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贯彻国家档案局第8号令做好编制机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表工作天津市档案局机关事业档案管理处苏佩兰一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求（一）重要意义1.《规定》“以”令的形式发布，是一部部门行政规章，具有法规效力，是依法治档的重要依据。2.《规定》的发布实施将有力促进机关档案基础业务建设。3.《规定》的发布实施将有力推动国家档案资源建设。（二）《规定》与过去文件相比的变化1．《规定》将1987年颁发的两个业务文件合二为一，具有一表两用的功能。2．改革了文书档案保管期限划分方法。3．突出了立档单位的主体地位。4．对一些档案的保管期限作了适当调整。5．加大了档案行政管理力度，将“备案制”改为“审批制”。6．条款充实了一些新领域的文件材料增补了“行政管理、执法活动中形成的文件材料”、“房产、土地所有权和使用权的文件材料”、“职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续”、“纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料”、“人事考核、职称评审工作文件材料”、“保卫部门的安全检查、调查记录”等多项条款。（三）市档案局的具体要求市档案局先后制发了《关于认真学习贯彻国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的通知》(津档〔2007〕5号)、《关于报审“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表”的通知》(津档〔2007〕20号)。1．统一按本机关内部机构设置，逐个处室地进行编制，将文件材料归档范围及文书档案保管期限以表格形式填写，最后形成本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的总表。封面：标明机关文件材料归档范围及文书档案保管期限表的名称、编制单位、编制时间（见图一）。目录：标明机关内部机构文件材料归档范围及文书档案保管期限表所在页次（见图二）。内容：•处室：填写机关内部组织机构全称。•顺序号:是文件条目在表中排列顺序的代号，便于使用时查找。2．编制格式：•文件材料归档范围：是一组类型相同或相似的归档文件材料的总名称。例如：“本机关行政管理、执法活动中形成的文件材料”、“人事任免文件”等等。•保管期限：在文书档案每一个文件条目后面注明应确定的保管期限，应力求准确无误。•备注：注明其它门类载体形式档案的保管期限执行的规范标准。•具体式样见图三。3．审批程序：（1）机关内部各处室按照《规定》要求，结合处室工作职能，起草本处室文件材料归档范围及文书档案保管期限表。经处室负责人审核同意，报机关档案室。机关档案室汇总，经本单位主管领导审查批准，签署意见后上报市档案局。（2）有垂直领导关系的市级机关应根据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围及文书档案保管期限表，一并报市档案局审查同意后执行。（3）市档案局成立“机关文件材料归档范围及文书档案保管期限表审查委员会”，负责全市市级机关和人民团体文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审查批准工作。市档案局机关事业档案管理处负责日常工作。4．报送要求：从6月底开始至8月底前报送市档案局。一式五份并报电子版文件。上报时，填写“机关文件材料归档范围及文书档案保管期限审批表”（见图四）,附本机关机构“三定”工作方案或机关各工作部门职能说明等材料。经市档案局审查批准2008年1月后按新表执行。二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义（一）机关文件材料的含义：公文：指各机关单位按照国家关于公文程式拟制和处理规定的要求，用来向上呈报、向下布置或向外联系事务而发出及收到的正式文件。文件：即包括各机关单位发出和收进的正式文件，也包括机关内部使用的文件。文书：对所有书面文件材料的总称。机关文件材料：指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。从门类上，机关文件材料可分为文书、会计、基建、人事等文件材料。此外还有工商、诉讼、审计、纪检、监察档案等等。从载体上，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料(二)文件材料的归档范围和不归档范围1.机关文件材料归档范围是：(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；(4)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。2、机关文件材料不归档范围是：(1)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；(2)本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(3)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；(4)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。3、确定本机关归档范围时应遵循的原则第一，要使归档保存下来的文件材料，能够全面、准确地反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌，维护党和国家历史的真实面貌。第二，要使归档保存下来的文件材料，既完整，又精炼，减少庞杂臃肿现象，为档案工作打好基础。第三，要使归档保存下来的文件材料，能够满足机关和各项工作查考利用的需要。过去归档工作中存在的问题：归档内容不齐全。忽视了本机关没编文件字号和非“红头”文件等材料归档。“文书档案”与“人事档案”概念混淆。国家公务员统计年报、国家公务员考核统计年报、机关事业单位工作人员工资统计年报、事业企业单位管理人员及专业技术人员基本情况统计年报、中国共产党党内统计年报，本机关党员、职工花名册等没有归档。室藏档案结构不够合理。从室藏档案内容、门类看，没有把自身形成的主管业务，及经济、科技生产活动的材料纳入档案管理，造成文书档案较多，而基建、设备仪器档案偏少；从室藏档案载体形式看，普遍存在纸质的档案较多，而其他载体的档案偏少。室藏档案的成分不够优化。具体表现在：该归档的不归、不该归档却混在档案中；档案中存在复制件及圆珠笔、铅笔字迹；保管期限划分不准；保管期满的档案不作鉴定、大量业已鉴定需要销毁的档案依然被保存等。凡属机关各处室工作活动中形成的文件材料，只要具有保存价值的，都应列入归档范围和文书档案保管期限表，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。（三）文书档案保管期限的划分机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。永久保管的文书档案，在本机关保管20年后要向国家档案馆移交，从形成、整理要便于将来向档案馆移交，确保有永久保存价值的文书档案得到有效保存和保管，为国家积累历史财富和文化财富。定期保管的文书档案一般分为30年、10年,主要由机关自己留存，备机关日常工作查考利用，到期经机关鉴定销毁。根据机关工作实际情况，可以再增设期限档次。1、永久保管的文书档案主要包括：（1）本机关制定的法规政策性文件材料；（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2、定期保管的文书档案主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，合理界定文件材料归档范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分档案保管期限。三、如何具体区别文件材料的不同价值?1.把本机关工作中形成的重要的与一般性的文件材料相区分；2.在反映本机关主要职能活动中的文件材料中，把重要的、综合的与一般业务活动或一般事务性的文件材料相区分；3.把反映本机关主要职能活动的文件材料与非主要职能活动的文件材料相区分；4.把主办机关与协办机关形成的的文件材料相区分；5.把记述本机关基本历史面貌的原始、综合文件材料与那些已被覆盖、包含的文件材料相区分;6.在上级机关来文中，把重要的与一般的文件材料相区分；7.在平级机关来文中，要把与本机关业务有关或需要办理的文件材料与那些和本机关业务无关的抄送文件相区分；8.把下级机关典型的、重大的、综合性的文件材料与一般事务性、参考备案性的文件材料相区分。(一)把本机关工作中形成的重要的文件材料与一般性文件材料相区分1．机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案，哪些是重要的，哪些是一般的？20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料为重要的，要永久保管；20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料视其为一般的，定为30年保管。灵活应用《规定》对“定期”标时制的弹性原则。商务委外企处：15外资企业进出口批复单、许可证2年16外资企业加工贸易批准证2年17外资企业免税进口设备项目确认书3年2．如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料？根据《中华人民共和国行政处罚法》，行政处罚的种类分为警告，罚款，没收非法所得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留，法律、行政法规规定的其他行政处罚七种。警告类应视为“一般的”，没收非法所得以上应视为“重要的”，罚款类应视罚款数量大小而定。行政复议形成的文件材料，也应遵循行政处罚的“重要的”与“一般的”的区分原则。对公务员处分分为：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种，对受到“警告”处分的，应视为“一般的”，对受到“警告”处分以上形成的文件材料，应视为“重要的”。国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说应属“重要的”。3．先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料如何划分？对受到县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，为永久；对受到县级以下表彰的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，为30年。凡是县级（含）以上开展评先表彰活动，无论是本行政区域内综合表彰，还是行业系统表彰形成的都应永久保管。如果某一机关内部评选出的先进工作者、优秀个人的文件材料，一般定为30年。例如：政府7市政府表彰政府系统先进办公室和优秀办公室主任的决定永久8市政府表彰优秀市级机关的决定永久信访办26本机关关于评选先进集体、先进个人的通知、表彰名册、事迹材料、会议文件等30年30本机关评为全国信访系统先进集体、先进个人事迹材料、表彰决定等文件材料永久4．对本机关有关人员的处分材料如何划分？党纪处分：警告、严重警告、撤销党内职务、留党查看、开除党籍5种。行政处分：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种。对本机关有关人员的处分材料，分两个档次，对受到警告以上的人员的处分材料划为永久保管，对受到警告的人员的处分材料划为30年保管。例如发改委：14对本机关有关人员给予警告（不含）以上的处分材料永久15对本机关有关人员给予警告处分的30年5．如何区分党、团、工会工作活动