档案管理工作论文谈中学档案信息资源管理现代化开发与利用

档案管理工作论文：谈中学档案信息资源管理现代化开发与利用摘要：信息经济的来临为档案管理现代化提出了新的课题。深刻理解开发利用档案信息资源的重要性,才能推动开发利用档案信息资源的进程。关键词：中学；档案；信息资源管理；现代化信息经济的来临为档案管理现代化提出了新的课题。深刻理解开发利用档案信息资源的重要性,才能推动开发利用档案信息资源的进程。档案是信息的一种重要组成形式,档案部门是储存,输送信息的一个部门。在信息经济的新形势下,我们应该把大力开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想,为社会各方面群众和团体服务。一、当前学校开发档案信息资源存在的主要问题1.室藏结构单一。据有关资料介绍,现在很多档案室的室藏档案文书档案所占比例偏重,而基建、会计、声像档案所占比例偏小。这样的室藏结构,从开发档案信息资源的角度分析,使开发利用档案信息的范围狭窄了,因为社会各方面对档案信息的需求是多方面的,室藏结构单一不能满足社会需要的多样性,特别值得提及的是大量的文书档案中涉及教育教学内容的较少,因而,使这些档案信息直接服务于学校建设以及社会需要,存在着较大的难度。2.时间跨度较短。就档案资源而言,大多数档案都是改革开放后建立的。如档案室“文革”前历史档案所占比例较小,这就给开发利用档案信息、研究事物动态的发展规律、为学校建设和各项工作服务带来了困难。3.室藏档案特色不明显。所谓特色档案是指反映学校特色、特色文化以及校友等方面的档案,也正因为特色档案没有系统地建立起来,因而开发档案信息资源为发展学校事业和各项工作服务,也就缺乏强有力的针对性。4.档案编研工作滞后。编研材料内容单一,存在着重文书轻教学的档案编研现象。编研材料档次较低,一次性编研成果多,适应形势发展的深层次编研成果少。重文书轻教学的编研成果较普遍,在档案工作中,应该看到,编研是一项具有较高层次的信息开发工作,做得好、挖掘得深,是能为社会和经济发展提供更好的服务的,是能够为领导决策提供准确信息的。但是编研工作者始终存在着“重文书,轻教学”的现象,从而使有些与教学密切相关的档案信息未能得到及时有效开发。在实际工作中,造成档案编研成果档次低的主要原因是档案编研人员业务素质偏低,同时,档案编研人员少也给编研工作带来了较大的困难。上述问题的存在,主要原因有以下几点:1.档案人员思想观念转变缓慢。随着各项事业的不断改革和对外开放的深入,市场经济体制日趋完善,新的发展环境给档案事业的发展提供了很多很好的机遇。但是有些单位的领导和档案部门的工作者对这些机遇还缺乏清醒的认识,在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识,依旧把管好档案作为档案工作的重点,没有充分认识到档案信息的潜在作用和利用价值,致使档案工作与学校进一步发展不相协调。2.档案信息开发工作的基础还比较薄弱。主要在以下几个方面应进一步加强:一是归档的文件材料应注意完整性;二是信息收集渠道有待拓宽;三是档案人员开发信息的业务素质需要提高。从档案信息开发利用工作的实践来看,没有完善的基础建设,档案信息开发工作很难坚持,也必将成为无源之水,无本之木。3.档案信息开发的规模需逐步扩大和完善。目前,各项事业的改革不断深入,使得各种经济关系日趋紧密和复杂,从档案信息价值和作用来看,选择多种方式逐步扩大档案信息开发规模很有必要。二、开发档案信息资源使之现代化的粗略设想和应采取的改进措施1.建立健全有关档案信息开发利用制度和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的基本前提。学校应建立综合档案室,配备专管人员,做到机构健全,人员落实,每年档案工作订目标、有计划,并列入学校和分管领导的工作议事日程和年度考核目标,档案工作任务分解到部门,职责明确,建立规范化的档案管理利用开发制度,归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标,这就在具体细节上保证了档案管理的顺利开展。2.态度决定成败。热情主动提供服务是开发利用档案信息资源的必备条件。档案信息资源开发与利用,既要坚持按规章制度办事,又要注意改善服务态度,提高服务质量,做到热情、主动、准确、迅速。如编写校史,出版校庆纪念册和创办校史展览馆,学校档案室应改变那种“看门守摊,等人上门”的封闭式做法,主动提供了大量珍贵的档案材料,将建校成果进行全面的收集、精心整理汇编成册,充分利用档案信息资源,为学校的建设作贡献。要强化服务意识,拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向信息经济主战场,把档案工作的重心转到为信息经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到教育教学工作发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。3.加强学习,更新观念,开发档案信息资源。改进传统的检索手段,以现代化方法取代传统的检索模式,以微机检索为主干,进行区域档案信息网络管理,有计划、有步骤地步入联网,以实现档案信息利用途径的转移。其次是提高开发研究室藏档案的能力和水准,向社会提供经过编研加工后可利用的信息,以减少利用者查阅的耗时,从而提高档案室的整体形象,使其鲜明的特点和独有的多重功能发挥得更趋完善。4.加强档案信息素质教育,加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备,获取档案信息技术和设施武装档案信息网络,不断提高档案信息的效益功能。科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。因此,要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。5.培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。6.加大资金投入,加强档案管理信息化建设力度,依托先进的技术设备,以快速推动学校档案事业的发展进程。先进的技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备,任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快档案事业的发展进程,使之进入现代化管理的先进行列。我们要与时俱进,更新观念,将档案管理信息化建设放在档案管理工作的重要地位,充分予以高度重视,使信息化建设为我所用。总之,要搞好档案信息资源的开发利用工作,既要热情主动地提供服务,又要健全和熟悉档案资料,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,还应对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把中学档案信息资源的开发工作做得更好。参考文献：[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.[4]时立真.试析改善职业院校财务档案管理的措施[J].内蒙古水利，2006，（3）：112-113.[5]赵清和.谈财务部门会计档案的管理[J].沈阳建筑大学学报：社会科学版，2005，（4）：144-146.