案例分析某企业物资管理系统的分析(第四章)

1案例分析：某企业物资管理系统的分析在一般的工业企业中，物资管理是企业管理信息系统中很重要的一个子系统，该系统的主要目标是保证生产急需的原材料能够及时、保质、保量地供应到位。由于原材料种类、规格、型号繁多以及物资出入库频繁，使得仓库每天需要处理大量的信息，在手工条件下，不能及时给出所有原材料的实际库存量，造成物资管理部门采购生产所需的原材料时，会发生生产急需、仓库有缺料的原材料没有及时采购，而生产不需要或不亟需、库存量大的原材料反而采购了。最终造成一方面某些原材料短缺，另一方面某些原材料又积压在库的现象。2出现这种现象的原因不仅在于物资管理部门对实际库存掌握不准，还有其它各种因素，如：1.突发性需求：企业接受一项紧急订货后，为安排紧急订货的生产所需的原材料是一种突发性需求。2.工艺更新：技术部门在更改生产工艺，采用新材料时，造成某些原材料的积压和短缺；生产过程中的反工、报废，也会造成原材料的短缺。3.管理模式：若依据年度生产计划或凭经验编制物料需求计划，就容易发生原材料在数量上或时间上与生产系统脱节，造成原材料短缺或积压。3原材料占用企业大量的流动资金，原材料的结构性超储和短缺是造成企业流动资金紧张，资金周转不灵的主要原因，严重影响企业的生产和经营活动。开发计算机物资管理系统，可以动态反映生产所需原材料的采购、库存信息，保证合理库存，降低库存水平，可以有效减少库存资金占用。据统计，采用计算机物资管理系统可以降低库存资金占用20%以上，可以取得明显的经济效益。通过对原材料收、发、存信息的统计分析，可以为管理决策提供有效信息，提高管理水平。4综上所述，开发计算机物资管理系统可以有效提高物资管理水平，降低库存，减少资金占用。5实现步骤1.系统调查（1）组织结构一般工业企业，其物资管理是由计划编制，采购、仓库与统计等职能部门所组成。6物质管理部门组织机构图物资管理部门计划编制采购仓库统计7各部门主要职能计划编制部门：物资需求计划，物资采购计划的编制；采购部门：物资的定购，采购及合同管理；仓库：物资的收、发、存管理；统计部门：有关统计数据的收集，计算和分析，编制有关统计报表。不同企业物资管理的组织结构可能不尽相同，但其管理职能是基本相同的。8（2）业务流程物资管理系统的业务内容包括：物料需求计划的制定，采购计划的编制；采购合同的编制；采购合同的签订与执行；物资出入库登记；库存管理与分析；材料消耗的统计与分析；报表编制。其主要业务流程描述如下：9a.物资管理系统的第一项工作，是根据生产计划和产品材料定额编制物料需求计划；b.在考虑现有实际库存量、合同预计到货量及订货提前期的基础上，编制物料采购计划；c.根据市场价格、供应厂商信息，选择供应厂商，签订供货合同，汇集整理合同文档；d.据此检查合同执行情况；10e.供应厂商根据合同将物料发运到厂时，仓库根据发票、运单等按照合同规定，验收入库；f.修改库存情况；g.记录合同执行结果；h.在生产过程中领料部门凭领料单到仓库领用；i.仓库按领料限额发送物料，使得物资管理系统最基本的功能得以实现；j.根据收、发料单进行库存分析；物资消耗的统计与分析；编制统计报表等。11物料需求计划编制市场价格等查询物料采购计划编制合同管理合同执行物料需求计划物料采购计划合同文件签订合同修改库存修改库存入库发票运单库存分析计划管理出库报表生成生产管理材料消耗统计分析库存文件统计分析结果领料单入库单报表分析结果供应厂商产品结构材料定额工艺流程前导期年度生产计划月度生产计划领料部门技术管理供应厂商输出输出输出物质管理系统业务流程图122.分层数据流图根据系统调查的结果，得出物资管理系统的分层数据流程图。（1）顶层数据流图下页图给出物资管理系统的顶层数据流图。该图中描述系统的外部项，输入端的外部项中计划部门向系统提供年度生产计划，生产部门提供月度生产计划及用料计划，技术部门提供产品结构、工艺流程、材料定额等数据，供应厂商提供供货合同、发票、运单等系统运行后将采购请款传送到财务部门，将统计分析结果报上级领导，同时将产生的报表报送行政主管。13计划部门生产部门技术部门供应商上级领导行政主管财务部门物资管理信息系统P物资管理系统的顶层数据流图14（2）一级数据流图物资管理系统的一层数据流图是对顶层数据流图分解的结果，反映物资管理系统的采购管理、库存管理和统计分析三个主要功能。它们之间通过数据流有机地联系在一起，体现了数据的流动关系。15计划部门生产部门技术部门采购管理P1库存管理P2统计分析P3行政主管有关领导供应商财务部门D4入库单文件D5库存明细文件D6领导单文件D3合同文件D2物料采购计划物资管理系统的一层数据流图16(3)二层数据流图对上图中的采购管理、库存管理及统计分析等加工过程进一步分解，得出二级数据流图如下：17计划部门生产部门技术部门编制计划P1.1库存管理P2报表生成P3.1行政主管有关领导供应商财务部门D4库存明细文件D5入库单文件D6出库单文件D3合同文件D2物料采购计划采购管理和统计分析二层数据流图D1物料需求计划材料采购P1.2合同管理P1.3管理分析P3.2发出汇总P3.3D7汇总文件18生产部门技术部门入库处理P2.1库存管理P2,3出库处理P2.2供应商D4库存明细文件D5入库单文件D6出库单文件D3合同文件D2物料采购计划库存管理二层数据流图19（4）三层数据流图对二层数据流图进行分解与细化，得到物资管理系统的三层数据流图。下页图图给出了采购管理的三层数据流图，该图是编制计划的进一步分解。20采购管理的三层数据流图计划部门生产部门技术部门物料需求计划编制P1.1.1物料采购计划编制P1.1.2D4库存明细文件D2物料采购计划D1物料需求计划