工程外委维修管理制度

工程外委维修管理制度第1页，共9页工程外委维修管理制度文件编号：版本号：总页数：(含本页)生效日期：2017年月日编制：编制日期：2017年月日审核：审核日期：2017年月日批准：批准日期：2017年月日工程外委维修管理制度第2页，共9页1、目的为及时解决地产遗留工程问题和工程突发事件，提升业主满意度，维护奥园品牌形象，规范各物业服务中心工程外委维修管理，特制定此制度。2、范围适用于奥园物业下属各项目的工程突发事件抢修、业主集中收楼问题维修和地产遗留问题维修工程。3、职责3.1奥买家集团物业中心工程部负责工程外委维修的监督、审核与指导。3.2各项目物业服务中心负责工程外委维修的日常监管。3.3合同预算部负责工程外委维修的招标及合同管理。4、内容4.1合同立项阶段：4.1.1各项目物业服务中心在发起工程外委维修合同立项前，需要确定现场维修的技术要求、维修方案、工程量和预计维修费用。4.1.2由各项目物业服务中心工程部发起工程外委维修合同立项请示流程。合同金额30万元以下由奥买家集团物业中心总经理终审，合同金额超过30万元（包含30万元）由奥买家集团总裁终审。4.1.3对于原则上属于地产应维修的工程问题，特别是业主集中收楼问题维修和地产遗留问题维修，因地产原因维修不及时或维修效果不达标，项目物业需要通过启用第三方维修来完成遗留问题整改、提升业主满意度的。在启用第三方维修前，项目物业需要与地产公司确认此部分维修整改的费用归属问题。在确定维修费用归属问题后方可进行合同立项。工程外委维修管理制度第3页，共9页4.2合同洽谈阶段：4.2.1合同立项审批通过后，若公司已签订相关的框架维修合同，则在框架协议基础上，再签订补充协议，但补充协议需要按照公司规定进行合同会审。4.2.2预算部负责组织项目物业服务中心、物业中心工程部、法务成立联合招标小组，预算部作为联合招标小组组长，其他成员为组员。联合招标小组负责工程外委维修合同招标工作。4.2.3联合招标小组职责：预算部：负责从经济方面综合考虑，推荐中标单位；物业中心工程部：负责从技术方面综合考虑，推荐中标单位；项目物业服务中心：负责从项目经营管理方面综合考虑，推荐中标单位；法务：负责从法律方面综合考虑，推荐中标单位。联合招标小组推荐中标单位，报公司审批。合同金额30万元以下由奥买家集团物业中心总经理终审，合同金额超过30万元（包含30万元）由奥买家集团总裁终审。4.2.4投标单位须提供的基础资料：a、具备维修相关的资质，维修从业人员具备国家认可的相关资质证书；中标单位需递交营业执照、资质证明、维修人员上岗资格证等资料交物业服务中心存档备案；b、工程维修报价清单、施工方案及施工图；4.2.5由预算部负责发起合同洽谈纪要会审流程。4.3合同会审阶段：4.3.1合同洽谈纪要会审完成后由预算部在公司合同模板的基础上根据合同洽谈双方商定的内容拟写合同，并发起合同会审流程。物业中心工程部负责从技术方面审核合同条款；法务负责从法律方面审核合同条款；预算部负责从经济方面审核合同条款；项目物业服务中心负责从项目经营管理方面审核合同条款。工程外委维修管理制度第4页，共9页4.3.2由项目物业服务中心负责与中标单位沟通合同条款，确保中标单位与我方共同接受合同条款内容。4.3.3合同会审完成后由项目物业服务中心负责发起合同用章请示流程。4.3.4合同用章请示流程审批通过后由预算部负责通知中标单位在合同上加盖对方公司公章。4.4施工阶段：4.4.1合同双方盖章完成后由项目物业服务中心通知中标单位进场施工。4.4.2在中标单位进场施工前项目物业服务中心须要求对方提供符合要求的维修施工计划。4.4.3项目物业服务中心必须安排专人每日跟进维修施工进度和施工质量。对于隐蔽工程，在隐蔽前必须进行验收，验收不合格须要求施工方立即限时整改；直到验收合格后，方可进行下一步工艺的施工。4.4.4物业中心工程部须检查项目物业服务中心的第三方维修管理情况，对于监管不到位的予以指导和考核。4.4.5项目物业服务中心须对维修过程进行监管，并记录存档，对于施工质量差和施工进度滞后的情况，项目物业服务中心须及时通知物业中心工程部和预算部推动施工方进行整改或扣罚相关维修工程款。4.4.6项目物业服务中心必须要求施工单位做好安全防护工作，要求施工单位签署安全责任承诺书。4.4.7项目物业服务中心须对第三方维修的及时率进行管理及考核，对于未按时间完成维修的直接扣罚维修工程款。4.4.8项目物业服务中心须在维修前做好相关工作牌及警示带，挂放在维修现场，维修完成后清理维修现场，经物业服务中心管理人员验收合格后，方可离开维修现场。4.4.9维修前外委维修单位须做好成品保护措施，维修完成后及时清理现场，工程外委维修管理制度第5页，共9页恢复物品原来的状态。因成品保护不善造成业主物品损坏的，应直接扣罚维修工程款。4.4.10维修必须做好全过程的取证工作，对施工前、施工中以及施工后的情况进行拍照留存，要求照片必须清晰，能判断维修部位的尺寸、面积、现场的状况等，照片须按照维修位置、维修内容、维修时间进行命名。4.4.11项目物业服务中心须对第三方的维修质量及服务态度进行监管及考核。对于因维修不及时、维修人员未及时到场、维修人员服务态度差等外委维修单位原因造成的业主投诉，应直接扣罚维修工程款。4.4.8物业服务中心需对外委维修单位使用的材料进行检查确认，核对材料的规格、型号、数量、品牌与合同一致方可材料进场。4.4.9物业服务中心每日需对维修现场进行巡查，检查施工质量以及是否存在安全隐患，并进行拍照取证。对于质量有问题或者存在安全隐患的要求维修单位限时整改；若拒绝整改的应直接扣罚维修单位维修服务费。4.5验收阶段：4.5.1维修完成后，项目物业服务中心牵头组织外委维修单位、预算部和物业中心工程部成立联合验收小组，由联合验收小组共同现场验收（需对维修内容、材料、工程量、施工过程及维修效果质量进行书面确认），合格后签名确认《工程竣工验收单》和《零星维修工程量清单》，并作为付款依据（工程量、施工过程拍照同时作为附件）。4.5.2若验收发现有质量问题的工程，需通知外委维修单位限时整改，工程质量没有整改完毕不得进入结算。4.5.3若验收发现有质量问题的工程，但相关的外委维修责任单位不允整改，则物业服务中心须在结算时提供相关的书面依据，并扣除相应的维修费用。4.5.4工程竣工验收时必须具备工程已经全部完工的条件。4.6结算阶段：工程外委维修管理制度第6页，共9页4.6.1外委维修工程必须经过联合验收小组验收合格后，方能办理工程结算手续。4.6.2结算资料应包括：a、双方签字确认的《零星维修工程量清单》；b、双方签字确认的《工程竣工验收单》；c、合同复印件；d、有效的发票原件及发票查验记录；e、合同付款申请单；f、维修费用扣罚依据等。4.7保修阶段：4.7.1工程质保期自该工程竣工验收双方办理移交手续之日起计算。4.7.2质保期限除合同中有明确约定外，按照行业规范执行：a、屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏，为５年；b、供热与供冷系统，为２个采暖期、供冷期；c、电气管线、给排水管道、设备安装和装修工程，为２年。4.7.3质保金除合同有明确约定的除外，一般按照行业标准为合同总金额的5%作为质保金。4.7.4质保期满后，由物业服务中心与外委维修单位对相关维修工程进行复检，物业服务中心对质保期内的维修质量、服务配合度进行考评，无遗留问题后方可退还质保金。附件：一、《工程外委维修管理制度流程图》；二、《零星维修工程量清单模板》；三、《工程竣工验收单》工程外委维修管理制度第7页，共9页附件一、《工程外委维修管理制度流程图》工程外委维修管理制度流程图合同立项阶段合同洽谈阶段合同会审阶段施工阶段验收阶段保修阶段物业中心工程部预算部审批/审核项目物业服务中心开始确定维修技术要求、维修方案、工程量、预估费用和费用归属发起外委维修合同立项请示流程工程部审核维修技术方案预算部审核经济标项目跟进合同立项请示流程审批进度合同金额30万元以下由奥买家集团物业中心总经理终审，合同金额超过30万元（包含30万元）由奥买家集团总裁终审。审批N是否已签订框架合同Y组织三方洽谈、进行三方比价、推荐中标单位参与三方洽谈、提出项目需求、审核经济和技术标、推荐中标单位参与三方洽谈、审核技术标、推荐中标单位N发起合同洽谈纪要会审流程工程部审核洽谈纪要技术要求项目跟进合同洽谈纪要会审流程审批进度预算部审核洽谈纪要经济数据审批N发起合同会审流程Y预算部审核洽谈纪要经济数据工程部审核洽谈纪要技术要求项目跟进合同洽谈纪要会审流程审批进度审批NY合同金额30万元以下由奥买家集团物业中心总经理终审，合同金额超过30万元（包含30万元）由奥买家集团总裁终审。法务审核合同条款是否存在法律风险。合同盖章Y通知中标单位施工方进场确定维修施工计划监管施工方施工进度和施工质量，对维修施工过程进行拍照记录向总公司工程部和预算部反馈施工方施工进度和施工质量监督项目物业服务中心对第三方维修的管理情况组织竣工验收参与竣工验收参与竣工验收验收合格N工程质保期内管理Y退质保金前联合检查开始工程外委维修管理制度第8页，共9页附件二、《零星维修工程量清单模板》xxx零星维修工程量清单施工单位：公司以下工程总工期为：个日历天（包含节假日在内）；开工日期为：年月日，竣工日期为：年月日；保修期为：年序号工程项目单位数量单价（元）合价（元）备注12345678管理费项9税金项10合计（预算造价）说明：1、预算按实际工程量结算；2、本预算含税金、饰面修复等费用。工程确认表项目经办部门负责人项目负责人合同预算部负责人物业中心工程部负责人外委维修单位工程外委维修管理制度第9页，共9页附件三、《工程竣工验收单》工程竣工验收单（项目名称：）工程名称承包单位位置工程内容合同名称合同编号开工日期完工日期我司承包的工程现已竣工，经自检，该工程符合国家现行法律、法规、工程建设标准、施工规范、验收规范要求；符合设计文件和施工合同要求。综上所述，该工程已自检合格，请予以审查和验收。并指定为本工程质保负责人，在质保期间负责所有质保相关事宜，联系方式：电话：承包单位（章）：项目经理：报验日期：经验收，该工程：符合国家现行法律、法规要求：符合我国现行工程建设标准；符合国家现行施工、验收规范要求；符合设计文件要求；符合施工合同要求。综上所述，该工程验收合格。备注：存在的与合同约定不符、需要整改的情况和处理意见另表说明附后。项目经办部门负责人：项目负责人：合同预算部：物业中心工程部：分管领导：正式验收日期：注：1、原件一式四份，项目物业服务中心、物业中心工程部、物业中心合同预算和对方各一份。2、竣工日期以最终物业公司验收合格、签字确认之日为准。