二、归档文件整理分工1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。2、总经理办公会议记录、纪要；公司下属各单位以公司名义形成的发文件；本公司组织沿革、大事记；人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真电报、《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件，由主办单位整理。5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。三、归档文件整理的方法根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节，我们把归档文件整理方法分成下列十三步：收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。1、收集文件。凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对2以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来，这些材料来自四个方面，一是本机关形成的；二是上级机关颁发的；三是下级机关上报的；四是同级机关和不相隶属机关抄送的。在收集过程中要注意把好三关，一是齐全完整关，如正文与附件是否齐备，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备。二是文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备。三是用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致。用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。重要的传真件需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。随着办公自动化的普及，许多文件都是用微机起草的，对无领导批示和签字的底稿可以不存档，只保存正本和文件签批单即可。2、归档范围审查归档范围，就是归档文件整理的范围，一个机关在工作活动和使用的文件材料很多，在这些文件中，不是所有的文件都需要归档，而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围，各机关要根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和前面举例的市政府办公室《文件材料归档与不归档范围》，结合本单位实际，按照文件材料收集的四个来源制定自己的《文件材料归档和不归档范围》，在实际工作中要注意，一是确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文必档”。二是对不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定销毁，处理不归档文件时，要防止泄密。3、归档文件分类按分类方案将归档文件分成大类，在大类下分二级类目，没有三级类目的单位在二级类目下细分大类，如前面举例的海洋渔业局分类方案中的党务类，下分二级类目：党委会议、党组织建设、党务干部任免、党员教育、党风廉政、精神文明建设、党员奖惩、出国政审、其他。如在二级类目下设三级类目，如在党组织建设下设三级类目：成立党组、党支部批复、党员纳新、转正批复等。4、组件。件，即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，在实际操作中，将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列，以下文件必须作为一件排列在一起；上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等。排列时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。如会议文件，会议预备通知、通知、会议日程、领导讲话、典型经验、会议总结等多份文件，这些文件都归属于某一次会议这个事由，但不要装装订在一起，应单份文件装订，按会议日程或时间先后顺序排列。35、文件修整装订为保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装订前后对不符合归档要求的文件材料进行修整，一是对纸张尺寸不合标准、耐损残缺文件进行修裱。二是对不符合归档要求的书写材料的文件进行复制、传真件要进行复印，为避免粘连，最好采用单面复印。三是超大纸张的折叠，折叠时要注意减少折叠次数，避开图表字迹，从上往下折叠，文件页数较多的，应单张折叠，以方便利用。文件装订，即用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。《归档文件整理规则》介绍了多种装订方法，我们推荐使用不锈钢钉装订，装订时一定要选择档案推荐使用的不锈钢钉，禁止使用不符合规范的订书钉。文件采用左上角装订方法，左边、下边要整齐，如果某份文件内容特别多、纸张厚，订书机无法装订，需要用细线装订，装订方法：采用三孔两线装订，细线要将文件左边捆扎起来，以防纸张损坏。需要说的的是：中央、省驻日照单位，有专业要求的，可按规定装订。6、保管期限审查各机关要根据事先制订的文书档案保管期限表，将已分好级别的文件划分为永久、定期两类。需要注意的是：一是注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值，如果只有请示没有批复，请示就没有意义，因此划分文件材料的保存价值时要注意文件之间的联系，将密不可分和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值；二是考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值，如果与本机关主要职能活动有密切联系、起凭证作用、效益长的价值就高，反之就低。不论是上级、下级还是本机关形成的文件，主要看文件内容的重要程度、作用大小；三研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。四是要从长远考虑文件的使用价值，也就是我们说的就高不就低。7、排列归档文件。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件的排列次序的过程，排列的原则即事由原则，也就是将同一事由的相关文件排列在一起。事由可以指一件事、一次活动。例如一次请示或报告，批复收到后，就要以视为事由办理完毕，一次会议或一项活动可以视为一个事由，按事由排列文件即反映了文件之间的联系，又可以存取方便，便于检索。具体的排列方法可分为二步，第一步先将同一事由的文件按一定的顺序排列起来，可按文件形成时间先后顺序或文件重要程度排列。第二步再将不同事由的文件排列起来，可按事由形成时间先后或重要程度排列，也可按作者或承办者的级别排列，会议文件等成套文件可集中排列。需要注意的问题：一是不宜按收发文字号排列归档文件，造成一个事由分散排列；二是实行“随办随归”的单位，应确保同一归档文件排列在一起；三理注意零散文件的处理，确保归档文件的齐全完整。8、加盖填写归档章。我们统一要求归档章盖在每份归档文件的上方中间4位置，编号项目分为必备项和选择项，必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号，选择项主要是机构（问题）项。全宗号是指一个单位档案进馆后在档案馆内的代号，可暂不填写。年度是指归档文件的形成年度，采用公元纪年，用4位阿拉伯数字表示。如二○○一年表示为“2001”不能简化为“01”。保管期限分为永久、定期。件号分为室编件号和馆编件号两项，室编件号即机关档案室在归档文件分类排列后的顺序号，室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始编排。馆编件号是档案移交进馆后，按档案馆的有关规定填写的顺序号，可以不填。机构（问题）项，填写时应按分类方案，填写作为分类方案类目名称的机构或问题，如机构或问题名称太长，可使用机关内部规范的简称。需要注意的是，填写归档章时应选用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、印泥等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料填写。9、编目。《归档文件整理规则》所指编目是指编制档案文件目录，归档文件目录的项目包括件号、责任者、题名、日期、页数和备注。件号在最低一级类目中从“1”开始编写。责任者填写机关全称或规范的简称，不得填写“本局”、“本部”等不规范简称。联合发文，一般应填全，如果责任者太多，可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。填写时要求照实抄录，发文代字、年度、顺序号不能省略。题名一般照实抄录，遇到题名含义不清或不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容重新拟写标题，在新拟写标题加〔〕。日期填写用8位阿拉伯数字表示，如1999年1月17日，标注为19900117，也可用月、日回行填写，未注明日期的文件，应根据文件内容加以考证，考证的时间加〔〕。页数即一件文件的总页数，空白页不计算页数，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算，如问题的请示和批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。备注，填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等，如内容太多可在备注栏内加注“＊”字号，将具体情况填写在盒内备考表中。10、装盒。应按不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别的不能混装一盒。需要注意的两点：一是不同形成年度的归档文件不能放入同一盒内。二是不同保管期限的归档文件不能放入同一盒内。11、填写盒内备考表。用于在盒内归档文件进行必要的说明。盒内文件情况说明，对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明，整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名，以明确责任。检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期填写归档文件整理完毕的日期。12、填写档案盒封面、脊背、档案盒封面。在横线上加盖全宗名称章，使用机关全称。档案盒脊背、全宗号填写同级档案馆给定的全宗号，也可不填。年度填写盒内文件形成的年度如2000。机构（问题）填写分类方案中相应的机构（问题）5的类目名，如按机构分类可填“办公室”、“业务处”等，按问题分类可填“行政类”、“业务类”等，不按机构“问题”分类的可不填。起止件号填写盒内归档文件排列最前的和最后的件号，件号间用“—”连接。如“1—25”。馆编件号待档案移交档案馆后填写，盒号可一年一断号，也可以以4位数为限，几年一断号。13、上架。前几步工作完成后，就可以将档案移放档案室保管，上架排列时应注意不要将不同保管期限的归档文件排列在一起，每种保管期限排列后应留有一定空间，以方便上年度档案上架。