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第十一章会计档案的管理第一节会计档案与会计档案工作一、认识会计档案与会计档案工作1.什么是会计档案和会计档案工作？会计档案是指各类机构在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等具有保存价值的并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。会计档案工作则是财会部门和档案部门按照有关法规保管和提供利用会计档案的活动。2.会计档案主要包含哪些内容呢？会计档案主要包含会计凭证、会计报表、会计账簿。特别需要注意：财务会计管理的一般性文件不应属于会计档案的范围。如：预算计划、财务管理制度、规定等，都是不属于会计档案的。（1）会计凭证：是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。会计凭证可以分为原始凭证和记账凭证两种。（2）会计账簿：是以会计凭证为依据，全面、连续、科学地记录和反映各项经济业务的账册。账簿的最大功能是分类登记。（3）会计报表：是用统一的货币计量单位，总括地反映各类单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。3.会计档案与一般档案的比较（1）从形成者看，会计档案只能是特定的活动——财会管理活动中形成的，而一般档案则形成于社会管理的各个领域。（2）从形成过程看，会计档案从凭证开始，然后根据凭证编写账簿，再由账簿生成报表。整个过程承上启下，相互之间紧密衔接。一般档案在形成过程中的这种衔接就没有这么紧密的连续性了。（3）从会计档案的内容成份看，会计档案的内容成份相对集中而稳定。一般档案的内容则要复杂、丰富得多。4.会计档案的这些特点对我们从事会计档案工作提出了哪些要求呢？（1）因其行业的特殊性，会计档案工作由财务管理部门和档案管理部门共同负责；（2）因其形成过程的连续性，对会计档案的管理也需要遵循其中的规律性，在收集、整理、鉴定等过程中作相应的特殊处理；（3）因其成份的稳定性和独特性，会计档案的保管方法与一般档案也有区别。第二节会计档案的收集与保管一、会计档案的收集1.收集的原则——“统一领导，分级管理”。2.归档范围会计档案的归档范围主要包括：会计凭证、会计账簿、会计报表。3.归档时间和方式（1）归档时间按照会计制度的统一规定，单位在年终办理决算以后，会计凭证、账簿和报表应一并归档，集中保存，以备查考。（2）归档方式《会计档案管理办法》第六条的规定：由会计部门按照要求整理、装订，编制清册；当年形成的会计档案，可暂由会计部门保管一年，期满后，由会计部门编制移交清册，统一移交本单位档案管理机构。二、会计档案的保管1.包装材料的选择要选择专用的会计档案包装材料2.会计档案的排列一个会计年度生成的会计档案数量较少的情况下，采用会计黏附排放法；一个会计年度生成的会计档案数量较多的情况下，采用会计档案形式排放法。第三节会计档案的整理一、会计档案整理的基本环节会计档案整理的主要环节分为分类、立卷、排列、编目等工作。1.分类根据不同的情况，会计档案可以按照三种不同的分类方法进行分类。（1）会计年度——形式——保管期限如：2000——会计凭证——15年（2）会计年度——保管期限——组织机构如：2000——永久——基建处（3）会计年度——会计类型——形式——保管期限如：2000——现金会计——会计报表——25年2.立卷（1）凭证的立卷由财务部门进行，将办理终结的凭证按照现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册。（2）账簿的立卷账簿也按照科目装订成册，一本账簿就是一个保管单位。（3）报表的立卷会计报表是将年报、季报和月报分开立卷，同时根据报表数量的多少组成保管单位。在整理账簿时，我们需要注意：（1）对固定式的账页，一般不需拆除空白页；（2）对活页式账页，我们需要填写账簿启用表，拆除空白页，编制页码，进行装订。3.编目指为会计档案编制案卷目录。一般需要按照凭证、账簿、报表分别编制。对永久保存的会计档案应单独编制案卷目录。第四节会计档案的鉴定一、定义会计档案的鉴定就是为会计档案划定保管期限，对会计档案进行初步鉴定、复查鉴定和对丧失价值的会计档案的销毁鉴定等工作。二、会计档案的保管期限如何确定？和一般档案相同，会计档案的保管期限也分为永久和定期两种，定期保管又可以分为25年、20年、15年、10年、5年等几个层次。根据《会计档案管理办法》等文件的规定：（1）会计凭证一般情况下保存15年左右，不需要永久保存。但是，对其中涉及外事和对私改造的会计凭证应当永久保存。另外有些情况需要适当延长保管期限。（2）会计账簿保存15年—20年，也不需要永久保存。（3）会计报表，特别是其中的年度会计报表（决算报表），需要永久保存。季度和月份报表保存3到5年。二、鉴定工作的步骤1.初步鉴定由财务部门人员在会计年度终了时进行。2.复查鉴定由档案部门会同财务部门对保管期满的会计档案进行复查，确定是否需要延长保管期或是销毁。3.销毁鉴定对保管期满、可以销毁的会计档案，由档案部门提出意见，再由会计部门和档案部门共同鉴定，确认可以销毁的档案，编制销毁清册，经批准后，进行销毁。第五节会计档案的提供利用一、会计档案提供利用的方式（1）基础数字汇集是利用会计档案中各方面的数据信息，将立档单位经济管理活动的数据按若干编辑而成的一种档案参考资料。其作用是提供单位领导和业务人员全面、系统地掌握情况。（2）重要数据汇集是按照时间顺序，将资金、产值、利润、利税、工资、奖金、成本等分项制成表格而成的档案参考资料。（3）阶段性资金分析表是按时期对比和反映企业资金运转使用情况的参考资料，主要供领导掌握单位经营情况、总结经验教训和研究发展方向。