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市场推广物料管理制度（试行）为规范、统一全国市场推广物料从需求提报、采购、配送、出入库、使用、报废的全过程管理，加强各部门之间协调、配合，有效控制成本，提高使用效率，特制定本制度。一、定义市场推广物料是指可通用、批量采购的助销品、印刷品及赠品。（具体清单详见附表一《市场推广物料分类明细》）助销品是产品或品牌终端展示及宣传等可重复使用，辅助产品销售工具的物料。如：中柱伞、帐篷、休闲桌椅、陈列架、冰桶、促销台、气模、促销服、水卡、提扣等。印刷品指以纸质、塑料等材质批量印制的宣传品。如：海报、单页、围幔、手提袋、礼品盒等。赠品指促进消费者或渠道商购买，赠送给消费者/客户的物品。如：纸巾、雨伞、毛巾、马克杯等。二、目的1、统一所有物料设计、规格、材质、工艺标准；统一由采购中心主导采购配送；统一物料出入库、使用、报废等规范。2、提高物料使用效率，有效控制成本。三、适用范围本制度适用于销售公司批量采购上述定义的市场推广物料。不包含需结合渠道售点或活动的个性化制作类。四、物料分类、分级采购管理1、物料分总部统采及省区采购两大类，地市及以下公司无采购权。分级采购类别物料名称总部统采助销品中柱伞、侧立伞、休闲桌椅、帐篷、陈列架、冰桶、气模、促销服、提扣、水卡等。印刷品围幔、标准化系列手册、纸盒包装等。赠品球迷服、压水器、饮水机、结合产品上市或品牌形象特别定制的赠品、附表一《市场推广物料分类明细表》中的赠品等。1、所有物料必须依据总部统一的设计、规格、材质、工艺标准进行采购，严禁省公司擅自变更，详见附表一《市场推广物料分类明细表》，总部将依据实际使用情况定期更新。2、若省公司采购“明细”外的物料，需呈批至销售公司负责人审批；其中“明细”外的赠品，必须用水互换（“明细”内的赠品，优先以水互换）。3、具体物料采购流程统一由采购中心主导，依照公司下发的采购相关制度执行。总部统采部分可根据实际需要进行分区采购或交由省区采购；省区采购的物料，需总部特别支持的，可申请经采购中心同意后，交由总部统采。五、需求提报1、数量提报基本要素（1）助销品：用于渠道终端的助销品要依据相应物料品种使用规则、目标投放点位数等要素估算得出；用于消费者活动的助销品数量要结合活动点位数、规模及重复使用状况估算得出；用于辅助产品销售的工具（如水卡、提扣等）依据相应产品销售渠道、销售方式估算得出。（2）印刷品：用于渠道终端的印刷品要依据辖区拜访终端店数量、业务代表拜访频率、单店使用数量估算得出相应品种的需求数量；用于消费者活动的印刷品数量要结合活动场次、单场使用数量估算得出。（3）赠品：用于渠道终端的赠品要依据当期促销力度、活动终端店数量、促销时间、成交数量估算；用于消费者活动的分级采购类别物料名称省区采购助销品促销台、X展架、易拉宝、人形/瓶型立牌等。印刷品海报、DM单页、货架插卡、跳跳卡、价格签、瓶颈挂、爆炸贴、促销台围边、各种贴纸、三角台牌、礼品盒、手提袋、明星签名照、刮卡等。赠品结合地方专项活动的赠品。赠品要结合单场销量、活动场次、买赠坎级、单项赠品占比率估算得出。2、数量与使用时间期限（1）印刷品、赠品：依当期主题活动时间期限计算数量；如主题活动时间长度不确定，则依1个月的使用数量计算。（2）助销品：长期重复使用的助销品，原则上以3个月或更长时间规划数量；结合主题活动的助销品数量，参照上述印刷品原则。3、需求提报流程（1）总部统采的助销品：由线下广告策划及管理部物料组负责，以季度为周期，依据省公司提报的各助销品数量（参照附表二《市场推广物料地方需求汇总表》），结合预算管理原则审核各省/地市最终数量，最终数量不得高于省/地市上报数量。并依照采购相关管理制度，呈批立项至相应权限负责人审批，交由采购中心进入采购流程。（2）总部统采的印刷品、赠品：由线下广告策划及管理部物料组负责，每月10日汇总各省/地市公司各印刷品、赠品需求数量，最终数量不得高于省/地市提报数量。并依照采购相关管理制度，呈批立项至相应权限负责人审批，交由采购中心进入采购流程。（3）省区采购的物料：由省公司线下广告策划及管理部综合管理专员负责，每月9日汇总各地市公司各物料需求数量，省公司结合预算提报呈批报告，依照《市场推广费用计划、核销审批管理办法》中的权限提报至相应权限负责人审批，最终数量不得高于省/地市提报数量。省公司驻地采购依照批准的报告及相关制度，进入采购流程。（4）新产品上市或专项个案提报时间依其相应时间处理，流程不变。六、物料仓库与配送要求1、地市分公司需要设置物料仓库（可在办公室设置单间或在经销商仓库隔离专门区块），确保干燥、防盗，仓库由市场专员管理。2、采购中心负责所有物料必须直接配送到地市公司办公室或物料仓库。3、总部统采的物料，由采购中心向线下广告策划及管理部物料组提供每周《到货计划》，经物料组下发至地市市场专员做接货准备；省区采购的物料，由驻地采购向省公司综合管理专员提供每周《到货计划》，经综合管理专员下发至地市市场专员做接货准备。七、入库、领用、出库、报废管理及跨区域调拨规范1、验收入库（1）由采购人员或销售行政、市场专员共同参与验收，对质量和数量负责。（2）验收合格的物料，经验收人员在供应商送货单上签字后方可入库，此单据需作为验收凭证留存。市场专员需依据供应商送货单及验收结果，于24小时内填写附表三《直拨单》提交至采购中心指定人员。（3）验收不合格的物料，验收人员拒绝签收。并由市场专员填写附表四《质量问题反馈单》提交至采购中心指定人员协调退换，同时抄送线下广告策划及管理部物料组。（4）验收入库后，市场专员需以送货单与《直拨单》一并作为原始到货凭证，登记于附表五《市场推广物料出入库明细表》中。（5）物料入库后或使用过程中，如发现质量异常，由市场专员填写《质量问题反馈单》，按采购相关制度处理。2、领用及退库（1）省区采购的印刷品：每批自使用之日起，做一次性领用、出库登记。（2）总部统采的所有物料及省区采购的助销品、赠品：领用人提出实际需求数量，经市场专员、市分公司总经理同意后，方可领用。领用时领用人需在《市场推广物料出入库明细表》中登记领用数量、用途，并由相关人员签字确认。（3）领用剩余的物料，以及过期的印刷品需进行退库处理，并在《市场推广物料出入库明细表》中进行登记。3、月度盘点（1）由市分公司市场专员组织，连同驻地督察人员及销售行政于每月20-30日之间择日根据《市场推广物料出入库明细表》进行盘点。（2）盘点应由市场专员与销售行政共同实施，由督察人员监督盘点，并在《市场推广物料出入库明细表》中签字确认，如发现账实不符或管理混乱等问题，由督察人员查实，并对相关责任人进行问责处理。4、台账及单据管理（1）地市公司市场专员每月1日前，依据盘点结果录入附表六《市场推广物料台账》中，并将台账报省公司综合管理专员。省公司每月3日前将台账报总部线下策划及管理部物料组。（2）地市分公司市场专员每月进行单据纸质文件整理、存档，放入固定文件夹。包括但不限于：《直拨单》及供应商送货单、《质量问题反馈单》、《市场推广物料地方需求汇总表》、记满账目的《市场推广物料出入库明细表》、《市场推广物料台账》、《市场推广物料调拨申请表》、《市场推广促销品投放登追踪记表》、《赠品派送登记表》、报废呈批报告。5、物料报废（1）地市分公司每月盘点时，必须对损坏已无法使用的物料、过期印刷品申请报废。（2）由市场专员提交报废申请，经督察人员及销售行政共同签字确认。采购价值2000元（含）以下的报省公司总经理审批，10000元（含）以下的报销售公司负责人审批，10000元以上的报矿泉水集团董事长审批。对于需求提报不合理、管理不善等造成报废的，依据集团相关制度对责任人进行问责处理。（3）报废呈批报告审批通过后，由地市分公司市场专员、销售行政、驻地督察一起对相应物料进行报废，并在审批后的呈批报告上签字确认。报废物料完成后，需在《市场推广物料出入库明细表》上进行相应登记。如报废品有款项所得，需将所得款项及明细（经报废人员签字）交财务人员。6、跨区域调拨原则上只能在省区内进行调拨，由需求单位填写附表七《市场推广物料调拨申请表》，报省公司市场经理签批后方可执行。八、物料使用1、除印刷品外，总部线下广告策划及管理部必须明确助销品的使用规范，详见附表八《市场推广助销品使用规范》（总部将依据物料增减不定期更新），省/地市公司相关责任人必须严格执行。2、对于投放到终端，采购单价超过100元的助销品，需由申请人对投放点位名称、地址、联系人、投放理由、投放时间、责任人等信息进行登记、追踪管理，并登记于附表九《市场推广助销品投放登记追踪表》中，确保至少使用1年。驻地督察人员将不定期对投放点进行核查。对于责任意识差、随意投放、管理不力的，依据集团相关制度对责任人进行问责处理。3、赠品使用：对采购单价超过10元的赠品，赠送给消费者时需由促销员登记于附表十《赠品派送登记表》中，同时消费者需在登记表上签名并留下联系方式，促销督导或市场专员需对登记表签字确认。对于超出促销费率规定，随意大力度使用促销赠品、随意挪用、流失或据为己有的，依据集团相关制度对责任人进行失职问责处理，情节严重的降薪降职直至开除。九、所有库存、投放于终端的物料均属公司财物，必须依照出入库、使用规范等严格管理，地市公司负责人对辖区物料管理负总责。所有相关责任人员都有爱惜、保护的责任和义务。十、本制度自发文之日起生效，此前下发的物料制度相关内容同步终止。如发生未按本制度规范执行，造成公司损失的，公司将对相关责任人进行失职问责处理。此制度附表一：《市场推广物料分类明细》附表二：《市场推广物料地方需求汇总表》附表三：《直拨单》附表四：《质量问题反馈单》附表五：《市场推广物料出入库明细表》附表六：《市场推广物料台账》附表七：《市场推广物料调拨申请表》附表八：《市场推广物料助销品使用规范》附表九：《市场推广助销品投放登记追踪表》附表十：《赠品派送登记表》