无纸化会议系统方案

第1页共9页海康集团无纸化会议系统方案2016年1月第2页共9页目录1.系统简介....................................................................................................................................................31.1.建设目标...........................................................................................................................................32.系统架构....................................................................................................................................................43.产品功能....................................................................................................................................................43.1.功能模块...........................................................................................................................................43.2.功能设计...........................................................................................................................................73.2.1.会议管理...................................................................................................................................73.2.2.会议议程...................................................................................................................................74.技术、性能要求........................................................................................................................................75.系统设计要求............................................................................................................................................86.系统报价....................................................................................................................................................8第3页共9页1.系统简介无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位量身定制的会前、会中、会后全生命周期的会议服务与管理软件，提供会议管理功能与移动参会功能，包括：会议信息发布、会议签到、会议资料管理、会议通知、会场排座、投票、会议同屏阅读等。通过无纸化会议系统，一方面可以“解放”单位内部参会人员；另一方面通过移动信息化手段的应用，为单位大幅提高办会效率，帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，持续降低成本并节省了时间，带来内部管理水平的升级，同时也为广大参会者提供了更加详尽的会议信息资料，让用户获得全方位、高效、实时和安全的会议服务，获得无处不在的会议信息化体验。同时，为办公单位节省大量印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念。1.1.建设目标无纸化会议系统提供有先进的全面会议专用服务器、会议资料阅读平台，会议资料同屏阅读系统，提供完整的会议会务信息化管理系统以及系统运行软件环境和硬件环境，用户只需接入局域网，即可实现会议管理应用信息化以及参会移动信息化。系统建设目标是：1、提供全面全流程的的会议及会务管理功能，以满足于单位的日常会议管理需要；2、为会议发起和会议管理人员提供WEB服务平台，会议管理人员只需简单操作即可快速建立会议，发布会议信息；3、为参会人员提供各种参会服务，参会人员只需下载安装客户端APP，即可进行会场签到、全面获取会议及会务信息，参与会议互动；4、参会人员可使用专用会议终端移动参会，通过会议终端可实现全面获取会议及会务信息，随时随地阅读会议资料文件；第4页共9页5、参会人员可使用专用会议终端开展会议现场会议资料的同屏阅读功能，即主讲人能控制所有参会人所看的会议资料进度，保持会议现场会议资料阅读的同屏同步；6、提供包括传输安全、存储安全及数据安全全方位的安全措施；7、提供便携式无纸化会议产品与私有云版无纸化会议产品，支持三大智能终端（IOS与、Android、Windows）的接入；8、提供外网远程参会功能，结合公司VPN服务，支持用户在外网、3G、4G等网络环境下参加远程会议。2.系统架构无纸化会议系统包括专用会议服务器、会议管理系统软件、专用会议终端参会系统软件部分。3.产品功能3.1.功能模块无纸化会议系统是一个独立的系统，系统包括后台管理系统和智能终端APP，具体功能说明如下：第5页共9页系统功能指标项技术规格要求会务管理登录首页后台管理系统的入口，对办会管理员的身份进行验证会议设置发布新的会议，并对会议的基本信息进行管理，发布会议、修改会议、查询会议、删除会议与会人员对参会人员进行管理，录入参会人员、批量导入人员、从通讯录导入、编辑人员信息、导出名单、导出为通讯录、导出为签到表、人员排序、查询人员、删除人员，对参会人员的信息进行管理；支持对参会人员进行分组等;会议议题发布会议议题，支持对议题的管理，如新建议题、批量导入议题、编辑议题、查询议题、删除议题；签到管理设置签到模式：无需签到、二维码签到、电子手写签名签到、登录一键签到;支持查询与实时统计签到人员信息会议排座分简易排座与高级排座：简易排座即上传座位图、座位名单即可，高级排座支持U形、圆桌形、教室形会场，可按姓氏、职务、区域等方式自动排座，可对座位进行拖拽，自动生成会场座位图与排座模板，可按模板直接复制生成新的会场座位投票管理发布调查或投票问卷，对投票选项可新增、修改、删除，可控制投票的开始时间与结束时间、可强制结束投票、分配投票权重，投票可以设置为自动开始或手动控制开始，即时统计投票结果，投票结果可以设置公开或非公开会议资料资料库分类（固定部分与新增部分）、会议自动归档、议题自动归档、资料自动归档、新建资料夹、编辑资料夹、删除资料夹、资料夹排序、上传资料、删除资料、资料排序、资料预览、资料在线浏览、导出会议目录、搜索;可设置资料的下载与阅读权限第6页共9页会场服务实时接收会议现场参会人员提交的服务需求信息系统管理通讯录分个人通讯录、单位通讯录与参会人员通讯录，支持通讯录人员的导入导出；支持对人员进行分组、排序用户管理系统用户维护，支持增、删、改功能；支持用户的导入导出角色管理系统角色维护，支持增、删、改功能；支持角色权限设置；支持角色及权限的修改日志。权限管理所有用户的访问权限基于自己隶属的角色。一个系统所规定的基本操作权限基本上是固定的，或是以一定规则扩展系统的模块日志管理提供用户操作日志：可以查询每个用户登陆系统后所做的操作如新增、删除、编辑等个人设置设置管理员个人信息，修改管理员密码智能会议终端APP会议签到参会人员可以按二维码签到或电子手写签名签到或登录一键签到的方式进行签到，签到后才能浏览会议资料与会议信息，并进行其他操作。会议信息查看会议的基本信息，如时间、地点、简介等会议议题按时间轴的方式查看议题列表、浏览议题详细内容会议资料浏览当前会议的资料列表，支持资料在线阅读与下载，参会者对资料做笔记资料同屏文件浏览满足参会人员和会议发言人自动同步显示会议资料、同步批注、同步翻页；会议过程中，参会人员可选择自主查看会议资料、同步发言人、锁定当前页面的功能，主讲人可以强制听讲人进行同屏，非强制模式下，听讲人可以在自由模式与跟随模式间切换；会议列表功能切换会议,可以选择当前会议与历史会议参会人员显示参会人员名单列表与参会人员详细信息会议座位显示座位列表与座位图，参会人员的座位号会议投票参会人员参与会议投票，投票有倒计时提示，过时将不能再进行投票互动交流参会人员之间进行在线聊天，支持私聊与群聊会议笔记参会人员记录会议笔记，一次会议支持多份笔记，支第7页共9页持对笔记进行保存、修改、删除呼叫服务参会人员直接选择相应的服务项，发送服务信息到服务后台3.2.功能设计3.2.1.会议管理会议管理后台提供会议的发布、议题、参会人员录入、会议资料的上传、电子排座、投票、会场服务等功能。3.2.2.会议议程后台管理员可以对会议议程进行新建、批量导入、修改编辑、查询、删除等操作。4.技术、性能要求系统规模与性能要求系统需能满足50个智能会议终端同时参加会议，性能要求系统反应时间小于3秒。系统质量要求系统的设计要符合面向对象思想，分层管理。系统的模型设计、软件结构以及软硬件平台都应采用当前主流的技术。系统应提供友好的中文图形操作界面和在线帮助,系统应向用户提供方便、快捷的业务使用体验，同时便于系统管理员和操作员的维护、管理。系统稳定性要求系统应该可以全年稳定连续运行，故障时间不超过千分之一，导致业务连续停止时间不超过3小时。一个月内不需要重启服务器不间断访问系统，系统的运行效率不会明显降低。系统总体可用率99.9%，数据库应用可用率99.9%，WEB应用可用率99.9%。（或7×24小时不间断运行）。第8页共9页5.系统设计要求先进性采用先进可靠的技术，确保客户端的先进性和成熟性，保证投资的有效性和延续性，适用于国内各种网络环境。标准性手机客户端及应用系统应基于国内外业界开放式标准，统一规划，为未来的业务发展奠定基础可扩展性系统应具备灵活的可扩展性，具备方便地适应业务需求的变化、迅速地支持新业务的能力。客户端功能可以通过接入业务系统进行扩充，通过使用统一单点登录接口实现用户无缝体验；通过在线不停机方式扩充前置机即可对系统负载进行弹性扩容。可伸缩性系统应具备良好的可伸缩性，性能及并发处理能力对硬件服务器设备具备平滑的扩展能力，支持业务量快速发展的需要。易用性统应具备良好的易用性。用户能通过手机客户端，轻松完成相关业务；应用管理平台应提供方便的维护功能，维护人员可以轻松地根据需求完成统计功能的调整和系统配置的调整。用户体验客户端设计应达到操作方便、界面美观、安装方便、易于理解、整合效果好的目的。6.系统报价系统报价目前市面上此类系统的报价为每用户2000元到6000元不等，按最多50个终端使用用户计算系统费用为10万元到30万元之间。安装调试报价安装调试培训费用除系统报价最低的厂商需要1.5W的费用之外