时间管理培训师手册

“时间管理”培训师手册开场白：大家好，欢迎大家参加时间管理课程。今天我们课程的主题是“时间管理”，那么，为什么要学习“时间管理”呢？大家都知道，2011年我们集团的工作方针是“提升软实力，提高硬指标”，许总提出要坚持的两个原则是“要事第一，聚焦专注”，要做到“要事第一，聚焦专注”，就要学会在工作中合理管理时间，学会时间管理的原则和方法。（P1)课程简介：今天课程的时间大约2个小时，我们将通过对时间管理的概念、发展历程和人们日常工作中在时间管理上存在的误区的剖析，通过对时间管理的原则和方法的讲解，通过对小故事和案例的分析，帮助大家认识到时间管理的重要性，并学习到有效的时间管理的方法，通过时间管理提高工作绩效。（P2）课程目标：希望通过“时间管理”课程的学习，能够使大家更加深入地理解“要事第一、聚焦专注”两个原则，用有限的时间、资源做最有意义和价值的事情，集中资源投入到回报最高和时间最短的项目上、工作上，在今后的工作中减少浪费时间现象，学会正确的时间分配并充分有效地利用时间。（P3）课程内容：本课程共分五个部分：一、时间管理的一个概述二、时间管理的两个杀手三、时间管理的三个观念四、时间管理的四个发展历程五、时间管理的五个实用原则（P4）第一讲时间管理的一个概述在讲时间管理的概述之前，先给大家讲一个小故事：【小故事】三枚硬币—财富、健康、时间，哪一个更重要？假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间，这三枚硬币哪一个最重要呢？通常人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体，可是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去换10分钟，这就好比无数的0前面没有了1，是没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意义了。听了这三个故事，你有何感受？（P5）从这个故事中，我们能够总结出时间有四项特性（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。（P6）正因为时间具有上述四个特性，所以时间是最不为人们理解和重视的，也正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍，也更为严重。因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率，审视一下自己在时间中所处的角色，寻找一条更为合适的途径，实现自己的目标，追求自己的人生价值。这也就是时间管理的必要性。（P7）那么什么是时间管理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。（P8）时间究竟价值几何?让我们一起来看以下几段话：要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人（P9）那么你有没有意味到时间的价值呢？你有没有把时间当作你所拥有的资本呢？如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产，而容易忽略掉自己的时间财富。（P10）爱因斯坦说过：“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！”时间不仅宝贵，而且时间最公平，无论一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天24小时，一分一秒都不差，时间不会对任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因为每个人的时间价值是不一样的，成功人士单位时间的价值非常高，而一般的普通人，时间的单位价值就比较低。但是，不管现在的情况如何，只有利用好当前的时间，才能让“这一刻”不被浪费，才能为下一刻的精彩做好铺垫。台湾有句俗语，“只有今天才真正属于你”。强调要在最短的时间内，更多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。（P11）现在再让我们来做一道数学题：一个人的时间到底是怎么渡过的，每个人一生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？为了回答这些问题，科学家对人们的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。假设一个人的生命时间是72岁，则他的时间使用情况可以用下表来表示：（P12）72岁人的一生时间利用表活动内容所消耗时间睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话1年找东西1年做白日梦、闹情绪、身体不适等其它3年（P13）所以说人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理。例如，一个人伤风感冒咳嗽了，他会到医院去治疗；一个人丢了200块钱或股票损失2000块，他会很着急和懊恼；可是如果他无谓耗费了2个小时的时间：浪费了1个小时，1个小时无所事事，他却不会着急，因为时间太无形了，如空气，看不见，摸不着。鲁迅先生说，“时间像海绵里的水，想挤的话，总还是有的”，鲁迅先生本人之所以有伟大的成就，就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了，这说明了时间有很大的弹性。（P14）时间管理古而有之，传统的时间管理观念蕴含了以下几个方面的内容：古人曰“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，强调了时间的价值和重要性。孔子曰“逝者如斯夫！”他看到滔滔不绝的江水，想到时间也如流水一样，不断地、快速地流淌，强调了时间流失的速度和无法失而复得的特性。中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常说“预则立，不预则废”，也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划，强调时间管理的计划性。（P15）俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨”，放到当今的竞争激烈的社会中，这句俗语在依然实用的同时，可以稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜”，因为到了春天再开始做计划已经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的计划，同样，一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也就是所有的计划都要提前做。（P16）第二讲时间管理的两大杀手时间究竟哪里去了？现在很多人惊呼“谁动了我的时间？”对于每天的24小时，对于每小时的60分钟，似乎都特别容易逝去：时间总是被无数的突发事件和小问题所占用；做好了工作计划，但在实际的工作中，却根本不能按照自己的预定计划来完成这些工作；自己总是感觉时间不够用。那么时间的杀手究竟在哪里？（P17）一般来说，谋杀我们时间的杀手不外乎于内、外两种：一是无形的“时间杀手”，又称内在陷阱，往往在我们不知觉的情况下出现，问题源于我们自己（自己造成）；二是有形的“时间杀手”，又称外在陷阱，也就是明明知道是浪费时间的事情，但迫于无奈地去做（环境因素造成）。（P18）下面对谋杀我们时间的两大杀手分别做一个剖析：1．无形的“时间杀手”有以下几种类型：计划不周:有很多人工作没有很强的计划性，每天或每周的工作都是跟着感觉走，每天下班回到家后，想不起来自己一天都做了什么；拖延:有些人有非常不好的习惯，喜欢拖延，什么工作能拖就拖，即使是特别重要的工作，比如预算、管理制度制定等这些重要的事情，也一拖再拖直到截止日期到了，不得不交了，才去办，形成了做事拖拖拉拉的作风。另外还有：条理不清、不懂授权、想干的事太多、个人混乱，缺乏个人管理等情况。（P19）2．有形的“时间杀手”有以下几种类型：电话干扰：电话干扰是时间管理的最大杀手之一，我们的时间往往被办公电话或者自己的手机搅得七零八落，几乎没有一整块属于自己的可支配的时间。无效沟通：有些人由于沟通能力欠缺或沟通方法不够得当，所以导致缺乏很好的沟通，从而经常和其他部门或人发生摩擦和误解，发生一些工作上的问题。由于没有时间去沟通，导致出现沟通障碍后，又不得不花很多时间去解决这些障碍，结果额外又花了更多的时间。另外还有：不速之客、资料不全、工作搁置等情况发生。（P20）下面请大家做一个练习：检视一下围绕在你身边有那些“时间杀手”，将他们一一列出，并仔细想想，这些“时间杀手”哪些你能控制，哪些你不可以控制，并为自己找到对付这些“时间杀手”的方法。（P21）第三讲时间管理的三大观念时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。对这三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。（P22）1．时间观念：1小时与3年的关系建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍惜起来。在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，则在人生70年的岁月中，就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。（P23）2．效率观念：速度能使石头漂起来所谓效率观念，就是要有速度。石头之所以能漂浮在水面上，如《孙子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。（P24）3．效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。（P25）【小故事】龟兔赛跑（P25）乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。因为兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批评白兔说：“兔子，你这样不行，不可以骄傲自满，要脚踏实地，要勤奋努力，懂不懂啊？”兔子说，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不过乌龟。”于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬，爬了很长时间，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。裁判大象和观众就四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，兔子耷拉着脑袋光顾着跑，却忘了看方向了。这个小故事告诉我们：兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的时候，尽管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏离了方向，最后也不会有正确的结果。效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低，效能和效率相均衡。我们不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做事情的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。（P26）第四讲时间管理的四个发展历程时间管理的发展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间也经历了管理方式和管理重点的转移。1．第一代：时间增加和备忘录2．第二代：工作计