轨道交通2号线期工程档案业务培训(第期)

宁波市轨道交通2号线一期工程档案业务培训（第一期）宁波市轨道交通集团有限公司安质处史波君2014年2月18日主要内容轨道交通工程档案归档范围档案法知识介绍具体要求1、人力投入2、业务标准及工作依据3、归档要求4、文整要求工程档案归档范围2号线一期工程档案：指在整个轨道交通项目从酝酿、决策到建成投运的全过程中直接形成的、具有长远利用价值应当归档保存的文件材料。包括项目的立项、审批、招（投）标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、运营等工作活动中形成的文字、图表、图纸、声像、电子等形式与载体的全部文件材料。4《中华人民共和国档案法》今年正值《中华人民共和国档案法》颁布26周年；全国档案系统“五五”普法规划,档案系统法制宣传教育第6个五年规划第4年（每年的12月4日为全国法制宣传日）；浙江省实施《中华人民共和国档案法》办法施行第10年。5档案验收国家档案局、国家发改委印发了《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号文）：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”；“应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。”6人力投入（一）加大人力投入，优化人员配置，稳定从业队伍，为工程竣工文件编制、整理、验收提供人力和组织保障。轨道交通项目是一个十分庞大且复杂的系统工程，工期比较长，工作有一定的延续性。因此一定要确保该项目档案工作人员稳定，不要中途换人，便于弄清工程文件的来龙去脉，利于工作开展。7归档依据（二）了解、熟悉所参照和遵循的业务标准及工作依据性文件、手头工作开展需要参考的资料。81、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002，中华人民共和国档案行业标准，国家档案局于2002年11月29日发布，2003年4月1日实施；2、《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001，中华人民共和国国家标准，由国家质量监督检验检疫总局、建设部于2002年1月10日发布，2002年5月1日实施；3、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008中华人民共和国国家标准，由国家质量技术监督局于2000年12月11日发布，2001年5月1日实施；国家标准94、宁波市轨道交通工程建设指挥部下发的甬轨〔2010〕5号文《关于印发市轨道交通工程建设指挥部、市轨道交通集团有限公司档案管理暂行办法的通知》；5、甬轨指〔2011〕32号文《宁波市轨道交通建设工程归档文件编制管理暂行办法》；6、城市轨道交通工程档案整理标准（CJJ/T180-2012）。行业标准及其它有关资料10总体要求（三）知晓归档要求、归档范围、归档时间、归档份数和归档手续，执行归档制度。11归档要求1、归档文件应为原件，确无原件的应归具有凭证作用的文件材料，在复印件上加盖公章，并注明原件所在单位；2、归档文件材料应完整、成套、系统，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完整；3、竣工图应反映项目竣工验收时的实际情况，应与施工图设计、设计变更、材料变更、施工及质检记录相符合，按要求逐张加盖、签署竣工图章。12归档范围1、凡是反映与2号线一期工程项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入项目档案，包括项目前期文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件及竣工图等；2、详见《宁波市轨道交通建设工程归档文件编制管理暂行办法》第四章归档文件的范围与目录编制；土建施工文件归档内容：见《城市轨道交通工程档案整理标准》P27-44。土建监理文件归档内容：见《城市轨道交通工程档案整理标准》P26-27。13归档时间1、勘察单位：在完成勘察一个月内整理、立卷归档；2、设计单位：分别按初步设计、施工图设计等不同阶段任务完成后三个月内整理、立卷归档，设计图强审单位和咨询单位的技术文件材料纳入设计单位的竣工文件材料内组卷；3、施工单位、监理单位：在项目实体完成后三个月内统一归档，有甩项的应在甩项完成后及时归档。14归档份数1、勘察、设计文件：一式三份，不含合同中规定的成果性文件提交套数；2、施工、监理文件：一式三份（其中一套必须全部为原件，包括移运营公司和城建档案馆）；3、竣工图：一式三份，均为原件，每张竣工图必须加盖、签署竣工图章。15归档手续1、由参建单位归档人员填写“档案归档凭据”和“工程档案案卷移交清册”一式两份，经归档单位主管领导、监理及轨道交通集团公司业主代表审查签字后，向轨道交通公司档案室办理归档手续；2、轨道交通集团公司档案人员按归档要求进行检查，如发现工程文件材料不齐全、不完整、有错误或书写、文整、外观质量不符合要求、竣工图未逐张加盖、未逐张签署竣工图章时，应向归档人员说明情况予以补充、修改或重新绘制；3、检查合格后，交接双方在“档案归档凭据”和“档案案卷移交清册”上签字，并各执一份以备查考。16（四）达到文整要求档案案卷组卷原则：组卷要遵循基建项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于保管和利用。17组卷方法和卷内材料的排列1、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；2、施工文件按单位工程或阶段、专业组卷；3、监理文件按文种组卷；4、竣工图按专业、图号排列；5、卷内文件一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，印件在前，定（草）稿在后。18验收文件施工总结竣工图进度控制文件质量验收文件测量文件原材料检测资料试验资料检测资料监测资料施工原始记录声像资料土建施工单位归档文件结构框架第Ⅰ卷综合文件第Ⅲ卷竣工图第Ⅴ卷施工文件土建施工单位归档文件19土建工程监理管理文件土建工程质量控制文件土建工程测量抽检资料土建工程试验抽检资料第三方抽检资料监理参考资料第Ⅵ卷监理文件土建监理单位归档文件土建监理单位归档文件结构框架20案卷编目：卷内目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背需按照轨道交通集团公司统一格式制作。文整要求21卷内文件页号的编写1、卷内文件页号的编写，可在市档案局审核、补充完善后用号码机打号；2、卷内文件均以有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在其右下角编写页号；双面书写的文件，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。3、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，不必重新编写页号。22卷内目录的编制1、序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序；2、文件编号应填写文件文号或图样的图号、设备型号、项目代号等；3、责任者应填写文件的直接形成单位或主要责任者；4、文件材料题名应填写文件标题全称；5、日期应填写文件的形成日期；6、页号应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；7、备注应填写需要说明的内容或事项；8、卷内目录排列在卷内文件首页之前。23卷内备考表的编制1、卷内备考表要标明卷内文件页数，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；2、卷内备考表排列在卷内文件之后。24案卷封面和脊背的编制1、案卷封面采用内封面形式；2、案卷题名应包括工程名称、专业名称、结构名称、阶段名称等内容，同类文件页数过多分开组卷时，案卷题名不能同名，应以时间段、部位或图纸编号作区分标注；3、编制单位应填写组卷单位或项目负责单位；4、编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期；5、保管期限分为永久、长期、短期三种期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，如竣工图为永久保管；256、密级应依据保密规定填写卷内文件的最高密级，没定级可不填；7、档号可不填，移交后由接收单位统一正式填写，先用铅笔填写案卷顺序号；8、案卷脊背应填写保管期限、档号、案卷题名；9、移交轨道交通公司的工程文件编制单位应按轨道交通集团公司档案室提供的案卷脊背统一格式式样制作、并填写相关内容；10、光盘等非纸质载体材料，应制作光盘标签，包括：光盘编号、套别、图号、名称、密级、保管期限、软硬件平台等。261、案卷装订采用整卷装订（案卷封面、卷内目录、卷内文件和卷内备考表一起装订）；2、不允许用订书机等金属材料进行装订，并且装订时必须剔除订书钉等金属物，采用线绳三孔左侧装订法，应整齐、牢固、美观，便于保管和利用。案卷装订27竣工图编制要求1、竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，在项目竣工时应编制完成竣工图。竣工图由施工单位负责编制，竣工图应确保完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，应与施工图设计、设计变更、材料变更、施工及质检记录相符合；2、竣工图按单位工程、专业编制，并配有详细的编制说明和目录。28编制方法如施工图施工中没有变动的，编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，在更改处注明更改依据文件的名称、编号和条款号。如重大改变及图面变更面积超过30%的，应重新绘制竣工图。29竣工图章的使用1、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章；2、竣工图章尺寸及内容参见《宁波市轨道交通建设工程归档文件编制管理暂行办法》P8-10；3、竣工图章中的内容填写应齐全、清楚、不得代签，不得用名字章盖；4、竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，盖在标题栏附近空白处。302号线一期工程属于省重点建设项目，倍受社会各界及市民们的高度关注，而2号线一期工程档案是全面鉴定轨道交通项目工程质量的重要凭证，是项目投运后运营、维修、管理等工作的重要依据。认真做好项目档案归档工作，同时也是档案法赋予我们义不容辞的职责。结束语31坚韧善为创新求精谢谢！