档案整理基本知识成都市档案局杨琼

档案整理基本知识成都市档案局杨琼提纲•档案工作概述•文书档案管理的基本内容•如何划分文书档案保管期限•归档文件整理规则•国家档案局9号令•全宗卷的编写•照片档案的收集与整理•档案工作概述一、档案的定义及含义档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作概述档案的含义档案的形成者（来源）——国家机构、社会组织和个人；档案的产生领域----从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动。档案的形式——各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录档案工作概述二、档案工作与档案管理档案工作：是指管理档案和档案事业的活动，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等。档案管理：是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等的活动。档案工作概述••三、单位档案工作管理体制•1.明确档案工作领导•2.设置档案工作机构•3.配备档案工作人员•4.建立档案工作网络体系档案工作概述•四、建立档案工作管理制度•1.文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。•2.档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。•3.档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。•4.档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。档案工作概述•5.档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。•6.档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。•7.电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。•8.档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。档案工作概述••五、档案部门职责•1.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；2.统筹规划并负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；3.指导本单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；4.依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。文书档案管理基本内容••一、档案收集工作（一）建立归档制度•归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。1、明确归档范围，制定保管期限表2、明确归档时间3、明确归档文件的质量要求4、完善归档手续文书档案管理基本内容（二）做好归档的组织工作•（三）确保档案材料收集齐全完整的措施办法•(1)办理完毕随时收(2)会议文件及时收•(3)人员变动提前收(4)盖章之时立即收•(5)制度约束按照收(6)责任到人督促收•(7)整理之前全面收(8)发现不齐反复收文书档案管理基本内容•二、档案的整理•档案的整理就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。•机关档案的整理工作，主要包括机关文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。文书档案管理基本内容•三、档案鉴定工作•1、档案鉴定工作的内容和任务•◇按照国家档案行政管理部门的有关规定，制定档案保管期限表•◇确定需要保存的档案，并划分保管期限•◇定期审查超过保管期限的档案，对确无保存价值的，按规定进行销毁或做相应的处理•◇对历史档案鉴别其真伪•文书档案管理基本内容•2.成立档案鉴定工作机构•单位应成立由主管领导、职能部门和档案人员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。•3.制定档案保管期限表•档案保管期限应根据文件对本单位、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。•4.组织开展档案鉴定工作•单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经单位主要负责人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。文书档案管理基本内容档案销毁工作程序◇成立档案鉴定工作小组•◇编制档案销毁清册•◇撰写请示文件•◇报送审批•◇两人监销文书档案管理基本内容•四、档案保管工作档案保管工作的具体任务：防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全•1.档案库房建设要求•2.档案用房配备与安排文书档案管理基本内容•3.档案库房基本设施设备：•去湿降温设备（去湿机、空调机）•温湿度记录仪+每日记录•白炽灯***•小开窗+厚型防光窗帘•消防设备•防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜）•档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等）•防虫药物文书档案管理基本内容•4.档案库房管理要求•八防：防火、防水、防潮（霉）、防有害•气体、防虫、防光、防尘、防盗。•纸质档案适宜温度：14℃～24℃；•相对湿度:45%～60%•电子文件适宜温度：15℃～27℃；•相对湿度:40%～60%文书档案管理基本内容•五、档案的编研与利用工作1、档案的编研•档案编研工作的主要内容是编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。2、档案的利用档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。如何划分文书档案保管期限•一．目前保管期限划分中存在的主要问题•1.归档的范围不够科学•“该收的没收，不该收的一大堆”•2.上级的、宏观的、重复的文件较多，本单位的、具体的文件不突出•3.极大地影响了档案利用工作的开展如何划分文书档案保管期限••二、保管期限划分依据•执行国家档案局第8号令《机关文件材料归档范•围和文书档案保管期限规定》，2006年9月19日国家•档案局局务会议审议通过。如何划分文书档案保管期限三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》的主要内容第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。门类：文书、人事、基建、会计等载体：纸质、磁性、电子等如何划分文书档案保管期限第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、会议记录纪要、中长期发展规划反映本单位基本历史面貌的:如机构演变、大事记、人事任免等文件材料。（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；有凭证作用的：机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等文件材料。（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。如何划分文书档案保管期限第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（参阅的）如何划分文书档案保管期限•第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关•规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一•管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。••本条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、•机关档案部门处理归档文件材料的职责。如何划分文书档案保管期限第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。如何划分文书档案保管期限第七条永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等如何划分文书档案保管期限(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料如何划分文书档案保管期限划分永久时，需要注意以下问题：1.突出本机关自身的文件材料2.突出本机关主要职能的文件材料3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料如何划分文书档案保管期限第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料（四）本机关一般性事务管理文件材料（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等如何划分文书档案保管期限••（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。如何划分文书档案保管期限第九条机关形成的科技、基建、照片、电子、会计、人事等专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。科技档案：GB/T11822——2008《科技档案案卷构成的一般要求》•基建档案：DA／T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》•照片档案：GB/T11812——2002《照片档案管理规范》•电子档案：GB/T18894——2002《电子文件归档与管理规范》•会计档案：《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）•人事档案：《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）如何划分文书档案保管期限第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。如何划分文书档案保管期限新保管期限的执行时间各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和30年、10年。2007年以前形成的文书档案保管期限划分按原规定执行。归档文件整理规则《归档文件整理归则》2000年12月6日由国家档案局发布，2001年1月1日正式实施。•一、《归档文件整理规则》的主要内容•《规则》共分5个部分：范围、定义、整理原则、质量要求、整理方法。•1个附录（图示：归档章、归档文件目录、档案盒、备考表）•归档文件整理规则二、《归档文件整理归则》的实施范围•适用于各级党政机关、社会团体和其他社会组织。企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参考《归则》执行。•《规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料，暂不涉及科技、会计等专门档案以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。归档文件整理规则•三、归档文件整理工作的几个基本概念•归档文件—--立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。•归档文件整理—--就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。•文件办理完毕—--是指文件相应的文书处理程序已经完成