技术文件管理办法

技术文件管理办法编制部门编制日期年月公司目录1总则.........................................................................................................11.1目的................................................................................................11.2适用范围........................................................................................12技术文件编号........................................................................................22.1技术文件编号格式........................................................................22.2技术文件分类代码........................................................................23技术文件审核流程................................................................................44技术文件存档管理................................................................................55技术文件借阅管理................................................................................66技术文件保密管理................................................................................87技术文件使用的管理............................................................................911总则1.1目的规定部技术文件的编制、审核、批准、更改、发放、借阅、复制、使用和保管要求，确保本部门使用的技术文件有效性、完整性和正确性及实施有效的管理。1.2适用范围适用于的设计文件、技术函件、技术标准、技术档案和技术资料等，不涉及商务合同及客户资料、财务报表等。22技术文件编号2.1技术文件编号格式统一的技术文件的编号规定，便于文件分类识别，方便查阅和存档。技术文件编号格式统一为“2015XXXX/0102﹟”，代表涵义如下：2015XXXX/XX012015SKSTL：工程项目代码前缀（参照工程项目编号管理办法）；XX：技术文件的分类号代码，具体分类号码见表2-1；01：代表该技术文件中的小类别，具体分类号码见表2-1；2.2技术文件分类代码技术文件分类号代码如表2-1所示。表2-1技术文件分类号代码技术文件代码小类别项目建议书JY01XX技术；02XX技术（参照工程项目编号管理办法）可行性研究报告书KY工程项目代码前缀（参照工程项目编号管理方法）技术文件类别代码技术文件小类3技术方案FA投标文件BS01商务标书02技术标书技术联络函LL01、02、03、04（文件序号）设计变更联络函SL01、02、03、04（文件序号）会议纪要HY01、02、03、04（文件序号）技术协议XY设计提资单SJ01、02、03、04（文件序号）采购提资单CG01非标设备；02换热设备；03输送设备；04管道、阀门、管件；05自控阀门、仪表；06电气设备、材料；07化学药剂；08安装材料；09易损易耗件技术改造JG01换热设备；02输送设备；03管道、阀门、管件；04自控阀门、仪表；05电气设备、材料工程项目变更申请GB01、02、03、04（文件序号）烟气测试方案YA01、02、03、04（文件序号）实验检测报告JC01、02、03、04（文件序号）项目运行报表BB01、02、03、04（文件序号）烟气测试报告YC01、02、03、04（文件序号）43技术文件审核流程对于的技术类文件，严格执行编制、校核、审核三级把关制度。（1）项目建议书：方案编制人—技术主管—项目跟踪人员—部门经理（2）技术方案:方案编制人—技术主管—项目跟踪人员—部门经理（3）设计文件：设计人员—技术主管—部门经理（4）投标文件（技术）：标书编制人—技术主管—部门经理—主管副总（5）技术协议：协议编制人—技术主管—部门经理—主管副总54技术文件存档管理技术文件是一个部门进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理。设置资料管理员1名，负责各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作，保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。技术文件存档保密等级的定级将根据文件内容本身、涉及项目特性等分为内部资料、秘密、机密、绝密四个等级。资料管理员负责本部门技术文件的保密、发放与归档，同时应当保存电子档文件，每次存档技术文件时需要填写相应的《技术文件存档表》，详情见表4-1。表4-1技术文件存档表技术文件简要说明存档日期电子存档□有□无保密等级□内部资料□秘密□机密□绝密存档人：经办人：年月日年月日65技术文件借阅管理公司同事因工作需求，需要查阅或者借阅本部门相关技术文件时，需要填写《技术文件借阅登记表》。借阅文件等级为内部资料需填写登记表见5-1；借阅文件等级为秘密、机密、绝密等级的需要填写登记表见5-2。借阅者必须严格按照部门规定流程进行文件的查阅，按期归还借阅文件，经办人需要如实填写登记信息，核实到期归还文件。表5-1技术文件借阅登记表借阅文件借阅人（部门）借阅日期归还日期借阅人：经办人：年月日年月日7表5-2技术文件（涉密）借阅登记表借阅文件借阅人（部门）借阅日期归还日期借阅人：经办人：年月日年月日是否需要复印复印原因复印内容部门经理：主管副总：年月日年月日86技术文件保密管理（1）技术文件不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传波或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。（2）技术文件的归档、借阅和保管等必须严格按规定程序办理，对于违反规定操作者，将严格提交公司给予严肃处理。（3）若由于个人原因，导致技术文件遗失、技术资料泄露等现象，公司将根据事件严重性对相关人员进行内部通报批评，罚金处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。97技术文件使用的管理（1）使用部门应妥善保管发放到相关人员或作业场所的技术文件，并经常检查有关人员对有关技术文件的执行、保管情况，避免其出现遗失、损坏等现象。如发现技术文件遗失、损坏，应及时报告，由其根据需要予以补发并重新登记。（2）工艺文件、技术标准(国标、行标、企标或内控标准)、试验方法标准(国标、行标、内控标准)、设计文件通常情况下保存10年，若因特殊需要可适当延长2~3年。（3）技术文件原则上仅供本公司人员借阅使用，确因工作需要或向外部提供时，应报告并办理借阅的相关手续，并在规定的期限内予以归还。10