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1持续改进之二如何更加有效地开展管理评审管理评审是企业最高管理者亲自主持、实施的一项自我诊断活动。按照国际标准规定，凡是建立管理体系的企业，必须进行内审和管理评审。这是体系管理与传统管理的重要区别，也是企业实施现代管理思想的具体措施。但有些企业领导对管理评审的认识存在误区，评审效果并不理想。笔者对此发表看法，渴望引起广大获证组织更加的积极的思考。一、获证企业管理评审存在的问题根据我中心的审核实践，获证组织管理评审存在的问题大体可以概括为以下四方面：1.概念不清，管理评审走过场把管理评审当成研究管理工作的一般会议，或借助调度会、厂务会、总经理会等机会，一并研究管理体系的运行问题，然后令人编写管理评审资料，以应付审核认证。导致这种做法的原因，是企业领导没有弄清管评的真正含义，混淆了评审活动与研究工作的概念。2.内容不对，管理评审流于形式把管理评审当成内审活动的总结，企业最高管理者先听取内审组长汇报，而后由内审组长根据领导要求，编制管理评审的全部资料。或者把管理评审与内审的末次会议合二为一，在内审末次会议上完成管理评审的全部工作。导致这种做法的原因，是企业领导没有搞清内审和管理评审的区别，认为两者是从不同层面检查管理体系的运行情况，无需重2复进行。3.策划不当，管理评审达不到预期效果标准只规定“最高管理者应按策划的时间间隔评审管理体系”，并没有规定具体的时间和频次。有些企业先做管理评审，再安排内审活动，管理评审与近期内审情况脱钩，评审内容匮乏，无法触及实质性问题，最终达不到预期效果。导致这种做法的原因，是评审时机不佳，评审信息（输入）不充分。4.力度不够，管理评审与实际工作脱节管理评审的结果（输出）应该是与持续改进有关的重大行政决策，包括资源保证的决定。不少企业虽然能执行管理评审程序，但因害怕对认证审核带来不利影响，不能实事求地做出评审结论，或出现“议而不决，决而不做”的倾向。久而久之，说一套、做一套，评审工作与实际工作脱节。导致这种做法的原因，是领导决策不力，评审结论不可行，或在执行中走样。二、正确认识管理评审作用管理评审不是一般地工作检查，而是企业对管理体系实施自我监督、自我保证的有效手段。以质量管理体系为例，获证企业不仅对产品质量把关（8.2.4产品的监视和测量），对工作质量把关（8.2.3过程的监视和测量），而且还要检查管理体系的运行情况（8.2.2内部审核），检验管理体系的运行效果（8.2.1顾客满意）。而管理评审是站在更高的层次，客观地评价以上这些监视和测量的结果，并从全局的角度做出3决策，抓住关键部位，整改薄弱环节，落实持续改进。由此出发，管理评审的主要作用，在于持续地保证管理体系的适宜性、充分性和有效性：1.适宜性适宜性要求企业所建立的管理体系必须适合自己的实际情况，不仅能与与日常的经营管理平稳接口，而且要体现自己的管理特点。只有这样，才能制定出有效的方针目标，并通过组织实施取得相应的管理绩效。当企业的规模、体制、产品、市场、设备、人员、作业等内外环境发生变化时，要及时调整自己的管理体系，使各项管理适应新的内外环境。当企业通过管理体系运行，完成既定的方针目标时，要通过总结分析监视测量的结果，把成功的经验纳入管理规范，对遗留的问题实施改进措施，从而促进管理的良性、增量循环。提高管理体系的适宜性，把管理体系的运行自然融入企业日常管理工作，有利于健全企业的自我完善机制，纠正管理的“两层皮”现象，从整体上提高企业的管理水平。2.充分性充分性要求企业建立的管理体系不仅要覆盖认证范围内的全部活动，而且要确保这些活动过程处于受控状态，从而体现体系的完善程度。企业通过管理评审，判断管理体系结构是否合理，过程识别是否全面，管理程序是否健全，资源保证是否充足，是否具控制要求的能力。获证企业须不断提高发现问题和解决问题的能力，以确保管理体系4充分性。以质量管理体系为例，首先要确保过程识别充分，其次要明确每个过程管理责任、规定适宜的控制方法、提供相应的资源保证、监视应达到的控制效果。最后以合理的流程或结构，将所有过程连接起来，形成更加科学的管理体系。3.有效性有效性要求企业通过管理体系的运行，完成所设定的方针目标，实现满足顾客（相关方）要求的承诺、守法承诺和持续改进的承诺。质量管理体系评审，要收集顾客反馈的信息，并通过产品利润率、市场占有率的提高、质量成本等硬性指标的变化，佐证管理体系的有效性。环境管理体系评审，要收集外部相关方反馈的信息，并通过环境绩效的检查情况，佐证管理体系的有效性。职业健康安全管理体系评审前，要收集员工反馈的信息，通过安全防范和管理绩效的具体情况，佐证管理体系的有效性。有效性是管理评审关注的重点，也是建立管理体系的根本目的。企业的最高管理者，即使不搞管理评审，也能领悟到管理体系是否有效。而管理评审的真正作用，在于针对这三方面的存在的不足，做出重要决策，并通过管理决策的落实，完善自己的管理体系。三、妥善处理管理评审中的各种关系1.与内审活动的关系从PDCA循环角度看，内审属于检查阶段（C），是站在客观角度，系统地检查企业建立的管理体系，是否按照自己文件规定的要求正常运5行。而管理评审属于总结阶段（A），要把成功的经验规范化，并对遗留问题策划新的解决方案，以衔接下一轮循环的计划（P）,是承上启下的关键环节。内审通过纠正/预防措施，关闭管理体系运行中的不合格或潜在不合格，但解决不了管理体系本身出现的问题。当企业管理体系规定出现问题（或不合理），或所采取的纠正/预防措施因资源供给不足无法实施的时候，只能通过管理评审解决。项目内部审核管理评审目的评价体系运行的符合性和有效性评价管理体系的适应性、充分性和有效性依据体系文件／管理标准／适用的法律法规等受益者的期望、体系审核的结果结果采取纠正／预防措施，确保体系正常运行提供资源保证，改进管理体系，促进整体优化执行由有资格的内审员组成的审核组企业的最高管理者方式现场审核会议评审2.与日常工作的关系从PDCA循环角度看，管理体系的日常运行属于执行阶段（D），通常由一个管理推进部门（如质管办、贯标办等）归口负责。该管理部门的工作，源于本循环周期的策划（P），并通过本周期的内审进行系统检查(C),通过管理评审的总结提高、促进持续改进（D）。按目前一般实践，该部门不但要管理体系文件、记录，组织内审活动，而且要协助管理者代表，为管理评审全过程提供技术支持。归口部门应该主动配合管理评审工作，确保管理评审输入全面、准确。最高管理者要通过归口部门掌握日常工作情况，并通过管理评审改进关键部位和薄弱环节的管6理，循序渐进地提高管理水平。3.各管理体系之间的关系按照国际管理标准，环境、职业健康安全两个管理体系的4.6《管理评审》与质量管理体系5.6《管理评审》完全兼容，这样，无论手册是否将各管理体系综合在一起，都可以统一安排管理评审活动。但应该注意的是各体系的输入信息要准确、全面，输出信息也要包括每个管理体系的内容。四、探讨管理评审的方法正常情况下，企业应每年进行一次管理评审，笔者认为，最好安排内审之后，并与上半年或年终总结结合起来进行。当企业组织机构、产品结构、资源供应、市场布局等发生重大变化，或体系运行发生重大事故，需要调整管理体系时，应增加一次管理评审，以便做出重大决策。1.制定评审计划，确定评审输入管理评审活动前，由管代或归口部门，根据最高管理者的意图、制定管理评审计划，说明评审时间、地点、目的、范围、方式及评审的具体要求，管理评审计划经最高管理者（修订）签发后，提前下发到相关部门（人员）。参加部门（人员）应按要求做好准备，提供评审输入信息。管代或归口部门按照管理状况、需要关注问题、改进建议分类，并汇总成书面材料，作为正式的管理评审输入。2.进行管理评审，做出改进决议管理评审由企业最高管理者主持，一般采取会议的形式。评审应结7合输入信息，实事求是地评价管理体系的有效性，找出不适宜的问题和不充分的原因，并针对关键问题展开充分的讨论，为企业最高管理者提供决策支持。最高管理者提出出明确的改进要求，并提供资源保证。3.确定改进输出，编制评审报告管代或归口部门根据领导决策和会议情况，编制管理评审报告，评审报告应包括评审目的、评审日期、评审内容、评审结论、参评人员和实施整改措施的具体要求和完成期限。经最高管理者（修改）签发后，发放到相关部门（人员），并监督责任部门制定相关措施，予以落实。4.验证改进效果，总结管理经验下次管理评审前，要按这次评审报告中的要求检查、验证整改措施落实情况和效果，在总结经验的同时，归纳出不足，并把遗留问题纳入下一次管理评审的输入。综上，管理评审应该是组织的最高管理者，从高视角、高层次对管理体系进行的全面诊断活动，它不仅为企业各职能部门提供了开启慧、更新观念、进行沟通交流的“平台”，而且为企业最高管理者整合管理资源，实施重大整改提供了的重要决策支持。定期开展管理评审，有利于从根本上消除贯标工作的“两张皮”现象，促进管理的良性循环，推动企业的管理创新，在提高企业竞争力和公信力上发挥重要作用。