新常态档案管理工作分析

新常态档案管理工作分析一、档案管理工作面临的现状一是档案管理工作的重视程度有所提高。随着现代计算机技术的应用与完善，以及信息的便捷传递，各单位与部门的领导已认识到档案管理工作的重要性。不仅在硬件的配置上而且在软件的提升上都给予了充分的重视，同时对资源和专业人才的配备都给予了相对的倾斜。这给档案管理工作的改进创造了必要的条件。二是档案管理所需的现代化设备相对齐全。电脑、打印机、扫描仪、专业管理软件、多功能保管柜（架）以及监控设备等基本能正常配备。“巧妇难为无米之炊”，有了必要的设备，就为档案管理的新常态提供了保障。比如，进行电子档案的数据化录入，纸质档案存储区域安装各种摄像头等监控设备，确保了档案核心机密的安全性。三是档案管理的信息化建设水平有了提升。无论是机关、事业单位还是企业都在向无纸化办公迈进，档案管理工作也随着开始了信息化和数字化。各种档案资料都通过统一的数据库进行录入和管理，方便调阅和查询，使数据分析更准确和便利。有些单位开始将档案管理系统和办公系统以及网络服务系统进行有效整合，从而提升了档案管理的便捷性和高效性。四是有些人对档案管理信息化认识不到位。档案管理信息化作为一种新的档案管理手段，在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有一定的差异。在从传统的纸质档案管理向电子信息化管理转换过程中，一些人不能与时俱进改变认识，认为纸质储存才是档案，电脑储存失去了档案的原始意义；另外，档案管理搞信息化建设需要设备资金投入，录入也会浪费大量时间和精力。这些不到位的认识会影响到信息化的进程。二、新常态下完善档案管理工作的有效举措1．提高对档案管理工作重要性的认识。档案管理工作小到与我们每个人的工作和生活息息相关，大到关系国家方针、政策的制定和调整。档案管理的信息化和数字化，可以对庞大的数据群体进行迅速分析，从而得出最科学的结果，应用到国家的各项建设事业中去。所以，只有全社会都重视档案管理的新常态化建设，我们的档案管理工作才能有实质性、突破性的跨越。利用电子计算机以及专业档案管理软件，可以有效提高档案管理工作的效率，减轻档案管理工作人员的劳动强度，在进行档案管理的过程中，避免文档的存积。档案管理信息化可以方便对文档的补漏，档案管理人员仅仅需要对档案进行归档，在计算机上对相关信息进行检索，就可以方便地找出档案管理中的问题，及时补漏。档案的信息化管理可以有效实现信息的开放性及共享性，提高工作的效率。2．加大档案管理工作的投入保障力度。在档案管理工作中，人才、资金、技术、培训等多方面的投入必不可少，没有专业性人才，信息化工作就无从谈起。而缺少资金的保障，就无法采购新设备、新技术。没有信息化所需的技术，工作就会盲目，无从适应数字化需要。如果没有培训保障，档案人员就不能更好地接受新知识、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素为主导，调动人的积极性尤为重要，所以工作中的激励机制同样是做好档案管理工作的有力保障。我们各级单位和部门，特别是各级领导要对档案管理工作给予充分的重视与支持，尤其是人才的选拔和培养，档案存储场地和管理设备的配置等。3．完善档案信息化管理体系尤其重要。开展各项工作都需要有一整套体系，保证所开展的工作完整、规范、良好地运作。建立完善的档案信息化管理体系是开展档案管理各项工作的基础。一是要建立完善的质量标准体系。对档案信息化管理的工作标准及目标要求进行明确的规定，以保障档案信息化管理能够有方向性的指导和必要的约束。二是要建立完善的开发利用体系。对档案资料的存储及信息咨询服务等一系列流程进行有效规范，开发有效的信息技术及检索工具。三是要建立规范运作的制度保障体系。要确保工作规范有序开展，提高信息化管理的技术水平，从而在有效实现信息化管理的基础上实现档案的科学化管理。作者：付淑芬单位：东辽县卫生和计划生育局