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深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法档案电子化管理办法第一章总则第一条、公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌，同时为保证电子档案的可利用性，确保其信息的真实性、安全性和完整性；特制定本办法。第二条、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。第三条、具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。第四条、本办法适用于本公司及控股子公司电子化的档案管理。第二章档案机构的主要职责第一条档案管理的责任部门为公司总经理办公室第二条、公司总经理办公室应制定档案工作的规章制度，并对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。第三条、负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。第四条、积极开展档案的提供利用工作。第三章公司档案的构成与分类第一条、公司档案主要构成包括公司治理层、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉形成的各种文件。第二条、档案分类一、公司文书档案主要指公司治理层和行管理层在工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。1、治理层三会形成的各种议案、决议文件和各种规章制度。2、管理层形成的管理文件、计划、总结等文件二、经营文书档案深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。1、计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。2、指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。3、价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。4、凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。5、有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。三、技术档案主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。1、技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。2、产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。3、设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。4、基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。四、会计档案主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括：1、会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。2、会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。3、会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。五、声像档案：主要是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法和文体活动等。六、人事档案：1、公司员工的入职的档案：主要包括的内容有面试档案、入职档案、员工个人信息登记（身份证、学历证、资格证、工作简历等）。2、公司员工的薪酬档案：入职工资确认、工资调整等档案。七、荣誉档案：主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。第四章档案编号规则第一条电子文件性质代码：序号代码电子文件性质1c草稿性电子文件2f非正式电子文件3z正式电子文件4w无纸电子文件5wb文本文件6p图象文件7tx图形文件8y影像文件9s声音文件10d多媒体文件11j计算机程序12sj数据文件。第二条成文日期成文日期是文件形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。例1：20110000，即：表示年度为2011年，月、日不详。（指现有公司没有编号的电子文件，可以全部统一编号）例2：20110314，即：表示年度为2011年3月14日。第三条、档案保密等级：以汉语拼音的首个字母缩写，作为密级作为电子保密等级的识别代码。，具体如下表：序号代码保密级别1GK公开公开级2NB内部内部级深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法3MM秘密秘密级4JM机密机密级5UM绝密绝密级以上3-5项需在文件格式上设置密码第五章电子档案管理规定第一条、电子档案保管1、文件立卷归档前，由各主管部门自行保管，保管期为二年。2、电子文件归档后移交至总经理办公室，作为电子档案进行保管，因会计档案的特殊性公司会计档案由财务部保管。第二条电子档案的检验1、电子档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。2、与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％，合格率应达到100%。3、检验项目（1）、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。（2）、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。（3）、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。（4）、将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。第三条、档案移交手续验收合格后，档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。一式二份，一份交电子文件形成单位，一份自存。第四条、电子档案保管要求1、归档载体应做防写入处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。2、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。3、电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。第五条、档案的有效性保证1、每满一年，档案管理员对电子档案涉及的形成部门和相关设备更新情况进行一次检查登深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法记。2、每满二年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取措施。3、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于三年。4、磁性载体上的电子档案，每四年转存一次。原载体同时保留时间不少于四年。5、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。第六条、电子档案查询1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。2、查询时，上传文档，员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由部门主管审批，机密文档由总经理审批，档案管理员方可给予该员工查询的权限。3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。第七条电子档案的销毁鉴定。1、电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。2、电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。3、非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。第八条、电子档案的统计管理公司总经理公室办公室档案管理人员，每年6月30日前对电子档案的保管、利用等情况进行统计，并以邮件形成通知部门主管和公司总经理。第六章附则第一条解释本指引由公司总经理办公室负责解释。第二条修订本指引应根据法律法规及公司经营管理等实际情况的变化，由公司总经理办公室适时修订完善。第三条执行日期本指引自总经理批准之日起执行。深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法附件一：电子文件接收检验登记表检验项目移交单位接收单位公司财务部总经理办公室载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人(签名)：年月日年月日审核人(签名)：年月日年月日深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法附件二：电子文件归档登记表文件特征形成部门完成日期文件类型文件编号：记录特征文件载体型号：□一件一盘□多件一盘数量：□一件多盘□多件多盘备份数：资料交接送交部门通讯地址电话联系人送交人(签名)年月日接收部门通讯地址电话联系人接收人(签名)年月日深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法附件三电子文件目录表文件档号文件名内容形成时间文件类别文件格式责任者保管期限备注深圳市AA科技股份有限公司档案电子化管理办法附件四电子档案查询申请单电子档案查询申请单序号文件名内容查询事由12345查询申请人：部门负责人：公司负责人：