档案管理办法(草拟)

档案管理办法（草拟）第一章总则第一条为加强公司档案管理，有效保护和利用档案，为公司日常工作的正常运转提供服务，特制定本管理办法；第二条本办法中所指档案，包括公司、子公司、分公司、工厂等在日常经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录；第三条公司归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件时间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；第四条公司档案实现二级管理。一级管理由企划中心档案管理专员负责；二级管理由各部门档案员负责。根据文件的需要特定时间将二级管理档案清册移交到企划中心档案管理员处，并会同其一起进行清点核查。第二章档案分类公司产生的所有档案均应按类存放，不得混合散乱堆放。公司档案可分为：文书类档案，公司对内、对外各类正式发文，法律公文，项目文件，工程类档案，财务类档案，合同类档案，人事类档案，公司各类证照等。第五条公文类档案以发文字号为分类标记，以问好为顺序排列；第六条会议类档案以会议种类为分类标记，以日期为流水排序依据；第七条合同类档案以合同所涉及事项种类为依据，并以日期先后顺序排列；第八条法律类等专门、专项档案以事件为单位独立存放。第三章归档范围及归档时间归档范围：凡是在公司行政工作、各项生产活动中产生的，具有保存、备查和利用价值的文件资料均属于应归档范围。具体有以下条款：第九条政府行政机关和本行业行政管理机关的文件材料。包括公司章程、股东名册、政府机关核准的文件等；第十条公司内部文件，包括公司发文（签报表、签发稿、印刷稿以及重要文件的各版本修改稿）；会议纪要；公司内部上下级部门之间的请示、批复文件；公司各部门形成的工作计划、总结、报告等；第十一条公司产品购销所涉及的各种合同审批表及合同原件；第十二条公司经营中所遇到的各种法律案件的卷宗；第十三条公司日常工作过程中产生的各种行政类合同及其审批表，公司日常工作过程中产生的各种审批单；不归档范围：除应归档的文件、资料、合同外，其余的资料不予归档。具体有以下条款：第十四条重复的文件，一般事务性的无查考、保存价值的文献；第十五条未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；第十六条未经领导审阅、批示、签发的未生效文件；第十七条与本公司业务无关的文件和非隶属政府行政部门送来的参考性文件。移交时间：指公司各部门将需要归档的文件、合同和审批表等向档案室移交的时间。移交时填写《档案移交登记表》。归档时间：指档案管理专员对各部门移交的档案审核、鉴定无误后，编制档案编号、目录、索引后进行归档的时间。归档时填写《档案归档登记表》，一般档案移交后一到二个工作日内进行归档。第十八条公司形成的公文档案可随时向档案室移交，由经办人负责整理，文件依次按照签报、文件正本、文件副本、重要文件的修改稿装订；第十九条公司形成的合同档案，在完成合同评审后的10个工作日内，由经办人将合同原件移交到档案室；第二十条各部门在工作中形成的其他各种应归档的文件资料，在整理完毕后即可移交到档案室；第二十一条公司形成的财务报表，其中包括项目上的财务报表、工资报表、公司账目支出明细表在每个月月底由经办人将原件移交到档案室；第二十二条公司经营中所遇到的各种法律案件的卷宗于案卷终审完毕后由法务部人员将案件审理资料整理装订后移交到档案室；第四章归档要求第二十三条档案文件必须按规定分类整理、编目；第二十四条归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档；第二十五条音像档案要求：磁带、录像带、光盘需原版；计算机软盘、光盘需可运行；照片、底片需清晰完整，并要附有文字说明，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素，装入照片档案盒；第二十六条录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签，注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等；第二十七条档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号；第二十八条档案号自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于右脚首页的左上角，左方装订者则填写于右脚首页的右上角；第二十九条归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅；第三十条档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第五章档案管理工作流程第三十一条档案管理工作分八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。公司以各部门为单位，按照档案分类要求，在规定时间内将文件、证照等原件整理后，移交到档案室。档案管理专员经过审核、鉴定无误后进行编码、编目、检索后归档；第三十二条收集各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，在规定时间内送交档案室备查，并依据要求将移交档案原件。如部门确需留存原件的，应办理档案借阅手续；第三十三条整理、与鉴定文件点收：文件结案移送归档时，应根据如下原则点收：1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；2、文件如经过抽查，应有部门负责人的签认；3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门；5、有价证劵或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送交指定处保管，部门签收后，将文件归档处理；6、文件如有褶皱、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠使其整齐划一。第三十四条保管1、公司发文以字号分类，按年度订卷，以卷为保管单位；2、公司的合同均以件为保管单位，合同审批表同合同原件一并存档，审批表在上，合同原价在下；3、归档的文件要做到种类齐全，份数完整；4、多种材料形成的同一内容文件，要组织在一个案卷内，不得分散；5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印刷件在前，手写稿在后。其他文件依据其形成的规律和特点，保持文件之间的联系进行系统排列。6、保管单位内文件资料应按顺序排列，依次在有文字的页面外侧上角处编写页号；7、永久、长期和短期的案卷均须按卷内文件顺序填写卷内文件目录，卷内目录应字迹工整，并存放在卷首；8、保管单位内文件情况应清晰、准确记录在备考表中，备考表放置在保管单位末页；9、电子文件的归档要求，电子文件档案以PDF文件归档，图片档案以JPG格式进行存档。第三十五条编目根据公司实际情况，编目主要分五个部分。1、公司名称代表性字母公司名称字母北京泰科立高新技术有限公司TKL北京利建恒高新技术有限公司LJH北京泰恒合力劳务有限公司HLLW安徽三联建筑劳务承包有限责任公司LWCB安徽宏润铁路劳务有限公司HRLW北京泰明鸿塑业有限公司TMH北京泰科立玻璃钢模具有限公司MJ北京泰霖防水工程有限公司FS北京泰恒物流有限公司WL北京泰科立城市轨道交通工程有限公司GD北京泰恒天下影视制作中心YS上海极美家俱有限公司JM安徽常春绿化有限公司LH泰科立建材有限公司（天津）TJ泰科立高新技术有限公司（沈阳）SY2、部门代表性汉字部门名称代表汉字执行董事办公室“董”党支部“党”工会“工”法务部“法”信访办“访”总裁办“裁”总经办“经”铁道事业中心“铁事”海外事业中心“海”设计咨询中心“设”电力事业中心“电事”工程技术中心“技”安全质量中心“安”新产品研发中心“新”建厂研发中心“建研”建厂管理中心“建管”项目管理中心“项”经营管理中心“经管”电力生产中心“电产”钢材加工中心“钢”配送中心“配”物控中心“物”铁道商务中心“铁商”行政管理中心“行”企划中心“企”人力资源中心“资”人力储备中心“储”信息网络中心“信”清欠办“清”投融资中心“融”成本控制中心“控”监察审计中心“监”财务结算中心“财”3、档案类型以大写英文字母表示。如：工资报表用“A”表示。4、文件编号用阿拉伯数字依序排列。5、密级分绝密、机密、秘密表示，分别用3A、2A、A代表例如：TKL-财A013A表示：北京泰科立高新技术有限公司财务结算中心一月份工资报表且属绝密文件。第三十六条检索、统计、利用根据合同编目，把所有归档的档案编目整理成书面形式及电脑文档形式备份保存，以便查阅、借阅、销毁、统计等日后工作需要。第六章档案借阅第三十七条公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密级档案原则上禁止借阅，如确需借阅需经总经理签字方可在档案室借阅，不准外借；机密级档案、秘密级档案经部门经理、分管副总签字确认后可借阅，但借阅时间不得超过5天。第三十八条档案不允许转借。外单位人员未经公司领导批准不得查阅公司档案。查阅档案时必须出具《档案借阅审批表》，并填写《档案借阅登记表》。第三十九条档案借阅者不得在档案上做任何标记，不得随意涂改档案中任何文字、标记、图案，不得任意复印，不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。第四十条档案复制应在档案管理员处进行登记，填写《档案复制登记表》，且由借阅人部门经理签字审批后方可复印，私自不允许复印。第四十一条归还档案时须经档案管理专员审核无误后才可入档，并填写归还时间，保留备查。第七章档案保存期限及销毁第四十二条文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，均依下列规定办理。1、永久保存[1]公司章程[2]股东名册[3]组织规章及办事细则[4]董事会及股东会记录[5]财务报表[6]政府机关核准文件[7]不动产所有权及其他债权凭证[8]工程设计图[9]其他经核定须永久保存的文书2、10年保存[1]预算、决算书类[2]会计凭证[3]事业计划资料[4]其他经核定须保存10年的文书3、5年保存[1]期满或解除之合约[2]其他经核定须保存5年的文书4、1年保存结案后无长期保存必要者第四十三条档案销毁1、公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司档案资料；2、当档案到了销毁期时，由档案管理专员填写《档案销毁审批表》交总经理审核批准后执行；3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准后方可销毁，一般的档案资料经分管副总批准后可销毁；4、经批准销毁的档案，档案管理专员须认真核对，将批准的《档案销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存；5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总或总经理办公室主任指定专人监督销毁。第四十四条档案清理1、档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽；档案室应保证通风、透光性良好。2、保管期限届满的文件中，部门经核定仍有保存参考价值者，保管人应注明需续延保存日期，并呈报分管副总批准。注：档案管理专员应对所有的档案编号、目录、存放地等了如指掌，并严格执行保密原则。第八章附则第四十五条本制度解释权归企划中心；第四十六条本制度自签批之日起生效。北京泰科立高新技术有限公司企划中心2010年10月5日