总部行政信息化管理系统技术需求书

总部行政信息化管理系统技术需求书1项目概况1.1项目名称总部行政信息化管理系统1.2项目内容1.房租金租赁档案2.车库租赁及管理3.办公人员座次及部门分布4.员工个人资产5.行政部物资管理档案6.车队出车管理7.邮件快递收发管理8.通讯录的录入管理9.会议管理1.3实施地点长沙爱尔总部行政部1.4技术要求见附件：技术规格书2分理部门职责1.实施规划部门：总部行政部2.技术支持：集团信息中心集团行政部提出建立行政工作信息化的需求和实施方案，由集团信息中心提供必要技术支持与具体实施引导。3工作量估算及实施进度计划1)合理安排工作进度，对各个项目实施阶段进行合理划分，提出项目任务分解方案；2)各子任务所需的工作量（人月数）,明确每个阶段应完成的工作及每个阶段完成后应提交的产品及文档；3)项目实施的进度计划表。3.1项目实施的组织与人员1)应设置合理的组织结构形式；2)拟投入的主要人员及其技术背景；3)项目实施的质量保证计划和保障。3.2项目期限2015年12月底前交付使用。附件：技术规格书1概述1.1项目背景近年来，集团迅速发展，根据集团总部行政工作总体要求以及业务的实际需要，总部行政工作亟需建立完善信息化管理系统，以便于各项工作快速有效完成。信息系统的应用推进了总部行政系统内部办公、业务处理等工作的信息化进程。但是就整体而言，信息化建设还存在以下几个主要问题：1)信息资源分散，共享程度较低；2)信息化需求不够具体；23)各业务系统分散使用，缺乏统一标准。随着总部信息化建设的不断深化，为此，行政部提出了《总部行政信息化管理系统》的项目建设要求。1.2建设目标结合总部信息化建设现状和业务分析，为了在现有建设情况的基础上进一步提高总部行政系统的信息化水平，本项目建设应充分利用先进的集成理念和技术，整合总部行政系统的网络、数据、应用和流程，形成新的、统一的信息化管理系统，在提高服务能力的同时，增强内部工作效率，并为领导提供辅助决策。建设目标为：1)一门式登录，建立各应用系统的统一门户；2)人性化展现各项数据，实现辅助决策支持；3)信息的综合检索和利用。4)提供开放的、整合性基础平台，便于操作和管理。33技术需求本项目要充分体现整合的效果，必须达到以下主要功能：1)一门式登录，为总部行政系统的所有用户提供一个统一浏览的平台；2)实现统一办公桌面、统一身份认证；3)原有系统与本项目关联的历史数据，平滑迁移并连续使用；4)集中显示提醒类信息，并可直接访问相关系统的详细信息；5)整合各类信息数据，提供统计报表、搜索、查询和分析等功能，并以多种方式展现；6)实现非结构化信息和结构化信息的全文检索。上述功能的实现，主要包括应用集成门户、应用集成内容和应用集成接口等内容。3.1应用集成门户1)为总部行政系统的所有用户提供一个统一的工作桌面;2)需要实现“一处登录，多系统展现”的单点登录功能。通过使用单点登录功能，用户只需要记忆一套用户名和密码，方便用户的使用；3)集成门户的个性化引擎可以为不同的用户提供不同的信息展示和互动的服务。根据用户所在的部门、职位和权限，后台管理员可以事先对门户的页面进行个性化的设置，用户也可以实现个性化设置。3.2应用集成内容1)留言板、通讯录、一周安排、邮件收发、车队出车、房租管理、车库管理等日常办公功能，可以在集成门户中查询和使用；2)集中展示各提醒类信息（包括来自各应用系统的消息提醒、邮件提醒、待办事宜、留言、会议室安排等），同时可以直接访问到相关的详细信息，并可以直接进行相关的应用操作；3)整合各类信息数据（包括车库档案、物资盘点管理、房租合同等），提供统计报表、搜索、查询和分析功能，以多种方式展现，为各级领导提供辅助决策信息;4功能需求4.1房租金租赁档案1.建立房租金档案，每一间租赁的房屋设置单独档案，内容包括：每一间租用房合同编号、年租金、面积、付款方式、已付款项、未付款项、合约人、合约人联系方式、身份证明、房屋使用人，如有人员变动，则能及时更改；2.建立房租金合同信息库，将每一份合同关联系统内的房租金档案；3.设立房租金桌面提示，临近付租金日期，桌面进行需付租金、合同编号等信息提示；4.2车库租赁及管理1.对集团已有公用车库进行归纳整理成档案，内容包括车库编号、使用人、使用人部门及联系方式、车库合同编号、车库租金、已付款项，未付款项、有无发票、到期日期；2.建立车库合同信息库，将每一份合同关联系统内的车库租金档案；3.设立车库租金桌面提示，临近付租金日期，桌面进行需付租金、合同编号等信息提示；4.3办公人员座次及部门分布1.整理集团办公人员座次表及部门分布规划，以图表形式录入系统内部，使其能做到一目了然；2.如有人员变动，需使有权限者能在系统内进行更改处理。4.4员工个人资产1.将员工个人资产责任到个人，在系统内录入档案；2.将员工个人资产档案与员工档案关联；3.如个人资产或人员出现变动，需使有权限者能在档案内进行更改，或者建立新档案。4.5行政部物资管理档案41.在系统内建立行政部物资明细管理档案；2.如有库存变化或者借出入库情况，需使有权限者能在档案内进行更改，在部门内公示；4.6车队出车管理1.由车队统计集团内已有车型、数量、车牌号码、持有人等信息，在系统内显示；2.如有出车情况，则在系统内明示公车使用人、责任人、出车时间、还车时间；3.由车队队长将进行每月排班，同样录入系统，或系统自动生成，进行公示，仅有权限者方能更改录入信息；4.集团内车辆的洗车保养数据、包括次数、所用项目都需在系统内显示，由车队队长进行录入、安排。4.7邮件快递收发管理1.使用扫码枪，将每个快递包裹的收件人姓名或者快递单号扫入，信息达到终端，则能在桌面形成提示，提示相应的人员收取包裹；2.在桌面形成提示后，需被提示者手动点确认才能取消提示；4.8通讯录的录入管理1.在系统内录入通讯录，每月固定时间进行公示；2.需使有权限者能在系统内进行更改；3.更改后自动上传，需在桌面进行提示。4.9会议室管理1.将集团所有能使用的会议室编号，功能，容纳人数等都录入系统；2.如需预订会议室，则需使有权限者在系统内进行预订；3.预订同时，里面应包括：会议预订者、会议时间、参与人数、参与者、会议主题、需使用的功能、需提供的技术支持等信息；4.会议室预订信息同时需提示信息中心相关会议室设备管理人员进行设备调试；5.形成电子日历，如有预定会议室的信息，能做到系统操作，且能将预定信息自动显示在电子日历上，方便查看及更改。