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档案管理的基础知识档案管理工作操作实务第一部分档案管理的基础知识一、几个基本概念1、档案。《档案法》对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2、企业档案。企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。第一部分档案管理的基础知识3、企业档案的作用：⑴凭证作用；⑵参考作用；具体体现在以下几方面：a.档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。b.档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。c.档案我们积累和传播知识重要载体。d.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。第一部分档案管理的基础知识二、档案工作1、档案工作的性质-专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。-服务性：为企业各项工作服务。-机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。第一部分档案管理的基础知识2、档案管理工作的内容八环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。六环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用第一部分档案管理的基础知识3、档案工作的原则：－统一领导、分级管理－集中统一管理第二部分档案管理的操作实务第一章档案整理的几个概念第二章文书档案的整理第三章科技档案的整理第一章、档案整理几个概念一、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。第一章档案整理几个概念三、档案整理的方法:1、以“案卷”为单位整理。a案卷b立卷c以案卷为整理单位的应用范围:科技档案；部分文书档案；专门档案2、以“件”为单位整理。应用范围：文书档案、实物档案第一章、档案整理几个概念四、档案分类1.按照整理方法的不同，可将档案分为：文书档案科技档案专门档案2.集团档案分类大纲党群工作、行政管理、业务管理、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案、产品档案等第二章文书档案的整理一、文书档案整理流程鉴定――分类――装订――排列――盖档号章――填写档号――著录――装盒、排架注：此流程中没有包含收集，因收集是上一环节之工作。在收集档案的同时，注意文件材料交接清单的准确性及双方签字。第二章文书档案的整理（一）鉴定：归档文件的来源主要有：集团下发的文件、单位内部形成的文件、政府部门针对本单位发文或需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目，合作单位按要求向本单位提交的文件。对照归档范围来确定某类文件是否需要归档。（二）分类：根据集团及各公司情况，文件材料产生量不大，因此采用“年度----保管期限”结合事由分类法。1.分年度：将归档文件按其形成年度分开。2.分保管期限：严格对照本公司《归档文件分类、保管期限表》，将同一年度内的文件按永久、长期、短期或永久、30年、10年三种保管期限分开。从2010年起，集团档案的保管期限按国家档案局8号令改为永久、30年和10年。3.分类别：将同一类别的文件排列在一起。（三）装订：归档文件以“件”为单位进行装订。1.件的概念。原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与附件为一件；同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函为一件，但跨年度的则各为一件；文件处理单与相关文件为一件。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；印章登记表等各种报表、图册，按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。注：不允许若干件一个类型的归档文件合为一件，如将一个年度的所有“通知”作为一件。2.保管期限为永久或长期、30年的归档文件，最好拆除生锈金属物，采用线装、或胶装，也可以用不锈钢备用夹，但装订前需进行扫描。扫描件分年度存储于硬盘，同时上传至档案管理系统中该条目录的原文处，并在一个年度结束后以年度为单位刻录在光盘上脱机保存。同时，以档号来为扫描件命名。3.较厚归档文件采用三点一线方法进行装订。4.成册的文件材料，如印章登记本、刊物等，可保持原貌。5.保管期限为短期或10年的文件，根据实际情况选择装订方法。（四）排列。在同一年度、保管期限内，结合机构（问题）或事由按文件形成时间进行排序。（五）盖档号章，填写相关内容。归档章盖在文件首页右上方空白处，若右上方无空白，则盖在其它容易查看的地方。档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。全宗号：各单位代号；年度：即文件形成年度；保管期限：可以写永久、长期、短期、30年、10年，也可以只写代号：Y、C、D、30、10；件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1排起。（六）著录，即编目。请示与批复为一件时，只对批复进行编目。1.全宗号：各单位代号。2.年度：指归档文件文件的形成年度（如2002，2003），要求写全。3.保管期限：归档文件保管期限，可以是其代号或是年限。4.件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用0补齐，如001、089。5.文件编号：文件编号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。6.题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，为方便检索，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[]”以示区别。如任免通知[XX，XXX]，或通知[关于加强劳动纪律的通知]7.责任者：即发文机关；就是文件落款处盖章单位。责任者可以用通用简称。8.主题词：按照档案主题词表进行著录，此项可以省略。9.日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字表示，如20080101。10.页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面就算是一页。空白页不计页数。11.份数：一般归档文件只保存1份，利用频繁或非常重要的可以保存两份。如有其它需要，保存份数较多，应在备注中注明。12.实体分类号：就是档案分类、保管期限表中归档文件的实体分类。13.档号：此项由系统自动生成。14.盒号：为所有年度的大流水号，从第一盒档案排起。作为查找档案的辅助项目。因有些公司插卷很多，此项不强制要求填写。15.存放位置：此项为查找档案档案的辅助项目，为方便查找档案，建议填写。16.备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括缺损、销毁等。17.密级：为文件上所标示的密级，如无标示，为内部。（七）装盒、排架1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。※特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，否则以后查找起来就会查找不到。2.备考表：如文件盒内有备考表，直接填写其中项目；若没有，则打印一份，将其置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。3.背脊：填写年度、保管期限和起止件号。4.排架：按年度从档案柜最上层排起，永久和长期的可以一起排架，短期则另排一架。