江苏建设工程监理资料整理指导

第1页共24页第一篇关于监理档案一、监理档案监理资料主要是项目监理机构在工程建设项目监理过程中，按照相关规定的要求进行搜集整理的、由参与工程建设的各方责任主体所形成的、具有保存价值的各类工程文件。监理资料也包括一些由政府职能机构形成的、与工程建设项目直接相关的文件资料，如：施工许可证、规划定点通知书、质量监督方案等。监理资料的搜集整理应当按照及时、准确、完整的原则进行，并应对文件资料进行科学分类，立卷成册，最终形成监理档案，一方面便于内部保存，另一方面便于向业主方、城建档案馆移交。二、相关规定主要有：《建设工程监理规范》《建设工程文件归档整理规范》《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（第三版）《建筑工程施工质量验收资料》《作业指导书》（JYPM/WL-B-2001）扬政建（2001）316号文苏建档（2001）320号文三、监理档案的重要性监理档案是项目监理机构在工程建设项目施工阶段进行“三控制、两管理、一协调”活动的记录；监理资料是否完整和有序、规范和真实、及时和准确，都能反映出项目监理机构的工作质量，反映出项目监理机构对工程建设项目实施有效控制的程度；完整和准确的工程监理档案是工程质量的内在反映，是监理单位的最终产品。监理资料作为施工过程可追溯的依据，是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证；合理准确的监理资料也是有效规避监理单位风险、减轻或免除监理单位责任的重要依据。监理资料同时也是评定工程质量、核定工程质量等级的重要依据，是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。搜集、整理、积累、检查、汇总监理档案的过程，往往也是发现问题、不断纠正和及早预防错误、取得经验并不断提高的过程。四、监理档案的组织管理建立监理编制、总监检查、公司审核三级管理制度，促进公司监理档案编制与管理工作的正常开展。项目总监在完成项目监理机构组建之后，应对项目监理机构内的组成人员进行明确的分工；专业监理工程师负责本专业监理资料的收集、汇总及整理，监理员在专业监理工程师的指导下开展现场监理工作，并做好有关的监理记录。项目总监指导监理资料的收集、汇总及整理，并对其实施检查，对工程监理档案的总体质量负直接责任。工程建设项目监理任务完成后，项目监理机构应及时将监理资料移交公司综合部，由公司综合部对照监理工作总结进行初步检查，交档案室分类组卷、装订成册。监理档案由公司综合部负责移交业主方，移交前应经项目总监审查，以确定其是否完整。五、监理档案汇总1、监理档案应按公司留存、业主方存档、城建档案馆存档三大类分别汇总整理。城建档案馆存档的与业主方存档的，只需移交给业主方。a、公司保存留存（所有文件）□前期文件□A类表□B类表□C类表□其它（旁站监理方案、监理审图意见、见证取样试验记录、实体检测记录，等等）b、业主方存档（保留2份的文件）□前期文件·公司□A1、A2第2页共24页□A3.1、A3.4、A3.6□A4、A5、A6、A7、A8、A9□B1、B2、B3、B4、B5、B6□B8、B9、B10、B12、B13□旁站监理方案、监理审图意见、见证取样试验记录c、城建档案馆存档（保留3份的文件）□前期文件·公司□A5□B1、B2、B3、B4、B6□B9、B10、B122、项目监理机构形成的文件以发文登记表（□□□类）进行登记。非项目监理机构形成的文件以来文登记表（□□□类）进行登记。《江苏省建设工程施工阶段监理现场用表》（第三版）表式中已取消了原二版表式中的部份表式（C8类、C11类），其中包括：来文登记表、发文登记表；但根据公司贯标文件的要求以及工程监理实际情况，来发文登记表还是需要的，它可以反映出参与工程建设的各方责任主体之间的文件往来。现在所使用的来发文登记表作为监理企业内部管理范围的文档，仍沿用《监理现场用表示范表式》原第二版的格式，稍作修改：a、取消右上角“ＣＣ８８..２２（（ＣＣ８８..33））””字样；b、“C8.2—”改为“编号：—”；c、底部“江苏省建设厅建设监理处监制”字样取消；d、表格中的（□□□类）统一填写中文类别，不宜填写代码；如：来文登记表（前期文件·业主类）来文登记表（主体·钢筋加工类）发文登记表（质量控制类）e、来文登记表“签收人”一栏填写文件实际签收人；“办理人”一栏填写专业监理工程师；发文登记表“收件人签名”、“时间”栏目由收件单位收件人如实填写。f、来发文登记表编号采用3位数字，如：001、002等；必要时，在数字编号前添加1～2位英文字母编码，如：A001、E003等。3、《监理现场用表》（第三版）的文件编号a、以文件自然形成的规律采用3位阿拉伯数字编号，如：A211-001表示承包方填报的第1份《工程进度计划报审表》（总进度计划）B22-010表示形成的按照自然顺序为第10份的《监理工程师通知单》b、必要时，在数字编号前添加1～2位英文字母编码，如：A331为基础分部的工序报验，为区分不同的检验批，假设编号为：土方开挖A331-A001钢筋加工A331-C001模板安装A331-G001□中的英文字母编号均为假设；实际编排时，应根据工程实际情况进行确定。此时，来文登记表加注的英文字母编号与此处加注的应当一致。c、关于文件编号的有关约定，应在监理交底时向有关各方说明。4、一般要求：a、监理资料的整理按《监理现场用表》的编排顺序进行；b、责任人本人签字齐全，盖章均应为鲜章；c、复印件存档的，要注明原件于何处，并加盖原件存放单位章；d、承包单位产生的文件均须采用相应的监理表式进行申报；其它有监理表式的，须采用相应表式；没有表式的，应归类统一；第3页共24页e、文件不得涂改；f、使用的墨水：碳素墨水、蓝黑墨水；g、文件应当闭合；h、分类有序、编号具有唯一性。第二篇工程前期文件一、业主来文业主来文主要是工程建设前期由业主方形成或由业主方负责办理的相关批文，以及其它必要的文件等。它是项目监理机构在工程项目监理实施过程中的监理依据，主要有：（市计委）工程立项批文；（国土局）建设征地批文；（国土局）建设用地规划许可证；（规划局）建设工程规划许可证；（规划局）建设工程红线图；（规划局）工程规划定点通知书；（建设局审图办）图纸审查意见；施工图设计审查批准书；（消防支队）图纸审查意见；图纸审查批准书；（设计单位）图纸审查意见的回复；（建设局）建设工程施工许可证；（业主）工程招标文件；（业主）招标答疑书；工程标底书；（承包方）工程投标书—包括工程量清单、工程报价单及预算书；（业主）中标通知书；（业主）建筑工程施工合同；委托监理合同；（业主）材料、设备、砼采购协议书；（业主）图纸会审纪要。（质监站）工程质量监督方案；（检测单位）业主方委托检测的检测报告；（勘探单位）工程地质勘探报告；（设计单位）施工图纸及变更图；1、业主方未及时提供所需文件（或不清楚应提供哪些文件）时，以B31监理工程师联系单提请业主方提供；2、登记格式来来文文登登记记表表（（前前期期文文件件··业业主主类类））第4页共24页单位工程：编号：业主—001序号来文编号来文单位来文主题时间签收人办理人扬州·建苑监理3、（设计单位）施工图纸及变更图较多，应单独登记；来来文文登登记记表表（（前前期期文文件件··图图纸纸类类））单位工程：编号：图纸—001序号来文编号来文单位来文主题时间签收人办理人扬州·建苑监理4、保留份数：1份。二、公司来文主要有：（业主）授权监理通知书；总监授权书（总监代表授权书）。1、登记格式来来文文登登记记表表（（前前期期文文件件··公公司司类类））单位工程：编号：公司—001序号来文编号来文单位来文主题时间签收人办理人扬州·建苑监理2、授权监理通知书可由项目监理机构代表业主方转发给各承建单位；总监授权书（总监代表授权书）发文给业主方与各承建单位；以发文登记表登记，格式发发文文登登记记表表（（前前期期文文件件··公公司司类类））单位工程：编号：公司—001序号发文编号主题发往单位份数收件人签名时间扬州·建苑监理3、保留份数：3份；第5页共24页第三篇A类表《监理现场用表》A类表为承包单位用表，由承包单位完成相关工作后填报，表式填报应当准确、规范。一、A1表1、登记格式来来文文登登记记表表（（开开工工报报审审类类））单位工程：编号：A1—001序号来文编号来文单位来文主题时间签收人办理人扬州·建苑监理2、保留份数：2份；3、审核要点：a、编号正确；一般情况下，一个承包单位进场，仅会产生一份A1表（由于项目监理机构认定承包单位未达到开工条件而未批准，需要进行再次或者更多次的报审除外），为表示文件标示的唯一，可按不同承包单位在数字编号前加注2位英文字母（一般采用单位拼音缩简字母）以示区别。如：某公司填报的《工程开工报审表》，可编号为：A1-ZJ001；b、应报验通过的内容已报验通过，且反映在表格中；工程施工组织设计（Ａ３.１１－）工程用材料和设备（Ａ３.２１－、Ａ３.２２－、Ａ３.２３－）施工用大型机械设备（A３.１4－）首道工序的分项施工方案（Ａ３．1２－）施工测量（Ａ３.５－）c、附件1、2、3、4及其相关资料齐全；开工报告；工程项目施工管理人员名单；施工现场质量管理检查记录；企业资质（营业执照、安全资格许可证、企业资质证书、）项目经理、技术负责人、专职质检员、专职安全员等资格证书；专业工长、特殊工种资格证书。d、应具备的开工条件：施工许可证（开工报告）已获政府主管部门批准；征地拆迁工作能满足工程进度的需要；施工组织设计已获总监理工程师批准；第6页共24页施工单位现场管理人员已到位，机具、施工人员已进场，主要工程材料已落实；进场道路及水、电、通讯等已满足开工要求。4、监理审核意见：a、√同意经审核承包单位开工前准备工作已完成，满足开工条件，同意于**年**月**日开工。b、√不同意签署不同意的具体意见，并明确承包单位整改达到开工条件的时限。注意事项：○1承包方未按规定向项目监理机构报送开工申请及开工申请表式所要求的相关资料，或者开工申请未经审核或审核不合格，项目总监不得签发开工令；○2不具备签发《工程开工报审表》条件时，应将有关情况与业主、承包方沟通，并记入监理日记。○3核查建设单位是否已办理施工许可证。建设单位未领施工许可证，不能同意工程开工；如工程因为特殊原因又必须开工时，项目监理机构应采取应对措施。一方面在工程开工报审表中，签署：√不同意。原因：建设单位尚未办妥施工许可证，按照有关规定，项目监理部暂不能同意工程开工。一方面，以B31《监理工程师联系单》敦促建设单位办理施工许可证，并说明项目监理机构暂不能批准承包单位的《工程开工报审表》。○4如承包单位因自身原因未能按期开工，签署意见时应明确承包单位的责任，工程竣工日期按合同执行。5、文件处理时限：2天。二、A2表1、登记格式来来文文登登记记表表（（总总进进度度计计划划类类））编号：A211—001来来文文登登记记表表（（月月进进度度计计划划类类））编号：A212—001来来文文登登记记表表（（周周//旬旬//季季进进度度计计划划类类））编号：A213—001来来文文登登记记表表（（延延长长工工期期报报审审类类））编号：A22—0012、保留份数：2份；3、审核要点：a、应有的附件及证明材料齐全；A2.1表上期进度计划完成情况及分析。本期进度计划的示意图表、说明书。本期进度计划完成分部/分项工程工程量。本期进度期间投入的人员、材料（包括甲供材）、设备计划。A2.2表工程延期的依据及工期计算：申请延长工期天。证明材料：b、进度计划，提前5日申报；月进度计划，一般为每月25日申报；c、编制人、审核人、批准人签字，盖章，日期齐全。4、监理审核意见（不限于）：a、A2.1表如同意，则签署：经审核，总进度计划满足合同工期要求，同意按此总进度计划执行。经审核，**月份进度计划符合总进度计划要求，同意按此进度计划执行。第7页共24页如不同意，则签署：经审核，总进度计划不能