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日程安排1．日程安排与文秘人员管理者所作的行动计划有两个部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才能执行。一般来说，关于日程安排计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。因此，若有人能够代替这些联络、调整或辅佐工作，则管理者的工作效率就可显著地提高。如某经理在某天下午2点要与业务部开会讨论销售工作，这项销售任务的安排关系到本年度的销售预算能否完成。下午4点又要和某位客户商洽一笔重要的合同，经理准备在5点结束。但是这天上午公司收到了政府某个部门的临时开会通知，写明开会时间是下午3点，经理必须亲自参加。会议将持续多少时间没有标明。这样一来，2点的会议到3点无法结束，而3点的会议可能会影响到4点的约会。这时，文秘人员就能为经理出主意了。她可以将经理下午的会议安排调整为：2点和客户谈合同，3点参加政府机关的会议，4点半或5点，召开销售会议。只要经理同意，文秘人员想办法求得那位客户的谅解，变更约会时间，并通知公司内的业务部人员，将讨论会延后。这样既保证了政府部门的会议，又不致于失掉一份合同，只是拖延了内部工作人员的下班时间，影响不大。由此可见，能够适当支配管理者的时间，制造充裕的时间，以及辅佐管理者有效率地完成主要工作的，就是文秘人员。2．日程安排的意义所谓日程安排，就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整”。概括地说，是指“秘书为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所作的辅佐活动”。管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相关，所以日程安排计划的制作、管理都有很大的意义。通常上司对于应该从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。文秘人员所扮演的是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整。同时文秘人员也必须具备良好的判断能力和敏捷的行动能力。3．文秘人员在日程安排中的工作属于日程安排计划项目中的会议及访问，基本上是由上司自己的判断去决定，而有关日程安排计划的制作有三种情况：（1）由上司本身去做，文秘人员只从事这个计划事务的管理；（2）文秘人员不仅是管理，也受上司委托去作日程安排计划，此外也有介于这二者之间的；（3）重要活动由上司作计划，一般性的活动则交由文秘人员判断处理。如下图所示，在日程安排计划管理的过程中，允许文秘人员自行决定的程度并不一定，特别是私人秘书，其差异更大。上司和文秘人员在日程安排计划方面的工作分担由文秘人员决定的程度是因为下列原因：（1）该企业的经营性质与形态（外资、合资、国有企业、私营企业等）和习惯（特别是有关分派文秘人员时的习惯）；（2）上司所负责业务的类型；（3）上司的性格；（4）文秘人员本身的能力及经验；（5）上司对文秘人员的信赖程度；（6）上司和文秘人员的合作年资及其内容。由日程安排计划中，可以强烈感受到上司在业务上的价值判断及工作方针，因此，如果文秘人员不熟悉该业务的内容，就无法制作出符合上司意愿的日程安排计划。换句话说，在决定日程安排计划时，文秘人员必须了解“优先顺序”的评价标准，而该评价标准一般而言不属于文秘人员，应该是上司的标准。因而，文秘人员必须具有良好的判断能力，对上司业务的丰富知识，了解上司所处理环境的条件及对公司环境的认识等。另一方面，上司也的确只能把自己的日程安排计划的制作交给能够信赖的文秘人员，这种信任关系不可能是一朝一夕的培养，而是经过长时间才能建立起来的。在另一些情况下，文秘人员有可能获得上司的完全信任。他（她）的成功取决于两点：一是工作和时间的调配上，掌握了足够的知识和信息，了解每一项业务的轻重缓急，每一个与上司约会的人物在上司心目中的重要性，对方的地位、身份的高低，以及其他外在环境的要求等。文秘人员把自己的安排决定告诉上司，只需上司的点头或摇头，这可说是做到尽心尽职了。二是具有某些说话的技巧，能够了解要求约会者的心理，巧妙地推掉某人的要求，而不得罪对方，帮助解决上司的某些困扰。4．日程安排计划表的种类和管理4．1日程安排计划表的种类日程安排计划表可分为：（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。预定表是为了要能够一目了然公司一年内所有活动事项而制作，所以，通常是由总经理办公室等管理全公司的部门，于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。年预定表（例）（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。月预定表（例）（3）周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。周预定表（例）22日（一）～28日（日）（4）日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。由以上可知，除了年预定表以外的活动计划表有三种，但一般企业却是以综合这三种模式的情况比较多。日预定表25日（四）预定表（例）4．2约会约会就是“想与对方面谈时，和对方联系获得同意并确定时间、地点等”。约会有己方向对方要求，或由对方向己方提出等两种方式。一般都是由文秘人员获得上司的指示之后，再把已经决定的约会记录在行动计划表上。（1）主动要求约会时。要求的方法有以电话、写信、访问时或在开会、集会时决定下一次约会的时间等多种，不过现在使用电话的情况比较多。向对方要求约会时应注意的事项：要获得上司的许可；对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。一般说来：星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会；即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌。午餐前后约会则会影响吃饭时间；对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；公司有重大活动的那一天不宜安排约会；地点必须选择对方比较方便的地方；地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予了明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。（2）被动要求约会时。和上述的情形正好相反，不过应注意事项也有重复部分：要听清楚对方的姓名、公司名称、职务、时间、日期、方式、所需要的时间等，这时应注意不要有太探究性的语气。如果对方是以信件要求的约会，收信后应立即回信，尤其是决定拒绝时，更应提早回函，假如觉得回信可能延迟，那就要先以电话联系对方。假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。即使对方所要求的日期并未被预定，但上司不在之时，要先向对方说明：“暂时接受。”然后询问上司的意思，决定后再立即和对方联系。不过，得先确定应该如何与对方联络。如果对方的名字是初次听到，文秘人员就要特别提高警觉，详细了解对方面谈的目的、要谈论的事项，并暂时保留答复。要是对方是个连上司都不认识的人，就要立即着手调查那家公司的情况，将所得到的信息告诉上司，征询上司的意向。如日期已经事先与人约定而不得不拒绝时，要先获得上司的答复之后，再向对方提示若干自己这方面方便的时间、日期，让对方选择。拒绝时，也应考虑对方的心情，要礼貌地拒绝。假如是公司内的人，尤其是上司的部属或部门的负责人要求约会时，要先询问他们约会的目的，然后再告诉上司，并依照紧急程度安排，就算是极短的时间，也要编入日程安排计划中。文秘人员为了约会而被牵连惹来麻烦，一般来说都是在这种情况下发生的，而这些事情通常与文秘人员的应对方法有很大的关系。文秘人员应该牢记的一件事是，即使对方是下属，那也是上司的下属，而不是你的下属。上司自己安排的约会，以及文秘人员为上司安排的约会都应记录在日程表上，有时，上司可能会忘了事先告诉你他的计划，这时出现的约会冲突是很令人尴尬的，因此，每天早上或前一天临近下班时，你必须笑容可掬地坚持和上司核对当天或第二天的日程表，你应该坚持要上司这样做，并说明这是保证自己与上司协调一致。文秘人员对上司以及他的工作越了解，就越能分辨出他对每个人的态度，感觉到他处理每件事的方法，你也能根据他的评判标准准确地安排约会。4．3日程安排计划表的制作和填写（1）年预定表。如果是总经理办公室分发的预定表大致都不会有问题，但文秘人员自己制作时，则要考虑上一年度的预定表，而关于时间、地点、主题等，也应向上司或负责办理该事项的部门确认。通常制作年预定表时的注意事项如下：由于预定表的注意目的在于一目了然，所以文字表达一定要概括、简要、明确。因为所记载的事项大多数都属于例行的事，因此详细内容在抄写于月预定表、周预定表、日预定表上时，应该再补充记载。完成之后即制作复印件，然后向上司提出。（2）月预定表、周预定表、日预定表。在这三种表当中，究竟以那一种为基础好呢？应该根据一个企业的行业类别、上司所负责部门及上司的习惯来决定，并没有一定的标准。多数以月预定表为基础。至于日程安排计划表，目前在市场上有小笔记本式、日历式或电子的如“掌上电脑”、“商务通”之类，而文秘人员一般都是以一年用的日程安排计划笔记本为主。每当需要将日预定表及周预定表交给上司时，就从这里抄出有关内容制作成表。文秘人员一定要养成良好的习惯，即只能有一个主要的日程安排计划表，以及有事情就一定填写在计划表上。这个日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，也不要废弃，而应当作为记录保存下来，仍很有参考价值。保存期限大约3至5年。一般说来，上司都是把日程安排计划写在自己的日历式、电子式小笔记本上，并随身携带。文秘人员应该注意：在替上司安排约会时间之前，必须先对上司的工作时间表有全盘的了解，才不会发生错误。而且所有的日程安排计划都要在征询上司意见之后再决定。在决定日程安排计划时，应立即填写在上司的日程安排计划表上，或写在便条上交给上司，再由上司自己填写。上司没有经过文秘人员而自己决定的日程安排计划，也必须填写在主要计划表上，所以文秘人员应请求上司若有这种情况，应主动告知。信息要尽量详细，如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号。暂定的预约用铅笔填写，等决定以后要马上用墨水笔改写。先将年预定计划抄写在文秘人员的主要日程安排计划表上，时间、地点、及其他当时已经很清楚的信息，也要记录下来。然后再把每个月的会议、活动等以月为单位的的例行安排计划填写进去。在制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间，到下一个地方去所花费的时间（充分考虑交通阻塞的程度）等，在时间的安排上应宽裕些，这样有事容易应付。如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，请上司决定优先顺序。有时计划属于机密事项，不便公开。文秘人员只需表示“没有空闲时段”即可。从黄昏至夜晚的日程安排计划，经常会有私事及不属于业务的事项，必须先获得上司的同意