搜索
关于档案数字化的实践与思考当前，我国信息化发展战略的实施，电子政务的推进，为我国档案事业发展提供了难得的机遇。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，势在必行。对此，作为管理和拥有大量产权产籍信息资源的房产档案部门，为更好地适应形势发展的要求，我们着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案数字化进行了有益的实践与探索。一、档案数字化的意义1、档案数字化的含义档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。2、档案数字化的主要内容①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。②载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。3、档案数字化的主要作用①档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴、代替原件使用，保护档案原件。⑵、数字化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。⑶“时间”不再受限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。④档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。二、档案数字化的实践1、档案数字化工作回顾为了加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用，我馆多年来花大力气致力于档案信息库建设和档案的数字化工作。1993年，我馆购置微机，独立开发人事档案管理系统，开始档案数字化的工作，使得全局职工基本情况在电脑中一览无遗，工资情况也能被系统所显示。1998年开发文书档案管理软件，利用电脑管理文书档案目录。经过这些年的努力工作，我们将馆藏所有文书档案、人事档案全部录入电脑，并实现了电脑查询，极大方便了档案管理。2002年，我馆与市房地产产权处合并，而产权处在1995年，开发出产权产籍管理软件，房产交易办证实现电脑化办公，并在实践中不断完善程序，将绝大部分产权产籍档案录入电脑，为全市房产发证加快了办事流程，减少了出现错误的几率。2、实施档案数字化工程的必要性首先，大力推进国民经济和社会信息化，以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展，是党中央抓住信息化这一机遇，在党的十五届五中全会作出的战略决策。为了适应国家信息化建设和档案事业发展要求，2002年11月25日，国家档案局制定下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，指出了“十五”期间档案信息化建设的指导思想、目标与主要任务。其次，随着城市建设的快速发展,老百姓购房办证数量的激增,为保障尽可能缩短老百姓办理权证时间，不出现发证错误和重复发证，传统管理根本不能满足要求。最后，2002年10月随着市房地产档案馆与市产权监督管理处的合并，档案管理工作出现了新的局面。湘潭市产权监督管理处开始建设湘潭市首个GIS系统——湘潭市房地产GIS系统，该系统最基础的工作也是最重要的工作是档案数字化工作（或称档案数据导入工作），只有保证档案数字化才能保障房地产GIS系统的基础的牢靠。3、档案数字化工程的定位产权产籍档案数字化工程是湘潭市房产局房地产GIS系统的子项目，旨在将海量产权产籍档案信息化、数字化，实现房地产GIS系统底层数据的全数字化，并通过建立后的系统实现“以图管房”，减少办证错误，提高办证时效，并通过GIS系统数据统计，向各职能管理部门和政府宏观调控部门提供数字化的档案信息及较为精确的统计报告，更好地为城市建设和房地产市场管理服务。4、档案数字化工程需求分析需处理量：A、产权档案：馆藏产权档案共计35万多卷。B、房产抵押、担保、司法查封档案：房产抵押档案12900余卷，担保档案2050余卷，司法查封档案1500余卷。C、正常业务：2003年9月1日之后的所有正常业务档案。处理措施：划分时间线2003年9月1日，区分处理方式。时间线之前的档案将其档案实体整理与装订，各类档案详细录入相关页面数据，档案原件通过数字照相技术扫描；时间线之后的档案，按照新开发的正常办证流程来实现数字化。5、档案数字化工程的内容将所有各类档案进行规范整理，然后，分成档案鉴定、档案扫描、档案导入三个大的环节，11个小环节分类录入服务器数据库。不仅仅将档案原件扫描生成图片存储，并将档案原件上记载的55项相关重要业务数据真实、准确的录入数据库。6、档案数字化工程实施情况需求分析与设备考察阶段：调查分析馆藏情况，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，确定项目需求，根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案。在设备考察阶段我们特别注意这么几个问题：A、档案数字化设备配置计划的成套性。B、档案数字化设备的配套性，也就是文档扫描仪和数字照相机优缺点对比，通过不断的实践，我们觉得数字照相机更加适应我们的工作。C、档案数字化项目硬件与软件的集成性。D、档案数字化方案与我馆需求的适应性。总之，考虑到档案信息数字化要经过一个较长的过程，因此我们从实际需要和长远打算出发，力求确保电脑、照相机、操作人员等设施人员数量的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。系统实验阶段：2002年底，项目开始立项。组织业务、技术骨干远赴深圳、上海、黑龙江佳木斯市等地实践考察，2003年6月，正式成立房地产GIS系统领导小组、数据导入小组，调集相关业务、技术精英加入团队，正式开始实验阶段的工作，新购进了12台电脑微机，4台佳能数码相机，4台EPSON激光打印机，一台工作站服务器，设备安装调试完毕。通过前期和软件公司合作，共同开发我们所需要的软件。探索档案数字化工作在快速系统下，档案前期整理、档案扫描、质量检查、扫描文件管理、后期整理等全过程的协调配合问题，并探讨在高速系统下如何解决某些技术问题。经过近一年的测试，我们对整体系统流程和配套软件、数据库的性能有更进一步的了解，在项目的运作模式和系统管理等方面积累了一定的经验，同时，也锻炼了一支技术过硬的队伍，为系统的正式运行打下了基础。项目实施阶段：本项目是一个长期、流程化运作的系统，从建立开始就必须确保能长期高速、稳定运行。在系统的开发与研究方面有一个时间周期，现把工作计划分为以下几个阶段：①、系统总体方案框架设计：2002年12月—2003年6月，完成系统总体框架，生成详细可行性分析报告，及相关配套业务标准、各类管理制度。②、系统建立：2003年6月—2003年10月，系统建立，包括：硬件配置及软件的开发。③、系统试运行：2003年10月—2004年2月。④、系统正式运行：2004年2月起，系统正式运行，同学校签订合作框架协议，调集员工和学生共100多人，经过一段时间的业务及技能培训，参与系统的正式运行，在运行中不断完善升级。三、对档案数字化的思考1、提高认识，统筹规划首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。最后，档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。2、加强基础工作，认真做好档案数字化①、档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些档案原件中哪些页不需要数字化。②、做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。③、做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。C、数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。3、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；业务形态于现有技术手段相抵触；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些业务问题和相关技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作，所以应加强这方面技术人员的培养。第16届国际档案大会刚刚闭幕，此次会议的主题是：“档案、管理与发展：描述未来社会”。我们应不断学习最先进的档案管理模式，不断走出去看看，开拓眼界，才能跟上时代发展的主旋律。国土房管档案馆档案影像管理系统一、需求分析----国土房管档案影像管理系统，其核心是完成纸面档案的影像化管理工作，将传统的纸面文档管理转变为对影像文档的管理，将传统的对纸面文档的数据索引方式转变为面对影像文档进行索引的方式，从而为业务的开展提供足够的、快速的信息保障，进而为提高工作效率打下坚实基础。----系统要求：分别成立专职的扫描工作点、索引工作点、查询工作点。扫描工