怎样做好配送管理

怎样做好配送管理一、配送的一般流程流程配送作业是配送企业或部门运作的核心内容，因而配送作业流程的合理性、以及配送作业效率的高低都会直接影响整个物流系统的正常运行。配送作业的一般流程如：当收到用户订单后，首先将订单按其性质进行“订单处理”，之后根据处理后的订单信息，进行从仓库中取出用户所需货品的“拣货”作业。拣货完成，一旦发现拣货区所剩余的存货量过低时，则必须由储存区进行“补货”作业。如果储存区的存货量低于规定标准时，便向供应商采购订货。从仓库拣选出的货品经过整理之后即可准备“发货”，等到一切发货准备就绪，司机便可将货品装在配送车上，向用户进行“送货”作业。另外，在所有作业进行中，可发现只要涉及到物的流动作业，其间的过程就一定有“搬运”作业。二、配送中心作业管理（一）进货入库作业管理进货入库作业主要包括收货、检验和入库三个流程。收货是指连锁店总部的进货指令向供货厂商发出后，配送中心对运送的货物进行接收。1、收货检验工作一定要慎之又慎，因为一旦商品入库，配送中心就要担负起商品完整的责任。一般来说，配送中心收货员应做好如下准备：及时掌握连锁总部(或客户)计划中或在途中的进货量、可用的库房空储仓位、装卸人力等情况，并及时与有关部门、人员进行沟通，做好以下接货计划：①使所有货物直线移动，避免出现反方向移动；②使所有货物移动距离尽可能短，动作尽可能减少；③使机器操作最大化、手工操作最小化；④将某些特定的重复动作标准化；⑤淮备必要的辅助设备。2、检验活动包括核对采购订单与供货商发货单是否相符、开包检查商品有无损坏、商品分类、所购商品的品质与数量比较等。数量检查有四种方式：①直接检查，将运输单据与供货商发货单对比；②盲查，即直接列出所收到的商品种类与数量，待发货单到达后再做检查；③半盲查，即事先收到有关列明商品种类的单据，待货物到达时再列出商品数量；④联合检查，即将直接检查与盲查结合起来使用，如果发货单及时到达就采用直接检查法，未到达就采用盲查法。经检查准确无误后方可在厂商发货单上签字将商品入库，并及时登录有关入库信息，转达采购部，经采购部确认后开具收货单，从而使已入库的商品及时进入可配送状态。（二）在库保管作业管理商品在库保管的主要目的是加强商品养护，确保商品质量安全。同时还要加强储位合理化工作和储存商品的数量管理工作。商品储位可根据商品属性、周转率、理货单位等因素来确定。储存商品的数量管理则需依靠健全的商品账务制度和盘点制度。商品储位合理与否、商品数量管理精确与否将直接影响商品配送作业效率。（三）配货作业管理1、理货作业理货作业是配货作业最主要的前置工作。即配送中心接到配送指示后，及时组织理货作业人员，按照出货优先顺序、储位区域别、配送车辆趟次别、门店号、先进先出等方法和原则，把配货商品整理出来，经复核人员确认无误后，放置到暂存区，准备装货上车。(1)理货作业主要有两种方式，一是“播种方式”，二是“摘果方式”。①所谓播种方式，是把所要配送的同一品种货物集中搬运到理货场所，然后按每一货位(按门店区分)所需的数量分别放置，直到配货完毕。在保管的货物较易移动、门店数量多且需要量较大时，可采用此种方法。②所谓摘果方式(又称挑选方式)，就是搬运车辆巡回于保管场所，按理货要求取出货物，然后将配好的货物放置到配货场所指定的位置，或直接发货。在保管的商品不易移动、门店数量较少且要货比较分散的情况下，常采用此种方法。在实际工作中，可根据具体情况来确定采用哪一种方法，有时两种方法亦可同时运用。2、拣货作业在配货中拣货也是很重要的，拣货作业是配送作业的中心环节。所谓拣货，是依据顾客的订货要求或配送中心的作业计划，尽可能迅速、准确地将商品从其储位或其它区域拣取出来的作业过程。拣货作业系统的重要组成元素包括拣货单位、拣货方式、拣货策略、拣货信息、拣货设备等。拣货作业在配送作业环节中不仅工作量大，工艺复杂，而且要求作业时间短，准确度高，服务质量好。（1）拣货作业流程：制作拣货作业单据、安排拣货路径、分派拣货人员拣货。（2）整个拣货作业所消耗的时间主要包括以下四大部分：①订单或送货单经过信息处理，形成拣货指示的时间；②行走或搬运货物的时间；③准确找到货物的储位并确认所拣货物及数量的时间；④拣取完毕，将货物分类集中的时间。（3）拣货作业最简单的划分方式是将其分为按订单拣取、批量拣取与复合拣取三种方式。按订单拣取是分别按每份订单拣货；批量拣取是多张订单累积成一批，汇总后形成拣货单，然后根据拣货单的指示一次拣取商品，再根据订单进行分类；复合拣取是将以上两种方式组合起来的拣货方式，即根据订单的品种、数量及出库频率，确定哪些订单适合按订单拣取，哪些适合批量拣取，然后分别采取不同的拣货方式。（四）配送作业管理配送作业过程包括计划、实施、评价三个阶段。（1）制定配送计划配送计划是根据配送的要求，事先做好全局筹划并对有关职能部门的任务进行安排和布置，全局筹划主要包括：制定配送中心计划；规划配送区域；规定配送服务水平等。制定具体的配送计划时应考虑以下几个要素：连锁企业各门店的远近及订货要求，如品种、规格、数量及送货时间、地点等；配送的性质和特点以及由此决定的运输方式、车辆种类；现有库存的保证能力；现时的交通条件。从而决定配送时间，选定配送车辆，规定装车货物的比例和最佳配送路线、配送频率。(2)配送计划的实施配送计划制定后，需要进一步组织落实，完成配送任务。首先应做好准备工作。配送计划确定后，将到货时间、到货品种、规格、数量以及车辆型号通知各门店做好接车准备；同时向各职能部门，如仓储、分货包装、运输及财务等部门下达配送任务，各部门做好配送准备。然后组织配送发运。理货部门按要求将各门店所需的各种货物进行分货及配货，然后进行适当的包装并详细标明门店名称、地址、送达时间以及货物明细。按计划将各门店货物组合、装车，运输部门按指定的路线运送各门店，完成配送工作。如果门店有退货、调货的要求，则应将退调商品随车带回，并完成有关单证手续。三、配送合理化可采取的做法1.推行一定综合程度的专业化配送通过采用专业设备、设施及操作程序，取得较好的配送效果并降低配送过分综合化的复杂程度及难度，从而追求配送合理化。2.推行加工配送通过加工和配送结合，充分利用本来应有的这次中转，而不增加新的中转求得配送合理化。：同时，加工借助于配送，加工目的更明确和用户联系更紧密，更避免了盲目性。这两者有机结合，投人不增加太多却可追求两个优势、两个效益，是配送合理化的重要经验。3.推行共同配送通过共同配送，可以以最近的路程、最低的配送成本完成配送，从而追求合理化。4.实行送取结合配送企业与用户建立稳定、密切的协作关系.配送企业不仅成了用户的供应代理人，而且承担用户储存据点，甚至成为产品代销人，在配送时，将用户所需的物资送到，再将该用户生产的产品用同一车运回，这种产品也成了配送中心的配送产品之一，或者作为代存代储，免去了生产企业库存包袱。这种送取结合，使运力充分利用，也使配送企业功能有更大的发挥，从而追求合理化。5.推行准时配送系统准时配送是配送合理化重要内容。配送做到了准时，用户才有资源把握，可以放心地实施低库存或零库存，可以有效地安排接货的人力、物力，以追求最高效率的工作。另外，保证供应能力，也取决于准时供应。从国外的经验看，准时供应配送系统是现在许多配送企业追求配送合理化的重要手段。6.推行即时配送即时配送是最终解决用户企业担心断供之忧，大幅度提高供应保证能力的重要手段。即时配送是配送企业快速反应能力的具体化，是配送企业能力的体现。即时配送成本较高，但它是整个配送合理化的重要保证手段。此外，用户实行零库存，即时配送也是重要手段保证。四、意外情况时的应变处理在物流配送过程中发生异常情况时，我们除了启动控制系统外，还必须有相应的应变措施，即应变计划。应变计划是控制系统下的产物，严格的来说即是监控计划执行后，确认行动计划发生异常下的各项应变措施，若配送作业正常则维持原计划，因此“确认”的动作就变得格外重要，监控计划订定完成后便开始接收监视各项配送作业所传递出来的各项信息，决策者在根据这些信息判断作业是否正常进行，这样的动作就是所谓的“确认”。而异常作业发生时的作业应变计划应包含下列几项：1、订单处理异常的应变计划（1）订单处理的主要工作为接单后客户、订单数据的确认、存货查询、订单整理与编号，其作业异常状况就包括客户订单的突然取消或变更，由于不正确的订单数据会造成往后配送作业计划订定的不正常，因此应变的方式应尽速将正确的订单数据传送给下游部门，若下游不正确的配送计划已进行，就必须加以修正并将修正后预估的作业进度回报给决策中心进行监控、确定，直至作业正常，例如因订单信息传达错误所造成的拣货作业异常，企业确认异常后必须将正确的货物加入拣货作业中，并加派人员或机具进行拣货作业，期望能符合原订的拣货作业进度，并将落后的作业时间控制于最小的范围，也就是说若拣货作业的进度势必将无法达成时，企业必须透过各种手段将落后的进度控制在尚能经由下游作业改善来达成任务的程度。因此愈是上游的配送作业计划若发生异常时，将有较多的机会来进行改善的措施，但也因此上游配送作业计划的监控变得格外重要。（2）订单处理发生异常除了指订单信息的不正确外，还包含存货的不足，当此种状况发生时，决策者就必须考虑若要在时间内补足存货将会造成多少额外的支出，或者考虑客户对于公司的贡献，有时企业虽然支出更多的作业成本，但却保住公司的服务品质、形象，这部份的应变计划应属营运管理的一部分。（3）由于订单处理部门常与客户直接接触的部门，因此异常状况发生的原因有可能是由客户无心造成的，所以在应变计划执行时，其所额外增加的成本应由客户来负担，若客户不愿意负责这笔费用，就必须接受不正常的配送计划。2、拣分货异常的应变计划（1）若异常是由于进度落后所造成的，企业应加派人员拣分货或调整拣货分顺序，将配送时间限制较宽松的订单货物的拣货作业顺序延后，或额外订定新的拣分货作业，以插单处理的方式与原计划同步进行拣分货作业；（2）若异常是由于货物状态、数量与原计划不同所造成的，企业就必须紧急查询配送中心的存货，若尚有存货，则应将数量不足或状态不正确的货物补足，倘若存货不足，就必须向其它单位或相关企业紧急调度，最后若仍无法解决，就必须尽早通知客户，并治谈相关的补救方法与赔偿事宜，而由于计划已无法补救，企业可考虑删除或延后进行该项异常的拣分计划，.此时下游相关的配送计划也应随的改变，总而言的，能与客户有良好的沟通与谈判技巧，也是决策者应考虑的应变计划之一。3、配送的应变计划（1）计划的变更，内容包括配送顺序、配送路径与配送车辆选择的改变，以变更配送顺序而言，若决策者获知配送目标将无法达成，若仍照原计划进行将造成所有订单所应交付的货物全部或部分的延迟，因此应将所有的配送顺序从新订定，使受到延误的客户数量减至最小，值得注意的是，由于运输计划的执行必须由驾驶人员来进行，依靠的是驾驶的经验与路况的熟悉，因此在改变相关应变措施时除需及早通知驾驶人员外，也应从新考虑适合的驾驶人员；（2）应变计划则是属于事后的补救，若配送车辆在进行配送时遇到不可抗力的因素，造成无法补救的延误，监控部门就应该及早与驾驶确认并通知客户，让客户提早获得延误的信息以及合理的赔偿。（3）异常发生的原因为配送车辆的不足时，就必须考虑与其它企业或是相关的货运公司调派、租赁车辆，但除非遇到绝对不能延误交货的任务外，以及其它企业的车辆设备无法与控制系统相配合等等。配送异常的应变计划是达成物流配送控制目标的最后关卡，除了应尽量减少延误的发生外，交货人员（驾驶员）应与客户及配送中心保持良好的联系，才能确保应变计划正确的执行。组别：第一组成员：张清、钟敏、仲学君、陈怡、胡丹、朱科燕、庄玲、苏梅、杨友霞、张华林、郑成龙