文件编制管理标准

河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件题目文件编制管理标准编码JHY/MS01003-00共5页第1页制定审核批准制定日期年月日审核日期年月日批准日期年月日颁发部门行政部颁发数量份生效日期年月日分发单位总经理副总经理各部门一、目的：制定本公司管理体系文件的编制规定，规范本公司管理体系文件的编写格式及文件的制定（修改）、审核、批准、印制程序。二、适用范围：适用于公司所有管理体系文件的制定（修改）、审核、批准和印制的全过程。三、责任者：公司全体员工。四、内容：1、标准类文件编写格式1.1每一份文件的首页格式如下：河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件题目编码JHY/XXXXXXX-XX共页第页制定审核批准制定日期年月日审核日期年月日批准日期年月日颁发部门颁发数量份生效日期年月日分发单位一、目的：二、适用范围：三、责任者：四、内容：1.2每一份文件首页之后的每页文头格式如下：河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件题目XXXXXXXXXXXX编码JHY/XXXXXXX-XX共页第页1.3文件标准格式说明：1.3.1题目栏填写文件的正式名称。1.3.2行政部将文件统一按《文件编码管理标准》编码。1.3.3本文件的总页数填写在“共页”栏，本页的页数填写在“第页”栏。河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件题目文件编制管理标准编码JHY/MS01003-00共5页第2页1.3.4目的：简要说明制定本文件的目的是什么。1.3.5适用范围：本文件适用于哪些范围和应用领域，必要时还应说明不适用的范围和应用领域。1.3.6责任者：哪些部门、岗位或人员对贯彻执行本文件负有责任。1.3.7从第四项起开始写内容。1.3.8产品生产工艺规程、验证方案、HACCP计划等文件不受以上格式的制约，另行规定如下：产品生产工艺规程、验证方案、HACCP计划等要求有封面、目录，除封面外每页页面底端中心处设置五号阿拉伯数字页码。2、记录格式：XXXXXXXXXXXXX（记录名称）JHY/RDXXXXX-XXNO.2.1公司对外记录要在记录名称前或上部加公司名称。2.2公司记录一般应采用以上格式，特殊情况可另行设计格式。3、文件排版格式要求：3.1公司所有文件除记录外文字排版要求：3.1.1页面设置：采用A4打印纸，左装订样式；左边距25mm,右边距25mm，上边距35mm，下边距20mm；页脚0mm，页眉18mm，页眉内容为以上格式中要求的内容。3.1.2段落设置：行间距1.5倍；首行缩进：2字符或8mm。3.1.3字体设置：全文采用小四号宋体字，但图表字号可根据实际设计需要设置；字间距：标准。所有页眉内容采用五号宋体字，字形：倾斜。3.2公司所有记录类文件排版要求：3.2.1页面设置：可以根据需要设置适宜的纸张规格；一般采用左装订样式，参考左边距25mm,右边距25mm，上边距20mm，下边距20mm；如果上装顶则参考尺寸为左边距20mm,右边距20mm，上边距30mm，下边距20mm。3.2.2段落设置：行间距1.5倍；首行缩进：2字符或8mm。河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件题目文件编制管理标准编码JHY/MS01003-00共5页第3页3.2.3字体设置：全文采用宋体字，字号可根据实际设计需要设置；字间距：标准。3.3以上格式为一般要求，如果文件有特殊需要可自行设置排版。同类记录尽量采用相同字号，记录印制前要求职能部门设计记录实样（包括字号、纸张规格、排版要求等具体内容）并注明要求，或者书面说明设计要求经部门负责人审核，主管领导批准后制作。4、文件的编制、审核、批准程序：4．1编制程序：4．1.1本职能部门的标准及记录类文件一般由本职能部门指定符合条件的人员编制；4．1.2跨职能部门的标准文件由主管经理指定符合条件的人员编制；4．1.3在重大策划期间可由总经理指定符合条件的人员或小组编制文件。4．1.4编制人员根据相关法律、法规、法定标准、行业管理文件以及本公司的规定和要求编制标准文件。必要时编制起草说明，详细说明有关内容的依据、内容的解释和其他未尽事宜等。4．2审核程序：本部门内的标准文件草案和起草说明由本部门领导审核，跨职能部门的标准文件草案和起草说明由负责起草的部门领导审核，工艺规程和岗位操作法由质量管理部审核。4．3批准程序：4．3.1本职能部门的文件由本部门负责人审核，主管经理批准。4．3.2跨职能部门的文件由编制部门负责人审核，总经理批准。5、文件在审核和批准的任一环节提出修订意见，均需返回原编制部门，原编制部门负责文件的修订和改进，文件修改完毕按“四”程序重新传递，直到经过审批，经过审批的文件定稿送行政部进入印制阶段，如果文件在初审、审核和批准的任一环节中意见分歧较大，总经理负责协调和裁定。6、文件编制、审核、审核和批准流程图：编制审核批准印制河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件题目文件编制管理标准编码JHY/MS01003-00共5页第4页7、文件印制程序：7．1文件印制指令：编制部门根据文件的要求和定向，在定稿文件上注明分发部门、份数（一定要保证使用岗位分发份数满足需求）及发放时限，经主管经理签署发放意见后送行政部。7．2文件备案：行政部文件管理员按《文件编码规定》给予编码，并录入《河北冀衡（集团）药业有限公司文件总目录》，送打字室打印。7．3文件打印：文印干事按公司文件各项管理规定格式打印文稿清样，采用纸的正反面打印,但每个文件要采用纸的正面开始打印,通知文件编制部门校对文件内容，文件管理员审查文件格式及编码，通过校对和审查后打印正本文件一份返还文件编制部门，编制部门接到文件正本后组织本文件编制人、审核人、批准人签字（或章）并注名日期，要求字迹工整、得体，均用黑色钢笔填写或黑色印油签章，其中文件编制人可以打印，签字完毕送回打字室。7．4文件复制：文印干事按照文件印制指令复制足量的份数，要求复印件应工整、干净，字迹清晰。复制完毕连同正本一并交文件管理员。7．5文件装订：文件复制完毕，文件管理员核对数量无误后，在每份文件（记录除外）后附加一张空白《文件变更记录》，然后左装订。如文件变更则在《文件变更记录》上如实记录。7．6文件受控:文件管理员按照文件印制指令，在每份文件首页页眉右上侧齐线空白处，并排加盖公司红色“受控”章及部门受控号，同时A4纸打印《文件发放记录》和《外来文件发放记录》，要求除签收人及签收日期外，其他内容尽量打印，准备发放。8、文件的修订和变更:8．1文件修订：8．1.1行政部负责每半年定期组织评审管理体系文件，如遇以下情况必须及时组织修订。8．1.1.1法定标准、法规或其他依据文件更改，更新版本，使标准有改变；8．1.1.2新设备、新工艺或采用新的设施；8．1.1.3原辅料厂家的变更，使生产工艺变更；8．1.1.4公司职能部门重大变更调整；8．1.1.5其他原因引起的重大变更。8.2需要修订的文件，行政部通知原编写部门按本程序要求进行修订，审核、批准。河北冀衡（集团）药业有限公司管理体系文件题目文件编制管理标准编码JHY/MS01003-00共5页第5页8.2.1文件变更：文件一旦制订，未经批准不得随意更改。如确需变更，则必须遵循以下程序：8.2.1.1文件的使用及管理人员应填写《文件修改申请、审批表》，说明文件变更理由，送交原文件的部门负责人，负责人评价变更可行性签署意见后，把《文件修改申请、审批表》送行政部备案。8.2.1.2编制部门按《文件编制管理标准》的要求变更文件，文件更改时，以换页更改为主，更改页标题栏内容要做相应更改。8.2.1.3行政部及时将文件变更情况记录在《文件变更记录》上，并在《文件修改申请、审批表》上记录变更实施情况，以便跟踪检查。8.2.1.4文件变更完毕，行政部负责按原《文件发放记录》或《外来文件发放记录》范围逐一更改，并指导文件使用部门在原文件的《文件变更记录》上作记录，变更时以换页更改为主，同时收回更改原页。8.2.2文件的管理应持续改进，其改进的方向一是“简化”，即简化工作流程，减少中间环节。二是“无纸化”