毕节学院系(部)级教学档案管理办法

1毕节学院系（部）级教学档案管理办法院政发[2006]40号为了科学规范地进行教学管理，加强院、系（部）教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理和教学改革等各项工作中的作用，特制定本办法。一、教学档案管理的基本要求1、凡是在教学活动、教学管理和教学研究等工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等均属教学档案管理范围。2、我院教学档案管理实行院、系两级管理：凡本院开展教学工作形成的、对学院工作有永久性或长期保存价值的教学档案，一律由学院教学档案室保存（一级教学档案管理）；凡是各系（部）在教学工作中形成的、仅对各系（部）工作有保存价值或不需长久保存的教学档案，由各系（部）负责收集、整理、保存并提供利用（二级教学档案管理）。本办法主要是针对二级教学档案管理制定的细则。3、对一级教学档案的管理，应按照国家有关档案管理的要求，进行收集、整理，并定期向学院教学档案室移交，学院教学档案室设在教务处。需移交学院档案室的档案材料，学院教学档案室保存复印件，学院档案室保存原件。4、系（部）主管教学工作的系主任或副主任负责本单位教学档案管理的监督、检查工作，系（部）办公室秘书和教学秘书具体负责本单位教学文件材料收集和管理工作。5、应进一步增强资料意识，将教学档案工作落实到日常教学管理中，在布置、检查、总结、考核教学工作的同时，注意教学档案的收集、归档和管理。二、档案的收集积累1、各系（部）的办公室秘书和教学秘书要在工作中随时收集和积累教学文件材料，分类存放，将一级教学档案定期移交给教务处统一立卷归档，并整理、保管好本单位的二级教学档案。2、教学文件材料一般归档一份，重要的一级教学管理文件材料，各系（部）可根据实际情况保留两份，一份由学院教学档案室保存，一份由各系（部）自存，以便日后查找。3、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。4、各系（部）办公室秘书、教学秘书工作变动时，应及时做好教学档案的交接工作。三、教学档案的管理1、系（部）级教学档案一般不需装订成册，只需以教学文件为单位组成有序的体系，包括分类、排列、编目等，然后采用盒（袋）装的方法进行管理，以便于文件随时存取。22、根据教学文件的收集管理规律，原则上相同内容的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料多时，可分别组成若干盒（袋），也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少的文件合成一盒（袋）。3、归档的教学文件材料一般均为A4纸；对非标准规格的文件（如试卷）应专柜保管，但需填写与其它教学文件相一致的盒（袋）编号。4、属专项档案的文件，已归入其他类档案的，应在相关的盒（袋）内注明档案参见号或复制相应材料后分别存放。5、凡计算机打印纸制教学文件，需留存与之内容相同的电子文件，以便长久保存和利用。四、教学档案分类目录及说明1、教学档案按三级进行分类编目。一级类目为基本框架，按学院统一规定执行。根据学科、专业及系（部）特点，二级、三级类目可增加或作适当调整（所附目录中二级、三级类目均设“其他”，即为各单位留置调整余地）。2、教学档案分类编号方法系（部）教学档案编号为7位，采用四层隶属编号方法。第一层为一级类目标识，用三个简称字母表示；第二层、第三层分别为二级、三级类目代号，分别用两位阿拉伯数字标识；第四层为盒号。（具体参见《毕节学院系（部）教学档案分类目录》）例：各系（部）须按此分类目录对教学文档进行规范和完善，对暂时没有教学活动支撑的类目，进行删除或调整时要慎重。以上办法及所附《毕节学院系（部）教学档案分类目录》，自2006年1月起执行，解释权在学院教务处。二〇〇六年一月五日附：毕节学院系（部）级教学档案分类目录JXS01011-N盒号流水号三级类目流水号二级类目流水号一级类目代号3毕节学院系（部）级教学档案分类目录分类号教学档案分类目录保管年限JXS(一级类目)师资队伍建设JXS01(二级类目)师资队伍建设规划及相关文件材料（长期保管）JXS02(二级类目)师资队伍信息汇总表(按年统计)（长期保管）JXS03(二级类目)重点学科梯队建设相关材料（长期保管）JXS04(二级类目)青年教师培养方案及实施办法(含导师制)（长期保管）JXS05(二级类目)国家、省、院各级人才培养工程培养对象有关材料（长期保管）JXS06(二级类目)院级各类教学评奖和教学竞赛申报、评审材料及证书复印件（长期保管）JXS07(二级类目)院级以上各类教学评奖申报、评审材料及证书复印件（长期保管）JXS08(二级类目)教书育人、为人师表获奖典型材料汇总（长期保管）JXS09(二级类目)院、系（部）教风建设相关材料（长期保管）JXS10(二级类目)教师科研情况汇总（项目立项任务书、成果获奖证书复印件及重要成果原件或复印件）（长期保管）JXS11(二级类目)教师教学业务档案（含历年教学任务记录和教学工作总结、教学质量考核、教学类奖惩材料、教学综合考核、进修提高、职务职称变动、任教资格、聘书等）（按人立卷）（长期保管）JXS12(二级类目)其他JXJ(一级目录)教学基本建设JXJ01(二级类目)专业建设JXJ0101(三级类目)新专业筹建、申报、建设规划、总结及学士学位权申报与评审有关材料（长期保管）JXJ0102(三级类目)品牌与特色专业申报与建设有关材料（长期保管）JXJ0103(三级类目)专业建设规划、建设情况总结及相关材料（含专业改革材料）（长期保管）JXJ0104(三级类目)专业（含辅修专业）教学计划或培养方案、论证报告、专家鉴定意见，以及执行情况（长期保管）JXJ0105(三级类目)其他（长期保管）JXJ02(二级类目)课程建设JXJ0201(三级类目)课程建设规划、总结（长期保管）JXJ0202(三级类目)院级重点课程申报、建设、验收材料（长期保管）JXJ0203(三级类目)院级以上优秀课程、精品课程申报和建设材料（长期保管）JXJ0204(三级类目)网络课程、多媒体课程（课件）建设、使用及获奖情况的材料（长期保管）JXJ0205(三级类目)双语教学课程建设相关材料（长期保管）JXJ0206(三级类目)分专业必修课程教学大纲汇编（长期保管）JXJ0207(三级类目)选修课程（含公共选课）教学大纲（长期保管）JXJ03(二级类目)教材建设JXJ0301(三级类目)教材建设规划、选用、评估及相关措施（长期保管）JXJ0302(三级类目)教材建设申报、验收材料（长期保管）JXJ0303(三级类目)已出版教材目录和教材原件（长期保管）JXJ0304(三级类目)辅助教材（含讲义、习题集、阅读书目等）建设及相关材料（长期保管）4JXJ0305(三级类目)获奖教材目录、证书复印件和教材原件（长期保管）JXJ0306(三级类目)教材（含声像资料）选用论证报告、订购计划表及使用教材情况相关材料（保留四年）JXJ0307(三级类目)其他JXJ04(二级类目)实验室、实习基地建设JXJ0401(三级类目)实验室一览表（注明开放实验室）（长期保管）JXJ0402(三级类目)实验仪器、设备清单（长期保管）JXJ0403(三级类目)实验材料购置、消耗、库存明细表（长期保管）JXJ0404(三级类目)实验室新建、改建、扩建报告和建设总结（长期保管）JXJ0405(三级类目)实验室管理各种规章制度（长期保管）JXJ0406(三级类目)实习基地（含教学基地）汇总表、建设协议书、建设报告、建设计划、建设总结及相关材料（长期保管）JXJ0407(三级类目)其他JXG(一级目录)教学管理JXG01(二级类目)综合类JXG0101(三级类目)系（部）务会议研究教学工作会议记录和系教学委员会工作记录（含会议记录、图片资料）（长期保管）JXG0102(三级类目)系（部）年度（或学期）教学工作计划、工作总结（长期保管）JXG0103(三级类目)系（部）教学管理规章制度、实施细则及教学管理人员的岗位职责（长期保管）JXG0104(三级类目)专职教学管理人员一览表（按年度）（长期保管）JXG0105(三级类目)院级及以上重要教学文件（长期保管）JXG0106(三级类目)系（部）教学文件（长期保管）JXG0107(三级类目)系（部）改革与发展规划（“十五”以来）（长期保管）JXG02(二级类目)课务管理JXG0201(三级类目)每学期教学任务书（学院统一格式）（长期保管）JXG0202(三级类目)每学期课程总表及分表（学校统一格式）（保留四年）JXG0203(三级类目)课程教学进度表（教学周历）（保留四年）JXG0204(三级类目)分专业每学期教学运行表（保留四年）JXG0205(三级类目)任课教师情况统计（含高级职务教师为本科生开课情况）（保留四年）JXG0206(三级类目)调（停）课申请单、学期调（停）课汇总表（保留一年）JXG0207(三级类目)其他JXG03(二级类目)考务管理JXG0301(三级类目)各科期末考试卷（含参考答案与评价标准）（学生离校后三年）JXG0302(三级类目)试卷（试题）库（长期保管）JXG0303(三级类目)试卷分析表（学生离校后四年）JXG0304(三级类目)考试日程表（学生离校后四年）JXG0305(三级类目)课程考核成绩记录表（原始成绩表）（长期保管）JXG0306(三级类目)学期学生成绩表（以班级为单位）（长期保管）JXG0307(三级类目)大学英语四六级和计算机等级考试、普通话测试等通过情况（学生离校后四年）JXG0308(三级类目)其他JXG04(二级类目)学籍管理JXG0401(三级类目)学生名册（长期保管）5JXG0402(三级类目)学位授予情况材料及统计表（长期保管）JXG0403(三级类目)学籍异动单及学年汇总表（长期保管）JXG0404(三级类目)毕业（含退学学生）成绩册（长期保管）JXG0405(三级类目)毕业生电子照片册（长期保管）JXG0406(三级类目)其他JXG05(二级类目)实验教学JXG0501(三级类目)实验教学大纲（长期保管）JXG0502(三级类目)实验运行记录本（长期保管）JXG0503(三级类目)实验室开放记录（长期保管）JXG0504(三级类目)实验教学进度表（保留三年）JXG0505(三级类目)实验室分学期实验安排表（保留三年）JXG0506(三级类目)实验项目变动、实验内容革新相关材料（综合性、设计性实验等）（保留四年）JXG0507(三级类目)实验教学情况统计表（含哪些课程开设实验、是否独立设课、综合性、设计性实验比例等）（长期保管）JXG0508(三级类目)学生实验报告等材料（学生离校后三年）JXG0509(三级类目)实验教学管理规章制度（长期保管）JXG0510(三级类目)其他JXG06(二级类目)教育实习JXG0601(三级类目)系实习计划、实习学生和系指导教师（带队教师）名单和分布学校、实习总结（附优秀指导教师、优秀实习生名单）（长期保管）JXG0602(三级类目)实习成绩单（附实习考核表样表）（长期保管）JXG0603(三级类目)学生教育实习教案（2份/生）（长期保管）JXG0604(三级类目)学生实习工作小结（1份/生，含教学实习、班主任工作实习）（学生离校后四年）JXG0605(三级类目)教育调查报告(1篇/生)（学生离校后四年）JXG0606(三级类目)其他JXG07(二级类目)专业实习(含毕业实习、生产实习、调查实习、野外考察等)JXG0701(三级类目)实习大纲（长期保管）JXG0702(三级类目)实习计划、实习学生与指导教师名单及分组表、实习总结（长期保管）JXG0703(三级类目)实习教材或指导书（含系自编讲义）（长期保管）JXG0704(三级类目)实习作业（学生离校后四年）JXG0705(三级类目)实习成绩表及实习考核表（附样表）（长期保管）JXG0706(三级类目)学生实习小结（1份/生）（学生离校后四年）JXG0707(三级类目)系实习总结（长期保管）JXG0708(三级类目)学生实习成果及相关材料（长期保管）JXG0709(三级类目)其他JXG08(二级类目)毕业论文（毕业设计）J