投资有限公司合同管理办法

1/15四川路桥怡达投资有限公司合同管理办法（讨论稿）四川路桥怡达投资有限公司2016年6月2/15四川路桥怡达投资有限公司合同管理办法（讨论稿）第一章总则第一条为规范公司合同管理，防范与控制合同风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规的规定，结合公司合同管理的实际情况，制定《四川路桥怡达投资有限公司合同管理办法》（以下简称《办法》）。第二条本办法所称合同是指公司与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括公司对外签订或出具的具有法律约束力的一切协议、协定、会议纪要、备忘录、声明书、承诺书、订单、招标书、投标书以及其他类似法律文件，也包括这些文件的补充文件，但劳动合同除外。第二章合同分类第三条为规范合同管理，便于建立台帐、归档管理、清晰查阅，本办法结合实际情况对所有合同进行分类管理。第四条结合公司管理与项目管理特点，将合同分为以下九个类别：总承包类（ZB）、监理类（JL）、科研类（KY）、设计类（SJ）、征迁类（ZQ）、咨询类（ZX）、办公类（BG）、财务类（CW）、其它类（QT）、协议类（XY）等十个类别。第三章合同的谈判与订立第五条关于合同对方的确定，应按照本公司招标管理办法进行选择，并严格执行国家与广东省的相关法律法规及相关规定。第六条合同的协商与谈判（一）合同经办部门或人员应按照公司利益，就合同所涉及的交易事3/15项与对方充分协商，力争达成对公司最为有利的成果。（二）合同条款必须完整齐备、覆盖交易的整个流程和各个节点，尤其是必须在充分预判各种可能出现情况的基础上建立切实有效的风险防范与应变处理机制，避免公司的日常经营活动受到不良影响。第七条合同的订立是指双方当事人就合同条款达成协议的法律行为。订立合同，必须主体和客体合法、确定，双方意思表示一致，内容合法，主要条款齐备，权利义务明确，责任分明，并应符合法律规定的形式。在协商、订立合同过程中，应坚持自愿、平等、诚实信用原则，防止发生缔约过失。第八条合同应具有以下主要内容：（一）当事人的名称或者姓名、住所、电话、传真、联系人或经办人员；（二）合同标的简介；（三）合同标的数量；（四）合同标的质量；（五）合同的价款或酬金（含支付或收取方式）；（六）详细的费用组成；（七）合同的履行期限、地点和方式；（八）违约责任；（九）解决争议的方法；根据有关交易的具体情况，合同还应该包括其他相应的条款，使双方权利义务关系得到全面、准确的界定，避免在履约中产生分歧或发生纠纷。第九条对与同一家单位签定的需按项目分摊费用的合同，原则上应按项目分别签定合同。第十条除零星采购等即时清结者外，合同均应采取书面形式。国家有4/15关部门推行示范文本的，可采用或参考使用该文本。对于不能采用“示范文本”而自行拟定的合同文本，应由甲、乙方双方共同讨论起草合同。第四章合同的审查与审批第十一条签订合同前，合同经办部门应详细了解对方的主体资格、签约代表的身份与授权范围、资质许可、经营范围、资信情况、从业经验、履约能力。对方资信不明的，可要求对方提供有效担保，并签订担保合同，明确担保责任。第十二条合同主要条款形成后，合同经办人员应将合同草案报本部门负责人初审。对于权利义务关系比较复杂的合同，还应由公司行政部联系有关律师进行审查。第十三条合同经办人员应按合同审批流程、权限划分、合同立项会签的要求送相关部门会签，呈送公司常务副总经理、总经理或董事长审批。第五章合同的签订第十四条公司董事长作为公司的法定代表人，代表公司对外签订重大的合同，并根据《四川路桥怡达投资有限公司章程》的规定，授权公司高级管理人员对外签订其他合同。除董事长和董事长授权的总经理或常务副总经理外，任何他人无权代表公司签订合同。第十五条完成合同立项会签审批流程后，由公司董事长或授权的总经理或常务副总经理签字、加盖公章，一般应请对方单位先行在合同上签字、盖章。严禁未按审批程序签订、履行、变更或解除合同，严禁持有盖章的空白合同。第十六条对在自然灾害、抢险等紧急情况下发生的先履行、后补签的合同事宜，须及时告知公司主管领导，并及时补签《合同立项会签表》，报相关领导审签同意后，再签订合同。5/15第六章合同的履行、变更和解除第十七条公司实行合同事宜经办部门负责制。合同经办人员应本着“重合同、守信誉”的原则，负责代表公司严格履行合同、防止我方违约，并积极督促对方履行合同，维护公司权益，确保合同实际履行和全面履行。第十八条合同经办人员应严格按照合同条款约定的支付方式，根据乙方合同任务的完成情况办理支付。每次支付须填写《支付审核表》，按程序交相关部门及公司各级领导审核。关于总承包合同、监理合同费用的支付方式与程序另行约定。第十九条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清或无遗留交涉手续为准。第二十条合同经办人员除具体负责公司的履行事宜外，还必须主动、积极地跟踪对方的履行情况，防范履约风险。在合同履行过程中，如果发生双方无法控制的情况，使双方任何一方不可能或不能合法履行其合同义务时，或根据法律导致双方解除合同而不再继续履行时，应在法律规定或合理期限内，双方协商完善变更、解除合同的手续。第二十一条合同的变更或解除，必须采用书面形式，口头形式一律无效。变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。第二十二条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第七章合同履行的监督第二十三条合同经办部门的负责人，承担监督合同履行的直接责任。第二十四条公司合同经办人员，根据公司领导的授权或指示，对具体6/15合同的履行情况进行监督检查。第二十五条公司财务部门从财务管理角度对合同的支付情况实施跟踪监督，并按照合同约定办理费用结算手续。发现异常情况应及时报告公司领导，对于不符合合同约定条件的支付请求，财务部门应拒付并说明理由。第八章合同纠纷的处理和责任第二十六条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷时，由合同经办部门和经办人负责处理，各有关部门应给予协助。第二十七条发生合同纠纷后，应先通过协商方式解决。对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，由总经理办公会决定采取诉讼或仲裁措施。诉讼、仲裁案件由公司合同经办人员根据公司领导的指示统一办理案件审查、登记、委托律师、起诉、应诉等事宜。第二十八条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方公章或合同专用章。第二十九条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，经办部门应派专人负责该文书执行的跟踪或履行。第三十条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，承办人应及时向主管负责人汇报。经协商无效者，可向人民法院申请强制执行。第三十一条合同经办人员及经办部门的负责人，依照本办法的规定承担合同管理、监督、审查责任。若在合同订立、履行、变更、解除、管理等过程中存在明显失职，违反本办法或者公司领导的指示，以权谋私、损公肥私等行为，导致公司蒙受经济损失的，应按照公司相关规定承担相应的责任。7/15第九章合同的编号与保管第三十二条计划合同部设定合同管理人员，负责所有合同资料的汇集、分类、归档、保管、建立合同台帐等工作。第三十三条公司合同应由各经办部门负责合同的编号、报表填制并按以下规则进行编号，不同合同或协议的编号不得重复。ZK-**-**号合同序号，如：“01”合同类别拼音缩写，如：ZB（总承包）、项目名称，如：XX（XX）第三十四条所有合同，在签署后应由经办部门向公司财务部门报送副本一份。第三十五条公司计划合同部建立合同档案与合同管理台帐，各经办部门应向合同部门提供相应资料。（一）建立合同档案应附资料1、合同正本或副本；2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件；3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明；4、合同立项及费用会签程序文件；5、补充合同、会议纪要、往来函电；6、预算等其它重要资料。（二）建立合同管理电子台帐应包括以下内容1、合同名称；2、合同主体；3、合同分类；8/154、合同金额；5、合同支付金额（各期支付金额、累计支付金额、未支付金额）；6、合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；7、其他应当记载的重要内容。第十章合同的保密第三十六条合同经办人员、部门负责人以及其他合同事务参与人员，必须严格保守公司与合同有关的秘密信息，尤其是各种招投标信息、谈判对策信息和纠纷处置方案信息，违反此项义务的应依照有关法律法规和公司制度承担责任，构成犯罪的由公司移送司法机关处理。第十一章附则第三十七条本办法自下发之日开始执行。由四川路桥怡达投资有限公司计划合同部负责解释。附件：1.《合同分类基本情况说明》2.《领导审批权限表》3.《合同管理流程》4.《合同立项会签表》5.《合同变更审批表》6.《法定代表人授权委托书》7.《合同（协议）支付审核表》9/15附件1：合同分类基本情况说明合同分类适用合同基本类型代码主要承办单位1施工总承包类施工合同及补充合同ZB计划合同部、工程技术部2监理类施工监理合同JL计划合同部、工程技术部3科研类因科研项目而签订的合作合同KY工程技术部、质检部4设计类勘察设计类等合同SJ计划合同部、工程技术部5咨询类咨询、环评、水保等合同ZX计划合同部6协议类无具体金额的协议XY归口部门7其它类除以上工程类未包括的合同QT归口部门8征迁类土地征用及征迁补偿类合同ZQ综合办公室9办公类办公环境、设备建立等相关合同BG综合办公室10财务类财务审计、贷款等合同CW财务资金部附件2：领导审批权限表合同类别审批领导列入资本性支出类合同短期投资、长期股权、债权投资报股东会审批固定资产预算内总经理预算外董事长基建支出预算内总经理预算外董事长列入费用性支出类合同预算内单次200万元以下（含200万元）总经理单次200万元以上500万元以下总经理（向董事长报备）单次500万元以上（含500万元）董事长预算外报股东会审批合同起草经办部门与法律顾问初审合同立项审批经营层授权合同签署合同盖章合同履行合同履约监督合同编号附件3：合同管理流程图NYYNYNY是否通过审查是否通过审查是否办理授权附件4：四川路桥怡达投资有限公司合同（协议）立项会签表合同名称合同编号［］号合同分类甲方名称乙方名称经办部门立项意见：1、合同主要内容、立项理由或依据；2、合同费用、费用核定的依据；3、其他相关内容等等。经办人签名：日期：部门负责人签名：日期：综合办公室意见：工程技术部意见：计划合同部意见：质检部意见：财务资金部意见：分管领导意见：签名：日期：总工程师（副总经理）意见：签名：日期：总经理意见：签名：日期：董事长意见：签名：日期：说明：1.本表后应附合同原件及相关资料。2.会签表格式可根据合同金额等具体情况进行修改。附件5：四川路桥怡达投资有限公司合同变更审批表合同名称合同编号［］号合同分类甲方名称乙方名称经办部门意见：变更内容及说明：（需写明原合同名称、编号、金额、已收支金额及变更后合同金额，并说明变更情况。经办人签名：日期：部门负责人签名：日期：综合办公室意见：工程技术部意见：计划合同部意见：质检部意见：财务资金部意见：分管领导意见：签名：日期：总工程师（副总经理）意见：签名：日期：总经理意见：签名：日期：董事长意见:签名：日期：说明：1.本表后应附合同原件及相关资料。2.会签表格式可根据合同金额等具体情况进行修改。附件6：四川路桥怡达投资有限公司法定代表人授权委托书（格式）委托人：（法定代表人）职务：四川路桥怡达投资有限公司董事长受托人：职务：四川路桥怡达投资有限公司XXX现委托上列受委托人四川路桥怡达投资有限公司合同（金额在人民币XX万元以内）的签约代表人。或：现委托上列受托人四川路桥怡达投资有限公司与[]公司所订[]合同的签约代表人。委托授权有效期