探试会计电算化内部管理制度建设中的问题及加强对策

探试会计电算化内部管理制度建设中的问题及加强对策随着计算机技术在各行各业的迅猛发展，会计电算化已被越来越多的企业所采用。企业在建立了电算化会计系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。但是，会计电算化也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部管理制度造成了极大的冲击，使企业内部管理制度在新的环境下显得落后于形势了，由于电算化会计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会计系统的内部管理制度就显得尤为重要。一、建立会计电算化内部管理制度的必要性计算机替代手工记账后，由于会计工作手段的变化，对企业传统的会计工作流程、人员分工、核算方法、信息形式等方面均产生了重大影响。建立健全企业内部会计管理制度成为实施企业内部会计控制的首要的基本内控目标。1．计算机的应用改变了会计核算环境。企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的手段和环境均发生了很大的变化，会计人员只需要按时将凭证输入计算机，就可自动完成凭证汇总、记账、编制报表等工作，大大减轻了会计人员的工作强度。会计工作重点由核算型向管理型转移。传统的内部控制方法已不再重要。对系统的安全、记账凭证的审核及人员权限的分工成为新的内部控制制度的重点。因此，要保证企业资产的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手丁会计系统更加广泛，更加复杂。2．会计工作手段的变化引起内部控制重点的改变。在电算化会计系统中，业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。原来在核算过程巾进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由以人为主转变为人、机控制，控制的程序也与计算机处理程序相一致。随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。二、当前电算化内部管理制度建设中存在的问题1．忽视制度建设，制度流于形式。会计电算化内部管理制度应根据财政部有关规定，结合企业的实际情况制定。但在实际工作中，有些单位的领导与会计人员未能充分认识到制度建设的重要性，认为制度建设是摆设，根本就没有建立有关制度，或者仅仅只是照抄照搬，没有对企业自身性质、管理要求、人员配备、硬软件情况进行认真分析，制定出来的制度无法落实。在计算机替代手工记账后，由于忽视制度建设造成的危害，是在手工方式下无法想象的。由于制度未落实，将可能导致系统瘫痪、数据丢失、篡改数据等严重后果，造成无法挽回的损失。2．未能建立科学合理的制度体系。实现会计电算化，对财务工作来说是一个新的开端，会计人员对会计电算化内部管理制度的理解也是一个逐步深化的过程。《会计电算化工作规范》规定，开展会计电算化的单位要建立包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度等。这些制度只是对会计电算化工作主要方面进行了原则性规定，企业还应该进～步制定相关细则进行完善，每一项管理制度还应包含若干个单项制度。在实际工作中，有些单位仅对《会计电算化工作规范》中规定的四项制度进行简单规定，其内容不够全面，漏洞较多。3．对制度的检查落实力度不够。重制度制定，轻制度检查落实，也是企业普遍存在的问题。一是由于对会计电算化制度的建立重视不够，因而未能充分认识到制度落实的重要性；二是未形成有效的考核监督体系。主管部门对下属单位缺乏必要的监督与指导，基层单位在制度执行过程中存在偏差，内部岗位责任制考核工作较为薄弱等。三、加强电算化内部管理制度建设的几点对策1．有计划地开展制度建设的理论学习。由于实行会计电算化后，企业内部各职能部门、各工作岗位发生了变化，因此单位领导要充分重视制度建设工作，协调各方面做好会计电算化内部管理制度的制定与落实，确保工作的顺利开展。财务部门是会计电算化内部管理制度的具体执行与落实部门，应当担负起建立健全内部管理制度的责任。采取多种形式组织会计人员开展深入的理论研究，以增强其对电算化内部管理制度的理解把握能力。随着会计电算化工作的发展，不断完善充实相关制度，避免出现与实际脱节的现象。2．强化组织管理，明确会计人员职责分工。内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，合理进行人员分工，增设相关岗位，裁减或合并一部分工作岗位，重新确定岗位职责。对会计电算化系统操作人员进行授权，严格禁止越权操作、非法操作，确保会计电算化系统安全、有效、正常的运行。同时，还应建立起职务轮换制度。计算机替代手工记账后，会计人员之间的分工更明确，协作关系也显得更密切。随着计算机网络的发展，企业内部财务网络的建立，要求各岗位之间必须相互配合，否则会直接影响到会计工作的开展。3．加强对制度的验收与指导。由于各级财政和主管部门负责管理本地区、本系统的会计电算化工作，因此应加强对制度的验收与指导，组织开展培训工作，提高基层单位的制度建设和理论水平。财政及主管部门在对基层单位进行评审、考核时，对制度的建立与落实情况应进行符合性与实质性测试，根据制度建立与落实情况的好坏，作为评审考核的否决性指标。对已经实现计算机替代手工记账的单位，则实行年度抽查制度。4．加大单位内部考核力度。制度执行好坏与企业内部考核力度的强弱有直接关系。企业应建立起以岗位责任制考核为核心的会计电算化考核制度，坚持开展计分形式的月度、季度、年度考核，将岗位考核作为会计人员业务考核的重要内容。主管部门则以年度考核形式进行有效的监督与指导。综上所述，会计电算化内部管理制度是会计电算化成功的基础，也是确保会计工作顺利进行的前提。会计系统的有效运行离不开一个健全、有效的内部控制机制。内部管理制度是单位为提高会计信息质量，保证资产的安全和完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。内部管理制度在会计电算化环境下，更具有举足轻重的作用。只有建立健全会计电算化环境下的内部管理制度，才能提高会计的分析决策能力，为管理者提供所需的经济信息，更好地实现其管理和决策的职能；才能建立科学的岗位责任制，协调各部门的工作，强化管理，提高管理水平及管理人员素质才能提高会计工作质量，增强各种信息输出和财务报告的可信度、可靠性；才能确保会计电算化环境下企业经济活动正常、安全、有效地进行。所以健全和完善内部管理制度是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要途径。