文书学基础知识

文书学基础知识一、概述1.文书的概念文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。2.文书与档案的关系一般来说，文书是档案的前身，档案是文书的归宿。文书转化为档案需要具备三个条件：1）使用完毕或承办完毕的文书才能归入档案，正在使用和运行的文书材料不属于档案。2）对日后实际工作具有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。3）按照一定规律集中保存起来的文件，才能最终成为档案。3．我国文书和档案工作的产生和发展概况1899年在河南安阳小屯村出土的甲骨文，是迄今我国发现的最早的文书和档案材料。我国至少从公元前13世纪的殷商奴隶制国家机关开始就产生了最早的公务文书和文字档案。二十年代中期开始出现了系统研究文书工作的著作，徐望之的《公牍通论》是当时的代表作。三十年代初，《公文改良办法》对公文提出了规范性要求；随后，甘乃光又提出了“文书档案连锁法”，即把文书收发与档案管理在某些环节上统一起来，实行统一编号、统一分类、统一登记的“三统一制度”。1921年7月，中共一大产生了我党第一批珍贵的纲领性文件，中共中央局成了当时中央领导人阅览和保管文件的第一个场所。1928年12月，党中央发出《关于文书工作的通知》，是我党历史上第一个关于文书工作的专门文件；1931年初，由瞿秋白起草、周恩来批示转发了《文件处置办法》，为中央机关文书和档案工作的规范化奠定了良好基础。新中国成立以后，逐步建立了全国统一的新的文书工作制度。1951年4月，政务院颁布了《公文处理暂行办法》；党中央发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》和《关于学习标点符号的指示》，进一步规范了党和国家的文书和文书工作；1955年1月，党中央颁布了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》；1956年4月，国务院发出《关于加强国家档案工作的决定》，之后，我国的文书工作和档案工作的分工更加科学和完善。4．文书学的体系及特征（一）文书学的学科体系目前，我国文书学的学科体系已发展成为四个较为成熟的科目——即文书工作发展史、古文书学、机关文书处理和专门文书处理，它们共同构成文书学的骨干内容。（二）文书学的基本特征1)应用性与理论性的统一2)综合性与独立性的统一5．学习和研究文书学的意义（一）有利于继承优秀的文化遗产（二）有利于总结管理活动的经验（三）有利于提高公务人员的技能二、文书工作与档案工作1.联系1)工作对象上的联系。2)工作步骤上的联系。3)整体工作的联系。2.区别1)工作目的不同。2)工作任务不同。3．文书学与档案学的关系文书学与档案学是关系最为密切的姐妹学科。从我国文书学和档案学研究的发展历史来看，在民国初期对档案管理的研究都萌芽于文书学之中。30年代以后，一些学者开始对档案管理进行比较系统的研究，成为档案学研究的先声。如周连宽的《县政府档案处理法》、程长源《县政府档案管理法》、何鲁成《档案管理与整理》、龙兆佛《档案管理法》等相继问世，标志着以档案管理学为代表的中国档案学的形成。三、文件的性质、特点与功能1.文件的性质：1）文件的本质属性——现实执行性2）文件的非本质属性则包括：文件的政治性文件的机密性文件的信息内容与载体的不可分割性文件的信息内容的独立性2.文件的特点1）文件是由法定的作者制成和发布的2）文件具有法定的权威性3）文件具有现行的效用4）文件具有规范的体式5）文件具有特定的处理程序3.文件的功能文件的功能是指文件在公务活动中发挥的实际效力。文件是在公务活动中产生的，其最大的优势在于突破了管理活动的地域、层次和时间的限制，更加准确、规范地传递管理指令以及各种信息。因此，文件的基本功能表现在两个方面：1）公务管理的工具2）社会沟通的手段四、文件的作用与分类1.文件的作用文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：1）策令作用2）规范作用3）宣传作用4）联系作用5）凭证作用2.文件的分类1）从文件的来源上划分，有收到文件和本机关自制文件。2）从行文关系和方向上划分，有上行文、平行文、下行文。3）从文件涉及的机密程度上划分，有绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公布文件。4）从文件的作用上划分，有法规文件、行政文件、党的文件。5）从文件的使用范围上划分，有通用文件、事务文件、专用文件。6）从物质载体的角度划分，有纸质文书、感光介质文件、磁介质文件和电子文件。7）从内容性质的角度划分，有规范类文书、领导指导类文书、报请类文书、知照类文书、契约类文书和会议文书等。8）从办理时限的角度划分，有特急件、急件、平件三种。9）从机关授受公文的角度划分，有发文与收文之别。10）从公文摘本的角度划分，有草稿、定稿、正本（包括试行本、暂行本、修订本）、副本、不同文字的稿本。其中，草稿和定稿通称为文稿，正本和副本通称为文本。五、文种及其选用规则从不同的角度可将文书划分为不同的类别，而每一类文书按照性质、用途等又可细分为若干种，每一种文书都有自己特定的作用和使用范围。为便于人们识别和使用每一种文书，需要赋予每一种文书以固定的名称，这就是文种，即：文种就是为概括表明文书的特性与使用范围而赋予每种文书的统一、规范的名称。不同的文种有各自不同的特点，分别适用于不同的范围。概括起来，文种可分为通用文种与专用文种两大类。通用文种指机关、团体、企事业单位等各级各类社会组织在行政管理活动中普遍使用的文种。其最大特点是伴随着所有社会组织的各项活动、为各行各业在日常工作中共同使用，使用范围较为普遍。专用文种指特定的、具有专门职能的社会组织在各自的业务范围内根据专业的特殊需要而使用的具有特定内容和格式的文种。它们只限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之内，不具备通用性。（一）正确选择文种的意义第一，不同的文种具有不同的写作特点和写作要求，正确地选择文种有助于促进公文写作的规范化。第二，不同的文种揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，正确地选择文种有助于使文件得到及时妥善的处理。第三，不同的文种具有不同的性质和功效，正确选择文种有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性。（二）文种的选用规则1、根据发文目的选择文种2、根据行文关系选择文种3、根据发文机关的权限选择文种4、根据国家的有关规定选择文种