新形势下高校低值易耗品管理模式的探索

新形势下高校低值易耗品管理模式的探索——河南省高校财务工作会议经验交流材料某某大学2016年3月9日近年来，随着经济的发展，国家对高等教育科研经费的投入力度越来越大，财政部、科技部、教育部针对科研经费的使用管理出台了一系列的文件规定，提出了更加详尽的管理内容，要求各高校进一步加强和规范国家科研经费管理，提高资金使用效益，确保教学、科研工作协调、健康、可持续发展。在此新形势下，高校各类科研经费的使用日趋规范化、制度化，而低值易耗品作为高校教学、科研经费的一项重要支出内容，目前仍存在制度缺失、管理不到位、管理手段欠缺、经费使用混乱等一系列问题。如何在新形势下加强低值易耗品的采购管理，是我们高校目前面临的一项重要工作内容。一、目前高校低值易耗品管理特点按照教育部和财政部1984年颁布的《高等学校材料及低值品、易耗品管理办法》规定：材料是指金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等；低值品是指不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备，如：低值仪器仪表、工具量具、科教器具等；易耗品是指玻璃器皿、元件、零配件等。2012年新的《高等学校财务制度》颁布并执行，将固定资产一般设备单位价值在500元以上提高到1000元以上、专用设备单位价值由原来的在800元以上提高到1500元以上，且使用年限在1年以上。提高了固定资产的单位价值后，低值易耗品的内容更丰富、范围更广泛、种类更多样，给管理工作提出了更新、更高的要求。二、当前高校低值易耗品管理存在的主要问题（一）界定不清，分类不明。目前我国高校低值易耗品分类目录不完善，没有统一的分类标准。是否进行分类和如何分类，这对实际管理工作产生了一定的困扰，形成高校对低值易耗品管理的多样化、信息的差异化。（二）制度缺失，监管不力。目前规范高等院校低值易耗品管理的指导性文件仍是1984年教育部和财政部颁布的《高等学校材料及低值品、易耗品管理办法》，各高校按照此文件制订的管理办法只做了一般性规定，并没有具体实施细则，没有形成清晰、明确、规范的管理模式，在管理过程中存在着非标准化作业现象。由于内部控制制度的不健全，缺乏相应的监管，极易产生管理漏洞甚至空白。（三）多头采购，浪费严重。目前高校为了简化低值易耗品采购管理手续，普遍存在“谁使用、谁采购、谁保管”的现象，形成“无记账、无仓库、无保管”三无管理实际。这种多头采购的管理模式存在以下弊端：1、缺少统筹管理，不能通过公开招标来采购，丧失了规模优势，增加了采购成本和损耗，降低了资金的使用效率；2、对于已购买的低值易耗品的使用价值和使用率无人问津，存在已采购的低值易耗品几年未开箱未使用就已过期报废的现象；3、多头采购带来的分散保管，致使账目不清、院系割据、互不流通，同时增加了保管成本，增加了安全隐患。（四）管理缺失，滋生腐败。1、低值易耗品大额采购存在不经招标、化整为零现象，采购后直接进行财务报账，不办理入库手续，会计与资产管理部门未建立低值易耗品账目，形成有实无账、无人监管的状态；2、许多低值易耗品购置后管理缺失，成为公物私用和私送私卖的重要物品，滋生了腐败行为；3、财务部门无法通过报销单据对低值易耗品采购的真实性进行有效鉴别，虚假交易成为可能，套取、挪用、侵占教学科研经费的现象时有发生。（五）手段单一，保障乏力。高校低值易耗品需求量大、品种多、型号杂、范围广，且要求采购周期短、供应效率高，需要更加科学、有效的管理手段与之相适应。目前，大多数高等院校一直采用最基本的人工管理模式，很难适应新形势下高校教学、科研对低值易耗品管理工作的要求，形成了低值易耗品管理工作的瓶颈。三、某某大学对低值易耗品管理的探索高校在低值易耗品管理上的漏洞在某某大学的低值易耗品管理中同样存在，为加强低值易耗品管理工作，堵塞漏洞、防范风险、提高资金使用效率，某某大学近年来进行了一些探索，通过逐步完善、规范，取得了一些实效。（一）逐步从分散采购到集中供应2009年，某某大学下发了《某某大学关于部分低值易耗品集中统一管理实施意见》（校政[2009]39号），《实施意见》明确提出了对低值易耗品实行统一管理的要求，定义了集中统一管理的低值易耗品类目，并详细规范了实行统一管理后各单位购置、使用的办理程序。主要思想就是实现“四个统一”：统一管理、统一采购、统一供应、统一结算。集中管理的低值易耗品范围包括化学试剂类（包括无机试剂、有机溶剂。易燃品、易制毒化学品、剧毒品和麻醉品存放东校区）、生物试剂类、玻璃仪器类、医疗器械类、小型仪器设备、卫生保洁用品以及与上述物品配套使用的其它实验耗材等。2010年，国资处根据《实施意见》，成立了低值易耗品管理办公室，对原来分散状态的低值易耗品采购进行了初步整合，由国资处进行集中采购；2012年，国资处在此基础上成立了技术物资供应科，进一步明确了低值易耗品统一管理的职责。2010年到2014年，技术物资供应科从零起步，供应量增加到了200余万元，用户达到了300多个，涵盖了全校13个院系的教学实验和将近300个科研用户，有效避免了分散供应模式下的一些供应弊端和风险隐患。（二）逐步从实物管理到平台管理2015年下半年，我们建立了“某某大学技术物资供应管理平台”，实现了师生、供应商、国资处三方互联，使低值易耗品的供应从传统的实物供应变成了平台采购，国资处技术物资供应科的职责由物资供应转变为过程监管。资格供应商通过平台对师生的需求更加了解，在平台上发布的商品信息更贴近师生需求，切实提高了国资处的服务保障能力；同时，采用平台采购的管理模式，使得实物账务管理更加简捷，统计、报告、分析工作更易进行，出现质量问题更易追责，提高了工作效率，提升了我校低值易耗品的管理水平。2015年下半年管理平台上线后，供应品种由上半年的2700多种增加到了11000多种，供应量比上半年翻了一番，全年达到了近400余万元。（三）逐步从“保管员”到“管理员”管理平台的上线使低值易耗品库存量大大下降，同时降低了库存带来的物资损耗，为“去库存”的最终目标提供了有力的保障，使“零库存”管理成为可能。这使工作人员可以集中精力用于监管和服务保障工作。1、严格选择资格供应商。资格供应商的选择严格按照《某某大学采购管理办法》规定的程序进行选定：在公共平台发布资格供应商招标公告；接收供应商报名及投标文件；由纪委、审计、财务、国资以及随机抽取的相关专家组成评审小组，对报名的供应商各项资质、投标文件、技术水平等进行一一审定，同时进行实地调查，遴选出相对有实力、信誉好的供应商作为我校的资格供应商。2、加强对资格供应商的管理。我们出台了《某某大学低值易耗品协议供货商考核管理办法》，建立奖罚机制，提高协议供货商的服务积极性；严格考评制度，建立资格供应商优胜劣汰机制；建立稳定优质的供货商目录库，使其长期为某某大学提供优质服务。3、加强对低值易耗品价格的监管。通过对供应商的管理，要求其展示的产品质量符合国家标准、价格低于市场批发价格，同时要求资格供应商24小时响应网上订单，加强售后服务。目前，某某大学将以实现“零距离采购、零距离供应、零距离监管”为目标，以加强“技术物资供应管理平台”建设为抓手，着重规范采购流程、提高采购质量、降低采购成本、扩大供应品种，不断增强保障能力，提升服务质量，使低值易耗品管理工作做大、做强，更好的为学校教学、科研提供强有力的保障和服务。四、对加强高校低值易耗品管理的建议（一）要有政策引领。为了改变低值易耗品“多头采购、分散保管、随意领用、账目不清”的现状，我们建议省财政厅、教育厅出台相应的文件，提出刚性要求，使低值易耗品管理真正实现“统一管理、统一采购、统一供应、统一结算”。（二）要有制度规范。为了加强和完善高校低值易耗品管理与核算，应制定《高校低值易耗品管理与核算暂行规定及办法》，统一分类标准，实行分类管理，细化低值易耗品管理与核算，明确与强化财务会计、资产管理与资产使用部门的职责，规范与细化低值易耗品购置、验收、入账、保管、领用、使用、维护等动态管理各环节相互制约的管理制度，实现低值易耗品的定期清查，完善低值易耗品资金资产账表和相关资料，做到帐帐、账物相符，实现低值易耗品的安全、完整，提高其使用效率。（三）要有措施保障。1、实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理机制；2、实行使用效率与效果评价机制，加强业务培训，提高业务和管理水平；3、建立预算控制、内部审计和纪监部门三位一体的内部监控制度；4、实行专项财务预算办法，在核定的定额范围内实行财务预算单独列示，防止“化整为零、无计划采购”。