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档案管理制度第一条.为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条.凡集团总公司各部门、下属公司（下称单位）具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司进行档案移交，集中管理，任何单位及个人不得据为己有。第三条.公司档案实行统一领导，分级管理，分级查阅的原则。其中：一级管理是指总公司XXXX的统筹管理，由XXXX指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门档案管理工作，并将确定后的本部门专（兼）职档案管理人员名单报到XXXX备案。第四条.公司档案管理工作的分散与集中。1、与公司财务有关的资料由财务管理部保管(会计报表、账蒲、凭证、审计报告等)；2、有关人事方面的资料，由人事行政管理中心人事专员保管（员工履历材料、劳工关系、奖惩材料等）；3、公司执照及公章由专门专人保管（详见集团印章、证照管理明细表）；4、其他方面的重要资料由XXXX直接归档保管。由公司对外签订的经济合同原则上公司应保留两份原件，财务管理部和XXXX部各保存一份，特殊情况只有一份原件时，由XXXX部保存原件，财务管理部保存复印件。5、各部门向档案室移交档案时，应同时移交相关的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料的复印件等由各部门自行保管。第五条.各部门向档案室移交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知XXXX部档案室，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，方可离职。第六条.档案归档范围凡是反映公司工作活动，具有备考利用价值的公文、图纸、合同、资料、簿册、图标、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉事物等各类和各种载体档案均属归档范围。1、公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿；2、公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；3、公司及各部门的工作计划、总结、报告；4、公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；5、公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；6、公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；7、反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、贸易、证券、信贷、担保、典当、保险、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；8、公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财务报表及原始凭证、账册及其管理方面的文件材料。9、公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；10、公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等；11、公司重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。12、公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；13、其他需要归档的重要文件。第七条.档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理、不遗漏、不丢失、确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门会人员负责收集。第八条.归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水盒复写纸书写。一般不得用复印件代替原件。第九条.凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际情况需要留存复印件。如有特殊因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经XXX部经理同意后妥善保存，XXX部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后应及时送XXXX部归档并换回原复印件。第十条.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件，清晰、完整。第十一条.为了避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案签收本，列明档案名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第十二条.立卷应以部门为主，综合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。第十三条.立卷时应编制好案卷目录，按文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备案表，注明保管期限。案卷装订整齐、牢固、无任何金属物。第十四条.档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑等级、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。第十五条.档案分类与编号规则，见附表。第十六条.公司本部及所属各单位应有存放档案的专门库房，库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件，门窗应结实、牢固。各部门根据保存安敢数量，设置存放档案的箱柜。第十七条.归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。根据公司档案分类规则对档案进行科学的分类、编号、分卷装订成册，保管要有条理、主次分明、存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。第十八条.档案管理员要随时检查归档卷宗内容，发现问题应及时报XXXX部负责人，重要问题应及时报总经理。要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律，经常清理档案柜卫生，做到不堆放，不杂乱，整洁有序，醒目易找。第十九条.档案管理员要做好为档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借或替当事人涂改内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄漏内容。第二十条.档案发生泄密，损毁或丢失时，根据给公司所造成的损失大小，按规定对有关责任人进行处罚。第二十一条.根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方案来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。第二十二条.保管期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，依下列规定办理：永久保存公司章程、股东各簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权证及其他债券凭证、规章制度。10保存预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料。5年保存期间或解除的合约，其他经核定保存5年的文书。1年保存结案后无长期保存必要资料。第二十三条.档案密级公司档案文件分绝密、机密、普通三个分级，按档案性质、内容不同划分不同的密级，并据此界定档案调阅权限。1、“绝密”文件含：相关政府批文，会计凭证、财务报表，资金合同、相关财务往来，与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。2、“机密”文件含：公司各类经济合同、人事档案、客户档案、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、会议纪要、公司有效证件、各项办理资料、单位往来证件。3、“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文，公司宣传资料，各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件，材料。第二十四条.凡需借阅公司档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。第二十五条借阅档案密级与领导签批各部门因工作需要借阅本部门的业务档案须本部门领导批准，机密级以上档案须尽人事行政部经理审核批准，绝密级档案须经总经理批准后方可借阅。借阅非本部门的业务档案须经人事行政部经理批准，绝密级档案须经总经理批准方可借阅。第二十六条.借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《档案调阅审批单》为借阅人调出所需档案，并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经人事行政部负责人批准。归还的档案要进行检查，清点，经检查无误后方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。第二十七条.公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅，一般不得借出档案室，如有特殊情况，在XXXX部负责人批准后可以短期外借，普通档案借阅期为7天，机密级档案借阅期为3天，绝密级档案不许外借，并且必须在档案管理人员监督下查阅。如有特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。因情况特殊，外部人员须出具其单位书面证明，并经总经理批准，方可查阅无密级档案。第二十八条.借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，需按档案室要求，整理形成的文字材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，方可调离。第二十九条.XXXX部档案室每年对公司档案进行一次清理，清除无保存必要的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。第三十条.对已失去作用或超过保管期限的档案资料，经XXXX部负责人和档案形成部门领导共同鉴定报分管领导审核，总经理批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。销毁时要有两人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的档案作为他用或作废纸出售。第三十一条.由下列行为之一者，视情节轻重，给予100元—1000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任。1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。3、涂改、伪造档案。4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。5、未按手续办理借阅、外带者或越级查阅者（档案管理员同罚）。6、泄漏公司档案机密者。第三十二条.本制度由人事行政管理中心负责解释、补充。附件：档案分类与编号规则表类别细目名称子目名称档案编号经营决策决策、目标方案、公司发展规划、计划、统计分析QD-JJC-20110103050126QD-JGH-行政管理规章制度QD-XGZ-行政事务通知、决定QD-XXTZ-会议纪要QD-XXHY-其他综合性行政事务QD-XXZH-法律事务公司证照批文QD-XFZZ-行政办公合同QD-XFHT-人事管理人员管理QD-XRGL-教育培训QD-XRJY-劳动调配、劳资、劳保QD-XRLZ-档案信息管理QD-XDA-后勤福利QD-XHQ-外联工作QD-XWL-设备仪器QD-XSB-财务管理会计凭证QD-CPZ-会计账簿QD-CZB-会计报表QD-CBB-其他会计核算资料QD-CQT-品牌策划调查分析QD-PDC-策划、广告QD-PCH-销售管理QD-PXS-战略规划规划相关资料QD-ZGH附件：档案分类与编号规则表编码规则：QD-JJC-20110103050126公司名称类别名称细目名称项目名称子目名称年份+编号月日起始页码终止页码QDJJC20110103050126附件1：千德金融集团客户档案管理方案一、基本内容客户业务档案是指我公司与客户办理业务过程中形成的记录和反映业务情况的重要文件盒原始凭据，例如：相关合同及凭证、担保申请人、反担保人的基本资料和担保业务资料。二、控制措施1、信贷、担保、典当、保险等档案的管理要做到万无一失，建立档案交接登记台账，、信贷、担保、典当、保险档案的管理要做到内容有效、形式规范，档案入库要做到及时、责任明确、管理合规。2、信贷、担保、典当、保险等档案的调阅、提取要做手续规范。外来人员查阅客户档案要经总经理批准，不准将档案带离现场，保证档案的安全。3、档案管理员要对业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出业务档案或档案内容。三、工作流程1、业务发生后，业务经理在7个工作日内整理好业务原始资料，移交档案管理员。2、档案管理员审查档案资料是否完整、规范。对内容不全的，应督促业务经理补齐