新时期如何做好企业档案鉴定销毁工作

新时期如何做好企业档案鉴定销毁工作摘要:档案的鉴定销毁工作，对企业发展是尤为重要的。但是档案的鉴定销毁工作并不是那么顺利，它需要不断的改进和学习才能完善档案的鉴定销毁工作。因此，本文将针对档案鉴定与销毁这一工作在发展过程中存在的问题，以及做好企业档案鉴定销毁工作的重要性，并提出科学合理的应对措施，最后针对档案的鉴定销毁工作提出几点思考，以供参考。关键词:新时期；企业档案；鉴定销毁；档案管理档案的鉴定与销毁工作是档案管理的主要内容之一，对提高档案管理水平有着积极意义。但是随着时代的发展，企业片面关注档案的网络化与数字化，不关心陈年档案的管理，使得很多档案信息不能被利用，这对企业的发展是十分不利的。企业应该提高对档案鉴定与销毁的工作，及时清理废弃档案，提高企业档案的资源利用率。但是要怎样促进企业档案的健康发展，优化档案管理，将会成为当今档案工作人员必须深入思考的问题。一、当今档案的鉴定与销毁工作存在的问题1.企业管理人员缺乏对档案鉴定销毁工作的重视。企业对档案的鉴定销毁工作不加以重视，会给企业有价值的档案资料带来灾难。企业定期对众多档案信息进行鉴定是十分必要的，在对档案的鉴定过程中，如果管理人员对这项工作马虎敷衍，可能会销毁其中有重要意义的档案信息文件。然而，这些档案资料一经销毁，将不能再生，一旦在鉴定过程中不够谨慎，就会为企业发展带来巨大损失。由此可见，企业领导对档案管理工作的重视是多么重要。2.企业仓库容量有限，档案数量与仓库容量不协调。企业规模有限，仓库容量不可能接纳源源不断的档案资料，但是每天都会有不同种类、不同层面的档案信息涌入，加大了仓库容量的负担。很多企业三年甚至五年都不曾清理过档案仓库，其中包括一些没有实用价值的发票、收据等，对于一些料单、文件资料尽管本身具有一定意义，但是在保存方面上却并不具备多大价值。针对这些档案，就需要让具备专业知识的档案工作管理人员来进行科学鉴定，进而销毁那些无用的档案，以便实用的档案价值能够更好保存，也利于迎接新一批的档案进入，进而提高档案的信息管理水平。3.档案管理人员缺乏对档案的价值评定，导致企业档案不具有科学性，合理性。我国对档案信息的鉴定与销毁尚未形成科学的评价体系，使得档案资料在鉴定方面不全面，不彻底。档案的鉴定与销毁工作并不是简单的对古老、陈旧的档案进行销毁，还应该根据它本身的利用价值以及产生背景进行分析，进而做出正确的鉴定结果。比如，某年将要对65岁以上的老人进行补助，需要收集老人在十年之内的经济情况调查表以及家庭基本信息采集记录，如果档案工作管理人员在鉴定档案时，因为年份较久，而将老人的经济、家庭信息等相关资料进行销毁，将不能为这项补助惠民政策提供参考，可能导致惠民政策在落实的时候缺乏公平和合理，没有真正实现惠民政策的宗旨和目的。因此，档案的保存年限必须经过档案管理人员一致同意后，适当延长相关档案的保存年限，以免造成某些政策或活动的不合理。二、企业档案鉴定销毁工作的重要性1.提高档案鉴定销毁工作的质量和利用价值。档案管理的鉴定销毁工作并不是单纯意义上的档案数量的多少，相反，我们更关注的是档案馆藏资源的实用价值。定期对档案的价值意义进行鉴定，对不符合企业发展的滞后信息进行销毁，提高档案馆藏资源的质量和效用。比如，在企业长期的发展过程中，肯定会存在机器设备的购买发票、材料财物的简介以及一些料单等等，都已经不足以促进企业长远发展，这些就属于企业的滞后信息，应该经过科学鉴定之后进行销毁，扩大仓库可利用空间，提高档案的时效性和实用性。2.促进企业档案的健康发展。档案工作管理人员在对档案进行鉴定的过程中，将会对一些有利用价值，实用效益的档案进行保存，所有有用的档案整理之后，还将对这些档案进行归类和整理，激发了档案本身的生命力和活力。有效档案的保存不但能够让这批实用价值的文献继续为企业发展服务，也在一定程度上可以作为避免企业发生错误的一个借鉴。比如，针对企业曾经出现过的困难或挫折，在今后的发展过程中可能还会发生，那么，之前保存的档案资料就能有效提供参考意见，促进企业健康发展。3.有利于企业档案优化管理，促进资源节约。企业生产和发展过程中会出现很多档案，对这些档案的科学鉴定与销毁工作，能为有利用价值的档案提供更多空间，便于人们使用和检索。对没有价值的档案进行销毁，也是节约企业档案馆藏资源的表现，丧失价值的档案信息加以清理，能促进企业的档案资源管理。三、企业档案鉴定销毁工作的解决措施1.提高企业对档案管理的重视程度。档案关于企业的文化发展问题，企业高层领导必须重视档案的鉴定与销毁工作。对过期的档案及时进行销毁，有以下几点意义:（1）对档案信息加以整理，能剔除没有利用价值的档案，这些无用档案的清楚，将会给档案馆藏资源腾出空间，优化档案管理；（2）由于鉴定完毕之后，只有具有科学实用价值的档案才能得以保存，所以针对这些档案的保存也将更具科学化、合理化、规范化，利于档案工作人员查找和使用；（3）无用档案信息的销毁，实用档案资料的保存，都是为企业档案馆藏资源做贡献的表现，没有实用意义的档案进行销毁，就能为保存下的档案信息提供更为良好的保存环境。因此，企业领导不应该片面追求经济发展，还应该关注档案的鉴定销毁工作，实时对档案馆的档案进行鉴定与销毁，为档案提供一个整洁和谐的保存环境。2.加强档案鉴定销毁工作的组织和引导。档案的鉴定和销毁是一份精细的工作，要求档案管理人员必须以一丝不苟的态度对档案进行鉴定。档案鉴定工作要求管理人员以企业发展为出发点，在维护企业发展的基础上对档案进行鉴定销毁工作。档案工作也是技术性的工作，它要求档案管理工作者具有超强的动手能力和规划能力。但是，光靠档案管理人员是不足以加强档案信息的凝聚力的，应该安排专门的企业管理领导，组织企业档案鉴定销毁工作科学发展，给档案的鉴定销毁工作制定一个切实可行的方案，挑选出有耐心，有实力的档案工作管理人员。同时，企业还应该外聘一批专门的档案信息管理人才，由这批人才给企业员工实时进行培训，并根据培训内容对其进行考核，加强档案信息管理工作的规范化引导。3.注重档案鉴定与销毁的管理，做好档案鉴定工作。企业的档案管理是十分复杂的，当档案管理者在面对诸多档案时，不必急于对档案进行鉴定和销毁，必须先在心中拟定方案。随着信息的迅速传播和电子技术的发展，企业档案的数量逐渐增多，其中不乏会产生一些失效和过期的档案，这就要求档案管理工作人员在收集整理档案时，将一些对企业发展没有作用的档案鉴定清楚，不但能够为后期的档案鉴定销毁工作减轻负担，也能给有限的档案馆藏资源提供轻松和谐的环境。这就要求档案管理工作人员必须具有高效的实践操作能力，具备一定的业务水平，能够清晰的对档案进行整理和分类，将档案归档放置，起到优化档案管理的作用。4.提高档案管理人员的综合素质。档案鉴定工作要求档案管理工作人员必须具备很强的专业知识和业务能力，能够高效快速并准确的针对企业发展情况，从中踢去一批无用的档案资料。因此，对档案管理人员的能力和素质，企业提出以下几点要求:第一，档案管理工作人员必须有耐心，有毅力，在面对繁琐的工作时，认认真真做档案鉴定工作；第二，必须具备专门的档案管理知识，了解档案鉴定标准，熟悉档案鉴定销毁要求，避免盲目的档案鉴定工作；第三，档案管理是在企业发展的基础上对档案进行鉴定的，档案也是在企业发展的背景下产生的，工作人员应该了解档案的发生背景，具体内容，价值意义等方面综合考虑，确定其档案的利用价值，做出科学判定结果。四、关于档案鉴定销毁工作的几点思考1.做好年度立卷收集工作。企业经过一年的发展，累积了很多档案，其中包括企业员工的信息情况，企业的重要合同，员工的工资情况等，这些都是应该放置在档案室进行保存的；企业购买器材设备的发票，过期或无效的档案资料等，都应该经过档案管理工作人员科学鉴定之后进行销毁，尽量减少各种无效档案占用库存，也为后期开展工作减轻了负担，同时，库存空间合理安排，科学规划，还能提高档案管理工作人员的工作效率和业务水平。2.制定科学的归档标准和保管期限。档案管理不仅仅是对档案进行重新归置和简单保护，档案管理的实质在于对各类档案的内容做出进一步分类，也就是归档工作，是属于经济类，还是社会类，或者文化类，各项档案标清楚，体现了企业档案管理人员超高的业务水平和工作能力。当然，档案的保管期限也是非常重要的。在鉴定档案时，档案的保存期限也是一个参考因素。档案保存时间过长，不符合社会发展要求，我们可以酌情销毁；但是并不意味着保存时间过长的档案就是不可取，不可用的，这种想法就大错特错了。比如，企业运营初期的发展规划，想要在几年或十几年应完成的目标，为企业发展做出过突出贡献的老员工资料等，虽然年限可能很长，我们还是应该尽可能的保存档案的完整性，便于我们随时翻阅和查看，促进企业科学稳定发展。3.当无法确定档案的保管期限时，应该优先保存档案价值更高的文件。诸多丰富的档案材料中，肯定有一些我们无法很难做出决定去留的档案，那么，当在档案资料鉴定销毁工作的时候，遇到模棱两可的情况应该怎样去处理呢？档案本身存在的价值应该根据它产生的时代背景和可能产生的经济利益来衡量，如果档案的出发点和措施都是为了企业长远发展考虑，那么毫无疑问，这样的档案资料是需要细心保管的，反之，则进行销毁，为更多有效的档案提供良好的保存环境。而且，企业对档案的鉴定工作并不是只有一次，每年都会定期对档案工作的鉴定销毁提出意见，工作者在再次鉴定档案时，就能以一种全面，发展的眼光看待这份档案，也更容易从中看出其所存在的价值和意义。在这样反复的鉴定过程中，沉淀下来的就都是精华，更容易受到档案管理人员的珍视和利用。4.档案鉴定工作应以提高效益为标准。众所周知，企业对档案的保存不是毫无标准的，并不是所有企业档案都值得被收藏的，况且企业的馆藏资源也十分紧缺。这就需要我们档案管理工作人员要考虑以下几点问题:第一，保存档案的人力、财力、物力是否能创造出更大的经济效益和发展价值，即这份档案的保存是不是有价值；第二，在保存档案时应具体分析它的使用意义，尽可能减少档案在保存过程中产生的花费。档案保管就是为了能够给公司业务提供标准和参照，为了能给企业创造利益，因此对档案进行鉴定工作是必不可少的，能优化档案管理，提高档案水平，并减轻企业在人力、物力、财力方面的投入。5.档案鉴定人员须具备较高的业务素质。档案工作者作为档案去留取向的直接认识主体，必须做到态度严谨，细致认真，掌握相关的档案鉴定规则，能对档案价值做出合理判断。档案鉴定人员的效率是检验一个档案工作者是否优秀的因素之一，档案工作者不能把时间花费在一份档案上，档案鉴定不只是速度，更要求质量。因此，企业在选拔人才时，必须注重人才的理论知识和业务能力，如果只具备理论知识，档案工作的开展只是一个形式，并不能真正应用到企业发展中；如果只侧重实践操作，那么档案鉴定工作又没有精神上的实质内容，只是一个空壳。所以，企业应该做到理论知识和实践操作并重，提高档案管理人员的综合素质。五、结束语档案的鉴定销毁工作是各个企业都必须重视的一个课题，但是档案鉴定也有诸多方面的困难，尤其是在新时期下，档案鉴定销毁工作不但迎来了机遇，同时也带来了挑战。企业应该合理利用当今社会的发展情况，与时俱进谋发展，聚精会神搞好档案管理建设，对档案的鉴定，能够提高我们对企业发展的认识，对企业有广度，有深度的认识。而且，企业档案馆藏资源也并不很宽裕，对没有意义的档案进行销毁，能够给有意义的档案提供更多更好的保存环境，优化档案管理，节约馆藏资源，进而推动档案管理工作的长久发展。参考文献：[1]巨卫红.做好档案鉴定销毁工作提高企业档案管理水平[J].档案与建设,2012,05:64-66.[2]周秀萍.做好新时期企业档案鉴定销毁工作浅议[J].档案,2012,04:57-58.[3]李敏.企业档案鉴定与销毁工作的若干思考[J].机电兵船档案,2015,04:60-62.[4]许琦.企业档案鉴定销毁工作中的难点及解决对策[J].办公室业务,2014,17:57.[5]王新霞.企业期满会计档案鉴定销毁的实践与思考[J].浙江档案,