档案管理制度

第1页共22页福宽企〔2013〕010号山东福宽生物工程有限公司关于下发《档案管理制度》的通知各部室、车间：为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面改善和提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度，希遵照执行。山东福宽生物工程有限公司二0一三年八月三十日主题词：档案管理制度抄报：二0一三年八月三十日印发第2页共22页档案管理制度第一条为规范档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制订本制度。第二条档案的范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。第三条档案的管理部门档案管理的主管部门是行政办，行政档案、人事档案、财务档案、业务档案（建筑档案、设备档案）等均由行政办进行统一管理，不统一管理的需经董事长批准。第四条档案管理部门的职责1、行政办档案管理的职责（1）负责组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。（4）负责整理、保管公司所有档案。（5）负责收集、整理各部门档案分类目录（每月最后一个工作日收集一次），汇总建立公司电子档案总目录。2、财务部档案管理的职责（1）负责配合行政办编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。第3页共22页（2）负责收集、整理、保管财务类档案，并与行政办做好财务档案的移交工作。3、其他部门档案管理的职责（1）负责配合行政办按照档案管理制度的要求进行档案的收集、整理、归档。第五条档案的分类公司档案分类和分类编号由行政办统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按内容进行分类，并编制目录。1、企业档案分类使用说明（1）组成：企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用拼音字母名称标识二级类目（分类）。档案号的各段（一级类目号、分类号、案卷号）之间用“—”符号分隔。（2）档案号编制依据根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号方案》和公司工作实际，进行公司档案号的编制。（3）企业综合档案档号的分类、组成说明。①按文档类别分类（A、B、C、D）档案编号：一级类目号--年度号--案卷顺序号（○○○—○○○○—○○○）。举例：1）、经营管理类A，企业中长期计划，2010年度，第一卷，即A—2010—永久—01（一级类目号为经营管理类A，年度号为2010，第4页共22页保管期限为永久，案卷顺序号为01）。2）生产技术管理类，运行调度记录，2011年度，第二卷。即C—2011—长期—02（一级类目号为生产技术管理类C，长期保管，案卷顺序号为02）。3）设备管理类，第二卷。即：E—FDJ—02（一级类目号为设备管理类E，二级类目号发电机为FDJ，案卷顺序号为02）。4）、会计档案（F）：按一级类目号—年度号—分类号.案卷号（○○○—○○○○—○○○）。举例：会计档案，账簿类，2011年度，第一卷。即F—2011—ZB-01（一级类目号为会计类F，年度号为2011，二级分类号账簿为ZB，案卷顺序号为01）。5)、特种载体档案（G）：按载体类别分别编号。按一级类目代号—分类号—案卷号（○○○—○○○—○○○）。举例：特种载体档案，光盘资料，盒装编号为001。即：G—GP—001②按保存形式分类（1）纸质形式。（2）电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。分类01-07、14、以及其他类别的与业务有关的文件应扫描成电子文档或制成PDF格式，编号与纸质文档一致，在档案管理软件中登记备查。第5页共22页③按保密性分类根据国家《档案法》相关规定，分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。（1）、绝密：处于最高保密等级，限董事会指定人员知晓的涉及公司经营安全和企业生存的文档。绝密文件是公司的核心档案。主要包括但不限于：A董事会、总经理指定的绝密事项资料；B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果；C公司的重大经营决策、战略投资计划；D购买或开发的科研成果、软件源代码和专利等资料；（2）、机密：保密等级次于绝密，指限于公司分管副总、总经理、董事长和相关人员所知的资料。若非法泄露后会给公司安全、发展造成严重损害的资料，主要包括但不限于：A公司领导指定的机密事项资料；B外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果；C公司的决策性会议纪要、未向工商登记机关备案或未公开的股东会及董事会决议；D关于集团商业利益，发展的合同；E集团发展规划、年度经营计划、经营目标责任书、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；G投资计划书、项目协议、项目运作方案；H资金运作计划、协议、财务帐薄、财务运行报告等；第6页共22页I人事档案、工资；J未公布的内部重大改革及人员变动的方案；K涉及董事长个人的收发文件。（3）、秘密：保密等级在绝密和机密之下，限于公司领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给公司带来损害和影响，主要包括但不限于：A外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；B公司招投标书，有关经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；C具有国际先进水平，并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；D合同，技术协议；E验资报告、审计报告、对外报送的财务报表等；E制度汇编原件。（4）一般（无密级）档案：除以上外，其他均为一般档案。第7页共22页2、综合档案分类方案一级类目名称及标识符号二级类目名称或代号基本范围经营管理类A经营决策股东会、董事会、监事会决议和成员资料，包括股东会、董事会、监事会决议；股东会、董事会、监事会成员资料等；企业改革，企业发展规划，重大经营战略性决策、方针、目标管理等。计划工作企业中、长期计划，年(季)度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。统计工作各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。财务管理资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。物资管理物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。市场开拓市场分析，用户调查，商务洽谈，市场营销，供销合同，广告宣传，售后服务工作等。包括对外形成收款的经济业务合同，关联企业间收付款合同等。企业管理经济责任制管理，企业管理制度、工作标准等。包括公司章程、规章制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。还包括企业基本（资质证照，含土地证等）资料，证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。行政管理类B行政事务企业综合性行政事务工作，厂务会议，包括日常会议纪要和专题会议资料，董事长(总经理)办公会及部署工作，机要保密工作等。治安保卫治安、保卫，消防，交通管理工作等。人力资源管理人员招聘、录用、调配、培训、考核、调动、晋升、薪酬、劳动保护等。后勤保障生活管理，车辆、食堂、浴室、绿化、保洁及创优创模等工作材料；后勤福利制度、规章、计划、总结等。外事工作企业对外公共关系活动。生产技术管理类C生产调度生产组织，调度指挥工作等。质量管理企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。能源管理能源消耗定额管理，节能降耗工作等。安全管理安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。科技管理新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术、合理化建议等。环境保护环境保护检测与控制，污染治理等。计量工作各种计量检测工作。标准化工作企业标准化管理工作，各种标准档案。信息管理各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。第8页共22页基本建设类D一期工程项目JS01基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置。同一工程项目内，包含项目招投标文件、合同书，工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。二期工程项目JS02其他QT设备仪器类E汽轮机QLJ设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置。同一设备仪器内，含设备购置（询价、合同谈判资料等）、安装、调试、运行、维护修理和设备管理全过程发电机FDJ锅炉GL输煤系统SMX其他QT会计档案类F凭证PZ各种会计凭证帐簿ZB各种财务帐簿报表BB各种财务报表其他QT员工工资单、银行对帐单、清册等。特种载体类G照片档案ZP反映公司工作面貌、具有保存价值的照片录像档案LX反映公司工作面貌、具有保存价值的录像资料光盘档案GP反映公司工作面貌、具有保存价值的光盘实物档案SW反映公司工作面貌、具有保存价值的实物第9页共22页第六条档案移交的基本要求1、资料完成了日常经营审批、传阅、签章、办理等相关流程后，视为已经形成档案。2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。4、原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。5、档案内容应采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。6、分类档案的移交人、保管人、移交时间、移交流程等的规定，详见《档案分类管理流程》中的规定。7、财务档案每年年末进行一次移交，行政、人事档案每月月末进行一次交接，其他档案临时管理人员应在档案形成后2个工作日内将档案统一送至行政部档案管理人员处归档，填写《档案交接登记表》，报部门负责人审核确认签字，档案管理人员核对无误后签字确认。第七条档案的备案备案是指公司向集团备案。行政办档案管理人员对备案档案的管理应分公司、分年度按分类顺序建立目录并立卷归档。具体需要备案的分类档案、公司备案人、集团受理人、备案时间等详见《档案分类管理流程》中具体规定。第八条档案的归档原则（一）归档原则1、按立档单位分开建档。第10页共22页2、按形成或针对的年度分开建档。3、自有档案和备案档案分开建档。4、按档案内容分类排序归档。5、按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。6、按末级分类档案登记档案目录。7、不相容职务档案分开归档。（二）归档目录行政办档案管理人员应在收到移交档案资料后3日内归档。行政办档案管理人员填写登记《分类档案目录明细表》和《档案总目录汇总表》，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。档案目录中填写档案名称时，应写该档案名的全称，比如：“肥城市地税局发票项目”，而不应简称“地税发票”。（三）归档立卷归档时，在档案盒上标注档案所属公司名称，按照公司名称中字号拼音首字母的规则标示为：山东福宽（SDFK）。档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。行政办档案管理人员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门负责人和分管副总审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。比如：第11页共22页1、单个专题会议相关组合要素：（1）关于召开会议的请示与批复；（2）提交会议审议批准的资料：包括工作规划、计划、报告；预算决算；各项决议的草案；（3）会议期间使用的资料：包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会发言资料；会议总结报告；（4）会议参考性资料：包括调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；（5）会议管理性资料：包括会议通知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；