新企业档案工作规范实施标准必须考核的内容

1企业档案工作规范实施标准必须考核的内容考核主体评价内容规范要求评分细则备注一、企业档案工作组织（25）(一)企业档案管理体系建设10分1.企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定专门负责档案工作的机构，大型企业设立档案馆。(5+1)加分项按照科学的档案理论、观点和档案法规要求指导档案工作，科学定位、定编、定权限，明确档案机构的管理与服务双重职责；机构具备对文件档案形成质量监管考核、保障档案实体与信息安全、有效提供档案信息服务的功能。查阅成立档案机构的研究记录、档案机构职能及功能要求、定岗定编及人员配备要求、成立档案机构的相关文件。企业档案管理系统要成为企业各种载体有保存价值信息的储备系统、领导科学决策的情报系统、维护企业和职工合法利益的司法凭证系统、反映历史真实面貌的再现系统、进行科技成果研究的资料系统、提升企业各项管理水平的工具系统、推动企业信息化进程的资源系统。设立独立档案机构，系统功能符合上述要求的5加1分；采用企业档案工作管理与服务双向考核管理，并有一定效果的得5分；明确档案工作管理部门职权开始履行档案管理职能的得4分；档案管理职能履行有一定局限性的得2分；档案部门仅承担企业文书档案管理职能的得1分。档案机构不具备档案管理职能的，此项不合格。2.档案工作管理网络建设(5+1)加分项分管领导具备广博知识，能够适应档案工作科学发展，强化企业知识管理对领导的新要求(2分)一把手直接分管档案工作加1分查阅领导任命、分工文件和会议记录;评价师考察分管领导应了解的内容：1.询问领导对档案工作在企业发展中的作用及档案部门在履行职能的情况。2.如何实现档案管理与服务双重功能，领导给予了哪些保障条件，采取了哪些措施。3.作为分管档案工作的领导，在新形势下对档案管理系统有何要求，如何进一步加强和提升档案管理与服务水平，强化企业知识管理，为企业各级领2该项最后得分需要看档案资源建设情况，如果档案归档不到位，则分数打折。导科学决策出谋划策。4.在部门负责人不移交档案或移交文件质量不高时，采取何种措施,妥善处理好此类事情。5.当发生自然灾害或意外事件时,如何按照突发事件预案抢救档案。可以设立提问库，分几种方案，确保测评分管领导的科学性。明确分管领导得0.5分，基本答对一个问题得0.5分。确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人（1分）1.各业务岗位责任内容中有明确的档案工作要求，执行有效果的得0.5分。2.负责人是否认真落实部门立卷、归档文件审查签字和档案内在质量终身负责的制度要求。有效果的得0.5分。确定档案部门负责人。档案部门配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员。各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。（2分）1.档案部门负责人要具备企业中层干部工作能力的得0.5分。2.专职档案人员要适应企业发展对档案工作的要求，对下属公司具有业务监督指导任务的企业，应设立业务监督指导和保管服务2个岗位；（人员配置参考标准为1万件档案以内配1名专职人员，每增加1万件档案，增配1名专职档案人员，如果达不到该标准的，可以按每页0.5元拨付文档数字化加工整理费用，作为外包专项资金）得1分。3.各部门、项目配备专兼职档案人员能承担本部门、项目档案工作基本任务的得0.5分。（二）档案集中统一管理3.达到三统一一控制的效果。5分明确档案管理部门是企业档案工作的主管部门，企业档案工作要达到统一领导、统一制明确企业档案部门是企业各类载体文件、台账、原始记录形成、运转、归档、鉴定、保管、、统计、利用等业务工作的主管部门，得1分。在各部门制定制度过程中，凡涉及企业有保存价值信息的形成、运转、归档等管理制度和工作流程的，即管理文件、台账、原始记录规范要求，必须38分度、统一管理和达到有效控制档案信息形成与服务质量的效果。经档案部门会审同意，方能实施，有效果的得2分。通过建立横向到边、纵向到底的档案网络组织体系，有效控制企业所有有保存价值的各类信息，对暂时不能集中总部档案库房的保管期限较短的档案，也必须对档案数量统计、目录进行集中，并采取多种管理措施，对基层保存档案的质量和安全进行有效的控制，得2分。4.本级企业各种门类、各种载体的档案信息实体实现了集中统一管理。3分实现企业全部档案信息的集中统一管理，各类档案实体由档案部门集中管理。具备安全条件的职工个人档案和会计档案可根据规定在职能部门定期（会计档案仅存近2年的）保存。根据企业网站、大事记、组织沿革、固定资产账、资金总账，对照档案目录，检查企业产品、科研、基建、设备、重大活动和职能部门档案文件是否集中归入档案库房，发现一项漏归，扣1分，扣完为止。（三）企业管理与档案工作融合度7分5.企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，将档案工作纳入企业发展规划（同时检查企业信息化发展规划）、工作计划与预算、工作程序和考核责任体系，为档案工作持续发展提供保障。（3+1）加分项查看“四纳入”情况的融合度、衔接性如何，执行过程中操作性是否可行。查看企业中长发展规划、信息化发展规划等文件，根据规划要求检查落实过程中的档案文件。计0.5分。企业中长期发展规划中包括档案工作的发展规划，或专门制定了档案工作发展规划，并按照规划要求有序开展工作的。计0.5分。把档案管理要求纳入岗位职责和工作流程的，并有效果的计0.5分。例如外出开会、出差、开展专题活动的，必须经档案部门登记文件程序后，方能进入领导签批程序；人员离岗必须经档案部门经文件归档和借阅档案资料是否归还审计后，才能办理调动手续；申报获奖成果必须得到档案部门归档认可后，进入上报程序。把档案工作质量纳入企业考核体系中，并有年度或专项归档质量考核记录。计0.5分。把档案工作业务经费纳入企业年度预决算文件，并符合企业档案发展要求的（培训、整理、编目、利用、开发馆藏文件等业务费用，最低每件2.5元）。4计0.5分；经费每年增长超过物价上涨指数的，计0.5分；有档案数字化专项经费的（每页0.5元以上）加1分。6.企业档案工作与业务管理有机融为一体，实现管理“四同步”。（3分）查看“四同步”情况的融合度、衔接性如何；执行过程中操作性是否可行。根据企业网站、大事记和财务总账，掌握企业重大经营事件，随机抽查重大活动、重点项目、科研成果、关键设备等文件、查看工作计划、总结、重要合同、考核验收、评先创优、总结报告等原始记录和文件，发现一处违规扣0.5分。7.企业档案工作与业务管理有机融为一体，实现管理“四参加”。（2分）查看“四参加”情况的融合度、衔接性如何；执行过程中操作性是否可行。此项检查，重点在于根据企业情况，随机抽查重大会议文件、科技成果鉴定文件、设备开箱记录、基建工程验收文件，发现一处违规扣0.5分。同时，征求第二检查小组关于档案业务归档质量情况，综合分析后，确定此项是否合格。二、档案工作制度建设（10）（一）工作规章(3)8.按照企业档案工作规范要求，明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中提出相应的文件收集、整理和归档要求。（1）查看企业在制定有关规章、标准和制度中形成的档案文件，如何提出相应的文件收集、整理和归档要求，并与其他专业制度进行科学的衔接，发现要求有矛盾地方，如何有效解决。检查企业制度建设过程中的严谨性和可行性，避免临时突击制度，如果大规模制度修订任务已经完成，可以根据制度完善程序，对档案工作要求通过制度建设领导小组或企业下文，将补充内容落实到位。检查方法是对有关职能部门、关键岗位进行询问和调查，根据调查结果，不合格扣1分。59.建立了责任追究制度，并落实到位。（1）依据企业档案工作规范要求，有违规行为，提出责任追究和处罚措施。查看档案工作制度，制定了责任追究制度，查阅档案工作质量考核记录，并经调查企业管理和人力资源管理部门处理结果，如效果不佳扣1分。同时，征求第二检查小组关于档案业务归档质量情况，综合分析后，确定此项是否合格。10.制定了档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施和应急预案。（1）企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。应急预案进行定期演练。查看档案工作制度，制定了档案管理应急预案且内容全面，演练是否有记录和图片。应急预案制订合理、操作性强，演练达到预期目标计0.5分。检查小组成员在档案库房、阅览室或计算机机房提出意外事件时，在场人员能否正确按照预案要求口述抢救过程，符合要求计0.5分。例如，机房或库房内空调起火等，如何抢救档案并采取正确的灭火措施；或有人意图用汽油烧毁库房中的档案，如何正确采取应对措施。（二）管理制度（3）11.制定了档案保管制度、鉴定销毁制度、档案统计制度、利用开发制度、保密制度、档案保护管理制度。（1）制定了本企业各门类、各种载体档案保管等各项档案进馆后的管理制度，明确特殊载体档案保管方式、档案清查办法、对受损档案的处置办法、档案出入库等各项馆内管理要求。查看档案工作制度，重点检查制度的合理性、可行性和执行力，每项制度执行过程中形成的原始凭证是否到位，杜绝责任相互扯皮现象，按照企业档案工作规范要求，重点抽查库房管理制度落实情况（温湿度控制记录和操作记录、借阅保密档案手续是否完备，核心机密文件调卷过程是否实现双人双锁，密级划控鉴定是否程序完备手续齐全，统计数据是否准确等）发现一处制度执行过程中有漏洞扣0.2分。12.制定了本企业电子档案管制度对企业各信息系统中形成的和零散形查看档案工作制度，按企业现有信息系统情况，对企业各信息系统中形成的和零散形成的电子文件的归档范围、归档程序、电子档案的收集、鉴定、6理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。（1）成的电子文件的归档范围、归档程序、电子档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、利用、长期真实性保障等提出要求。整理、保管、统计、利用、长期真实性保障等提出要求计05分，如已实施信息系统电子文件未纳入归档制度，每缺一项扣0.2分，各管理环节内容缺失或操作性不强的扣0.5分。13.制定了本企业档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统的管理员、操作员、检索利用人员等的权限、职责、操作规范等要求。（1）制度明确了档案管理系统的管理员、操作员、检索利用人员等的权限、职责、操作规范等要求。查看档案工作制度，制度明确了档案管理系统的管理员、操作员、检索利用人员等的权限、职责、操作规范等要求计0.5分，在制度执行过程中，发现有一处缺陷的扣0.2分，内容有缺失或操作性不强的扣0.5分。（三）业务规范（4）14.制定了文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求。（1）规范明确了文件立卷与档案整理原理、整理方法、档号编制要求和档案装具要求。查看有关规范，规范明确了文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求得0.5分，在制度执行过程中，一处缺陷的扣0.2分，缺少档案类型或内容缺失扣0.5分。15.制定了规范应明确分类依查看有关规范，规范应明确分类依据、类别标识、类目范围，分类标准7本企业档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围（1）据、类别标识、类目范围，分类标准统一，类目间不交叉统一，类目间不交叉0.4分，在制度执行过程中，发现有一处缺陷的扣0.2分，如缺少档案类型或内容缺失的扣0.5分。16.特殊载体档案的管理规范。规范应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。（2）规范应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件查看有关规范，规范应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件得0.5分，在制度执行过程中，发现有一处缺陷的扣0.2分，如缺少档案类型或内容缺失，扣0.5分。三、档案业务工作（30）创建规范企业先进单位重点落实在档案资源建设方面，按照企业档案工作规范等标准要求，通过抽查十大类关键环节的档案，每类10卷左右，不少于100卷。检测十大指标体系，就能发现企业档案业务整体质量状况，不需要按照标准逐项检查