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档案管理制度第1页共10页档案管理制度第一章总则第一条为了合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，并有效地保存及利用档案资料，使之服务于公司各项经营活动，特制定本制度。第二条公司档案，是指公司从事开发、经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的材料。第三条本制度适用于金洋房产、金鹰安装、金山信息、金洋物业公司。第二章归档范围第四条公司设立、变更的申请、审批以及公司资质等方面的文件资料。第五条重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第六条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第七条公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书。第八条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第九条公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。第十条公司所有项目开发建设过程中形成的各类文档、影像资料。第十一条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第十二条公司职工劳动、工资、福利方面的文件资料。第十三条公司的大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第十四条公司其他具有利用和保存价值的文件资料。档案管理制度第2页共10页第三章归档内容及要求第一节文件资料的收集和管理第十五条文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理办公室审查后归档。第十六条凡本公司印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经理办公室统一收集管理。第十七条一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交总经理办公室备案。第十八条会议文件由会议主办部门负责收集。第十九条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二十条各部门专职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，定期将归档文件材料交公司档案管理员，办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第二节归档要求第二十一条档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第二十二条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十三条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。第二十四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。第二十五条档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在档案管理制度第3页共10页一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第二十六条归档照片、音像带需附说明，其中照片、录像说明内容包括事由、时间、地点、人物、摄影者等；录音说明内容包括录制日期、讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间等。重要的声像档案尽可能采用存储空间小、稳定性好，利于长久保存的电子档案形式。第二十七条归档的电子档案内容应准确、完整，文件名称应与内容一致。文字、图片类的电子档案要求有对应书面文件存档。第二十八条案卷封面，应逐项按规定用电脑打印，字迹要工整、清晰。第三节归档整理方法第二十九条归档文件整理以件为单位。一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来问与复文为一件，每一项目招投标各资料为一件。第三十条归档文件整理时，需如文件用纸幅面尺寸大于国标标准A4型时，需进行折叠。第三十一条归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；；转发文在前，被转发文在后；来问与复文作为一件时，复文在前，来问在后；招投标资料根据招投标流程进行先后整理。第三十二条归档文件装订时，一般采用不易生锈、霉变的材料进行装订，装订时文件右、下两侧边缘对齐，采取左侧或左上角装订。第三十三条特种档案管理时，以单位载体为一件，如光盘一张为一件。第四章档案管理职责第三十四条按照有关规定做好文件资料的收集、整理、分类、归档等工作。第三十五条按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。第三十六条档案管理人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。档案管理制度第4页共10页第五章档案的利用、管理第一节档案的利用第三十七条公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《档案调用审批单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。第三十八条档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。第三十九条必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。第四十条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。第四十一条必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。第四十二条不准转借，必须专人专用。第四十三条用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第二节档案的管理第四十四条档案文件的移交1、经办人员在资料产生后一周内移交所在部门，经办人不得私自保留档案原件；档案形成部门定期将形成的档案移交总经理办公室档案管理员。加密级的文件资料，由经办人及时移交总经理办公室档案管理员存档。员工离职前，所有资料需移交所在部门。2、经办人员移交的文件资料应清晰、完整，符合归档要求，特种载体档案应附相应的文字说明。其中照片、录像带档案光盘、软盘档案包括编制日期、编制部门、密级等；奖杯、牌匾档案应写明背景情况。3、新项目前期形成的文件资料由公司总经理办公室负责收集、整理、归档，在新项目组织架构搭建并运作后二个月内，移交项目所属城市公司档案管理部门管理。4、档案办理移交时，移交人列明案卷移交清单两份，交接双方清点核对移交目录，由双方经办人签字，一份由档案接收部门留存。档案管理制度第5页共10页第四十五条档案文件的保管1、档案室是保存档案的专用库房，库房物品未经许可，不得挪作他用。2、档案室系机要重地，未经同意，严禁入内。库房内严禁烟火。3、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散）；不乱（不使档案互相混乱）；不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。做好档案的防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘等保护工作，保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补和复制。4、特种档案保管应区别于一般的纸质文书档案，采用专用保存介质。电子档案应备双份分别存放，一套封存，一套提供利用。实物档案应有专门的陈列器具，不同的实物材料可采用不同的排列与存放方法。第四十六条档案的鉴定：1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。2、确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。3、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。第四十七条档案的销毁：1、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；2、办理销毁手续，经董事长批准，方能销毁；3、销毁时要有二人以上监销，在清册上签字。4、公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。第七章附则附表：《归档文件目录》《档案移交表》《档案调用审批表》《档案销毁申请单》《归档档案台帐》档案管理制度第6页共10页归档文件目录序号文号归档资料名称页数存档时间存档人备注档案管理制度第7页共10页江苏金洋房地开发有限公司档案移交表序号移交文件名称份数是否原件备注移交部门：移交人签字：接收人签字：接收时间：注：本表一式二份，一份由移交部门存档，一份由档案接收部门存档。档案管理制度第8页共10页江苏金洋房地产开发有限公司档案调用审批表部门经办人姓名类别□调阅□借离□复印□领用归档号密级□秘密□机密□绝密资料名用途经办部门意见相关领导意见承办人承办日期归还人归还日期备注：档案管理制度第9页共10页江苏金洋房地开发有限公司档案销毁申请单申请日期：序号待销毁资料名称档案类别归档时间页数备注档案形成部门意见档案管理部门意见相关领导审批意见监销人日期销毁记录：以上档案材料已于年月日在地点用方法销毁。档案管理制度第10页共10页江苏金洋房地开发有限公司归档档案台账序号档案名称页数卷目号归档时间存档人存放位置备注